Как правильно вносить записи в трудовую книжку работника

В данной статье мы рассмотрим, как индивидуальному предпринимателю правильно вносить записи в трудовую книжку работника, как их исправлять, дополнять, отменять.

Несмотря на упорные слухи об отмене трудовых книжек, они еще являются обязательными документами, подтверждающими стаж работника.  И у предпринимателей появляется множество вопросов при их заполнении.  О том, как правильно оформить новую трудовую книжку или вкладыш, мы уже писали в статье «Оформление новой трудовой книжки».

Сегодня я хочу предложить Вам  целое наглядное пособие по заполнению трудовых книжек «Трудовая книжка без ошибок».

Скачать его вы можете на сайте http://slavianna.ru    Это пособие разработано экспертами ВКК «Национальный союз кадровиков» и является единственным официальным изданием, которое содержит образцы всех возможных записей в трудовой книжке. Если Вы испытываете трудности при заполнении трудовых книжек, то это пособие (формат PDF) станет своеобразной «скорой помощью». Но нужно учесть, что это пособие готовилось еще  в 2004 году   для специалистов кадровых служб организаций. Поэтому необходимо адаптировать записи к деятельности ИП (об этом чуть ниже) и прокомментировать некоторые устаревшие записи.

В книге вы найдете образцы записей:

•   о  приеме работника, о переводах (в книжку заносятся только постоянные переводы!), об увольнении (сложные случаи прекращения трудового договора),
•   о  службе в РА, об обучении на курсах, о переименовании организации, о присвоении второй профессии или нового разряда, о поощрении и награждении работника,
•   о работе по совместительству (представлены разные случаи: внешнее и внутреннее совместительство, запись о прошлом периоде работы),
•   в случае, когда работа по совместительству становится для работника основной,
•   правильного исправления записей (несколько вариантов),
•   внесения изменений в титульный лист трудовой книжки (изменение фамилии, уровня образования, специальности),
•   правильного оформления дубликата трудовой книжки.

Как адаптировать пособие к деятельности ИП

1. Наименование работодателя.

Наименование работодателя записывается в разделе «Сведения о работе» перед записью о приеме работника. Инструкция по заполнению трудовых книжек требует указывать и полное наименование организации, и краткое, если таковое указано в учредительных документах. Но у ИП нет учредительных документов, а в свидетельстве о регистрации обычно указаны полные фамилия, имя и отчество предпринимателя.

Итак, название работодателя: Индивидуальный предприниматель Иванов Олег Петрович

2. Запись об образовании.

В образцах используются старые записи «высшее», «среднее». Но принятый после 2004 года ФЗ «Об образовании» (уже второй, кстати) устанавливает следующие уровни образования:

•   основное общее (9 классов),
•   среднее (полное) общее (11 классов),
•   начальное профессиональное (ПТУ),
•   среднее профессиональное (техникум, колледж),
•   высшее профессиональное (вузы всех типов)

Все сведения об образовании заполняются только на основании аттестата или диплома. В этих документах указано, какое именно образование они подтверждают.

Итак, в книжке мы пишем не просто высшее, а «высшее профессиональное».

3. Дата рождения

В Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69) закреплено, что во всех разделах трудовой книжки ( т.е. и на титульном листе) даты должны быть записаны цифровым восьмизначным способом: 00.00.0000

В некоторых образцах Вы увидите, что даты рождения записаны иначе. Я не считаю это большой ошибкой, да и ошибкой вообще, потому что юридически значимых последствий такая «неправильная» запись не несет ни для работника, ни для работодателя.

4. Подпись  после записи об увольнении.

После записи об увольнении всегда нужно указать, кто сделал данную запись. В организациях это, как правило, специалист отдела кадров, на которого возложена обязанность заполнять трудовые книжки.

У ИП такого человека нет, он сам ответственен за ведение книжек. Поэтому подписываем просто: индивидуальный предприниматель (личная подпись) О.П. Иванов.

Почему нельзя написать ИП Иванов? Потому что любые сокращения запрещены:

п. 11. Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» гласит:

«Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.»

В следующей статье я расскажу о том, как правильно вносить изменения и дополнения в титульный лист трудовой книжки.