Среда, 23 мая 2018 18 +  RSS
Среда, 23 мая 2018 18 +  RSS
Популярно
15:03, 09 августа 2013

Оформление новой трудовой книжки (или вкладыша): правильный вариант.


Сегодня мы рассмотрим правильную последовательность действий работодателя при оформлении работнику трудовой книжки. Если Вы оформляете вкладыш  (потому что закончился раздел «Сведения о работе»), то действия такие же, как и при оформлении новой книжки.

Все мы знаем, что трудовую книжку должен оформить работодатель. Но как, где взять бланк? И начинаются сплошные нарушения. Дело в том, что утвержденный Приказом Минфина РФ № 117н «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку» предусматривает обеспечение бланками именно работодателей, а вовсе не работников.

Причем покупать бланки нужно у распространителей защищенной полиграфической продукции, имеющих лицензию, заключив с ними договор на поставку бланков. Купленные бланки нужно оприходовать в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Форма этой Книги утверждена приказом Минтруда России №69. Ведет эту Книгу бухгалтерия.

Получается, что работодателю нужно иметь у себя некоторое количество купленных заранее бланков, чтобы в случае необходимости оформить трудовую книжку (вкладыш) работнику. Конечно, не все работодатели соблюдают указанный порядок. Частенько работник сам покупает бланк где-нибудь в киоске. Требовать, чтобы работник сам купил бланк трудовой книжки, незаконно. И судебная практика всегда становится на сторону работника. Если Вы не оформили трудовую книжку по причине отсутствия чистого бланка (который, по вашему мнению, должен был принести работник), то виноваты Вы (т.е. работодатель) и накажут Вас.

Правильный порядок действия.

1. Получить необходимый бланк (книжки или вкладыша) в бухгалтерии.

Дело в том, что указанные бланки считаются документами строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфе в бухгалтерии. Если кадровому работнику понадобился бланк, его выдают по письменной заявке. По окончании месяца кадровый работник должен предоставить в бухгалтерию отчет, в котором указывается, когда и какие бланки были получены, кому оформлены, сколько бланков испорчено, сколько осталось в отделе кадров.

У ИП часто кадровый работник и бухгалтер – это одно лицо. В этом случае писать самой себе заявку  не имеет смысла. Первый пункт пропускаем. Но отчет составляется все равно.Если Вы оформляете новые ТК редко, то отчеты можно составлять не каждый месяц, а только после использования бланка.

2. Оформить первый (титульный) лист трудовой книжки (вкладыша).

  • Оформлять титульный лист нужно в присутствии самого работника.
  • С паспорта внимательно списываем фамилию, имя, отчество работника, дату его рождения.
  • На основании диплома или удостоверения об образовании заполняем строчки «образование» и «профессия, специальность».
  • Потом ставим дату заполнения трудовой книжки. Заметьте, что дата заполнения книжки может быть позже даты приема работника, потому что оформить трудовую книжку можно в течение недели со дня приема на работу.
  • Затем работник сам расписывается на титульном листе, заверяя своей подписью, что сведения о нем внесены верно. Если обнаружена ошибка, то бланк считается испорченным. Исправлять записи в титульном листе нельзя! Испорченные бланки уничтожаются, о чем составляется специальный акт.
  • Если титульный лист оформлен правильно, свою подпись ставит и кадровый работник. Рекомендуется писать свою фамилию, потому что предлагаемый вариант «подпись лица (разборчиво)» допускает множество трактовок. К тому же подпись в понимаемом нами смысле никогда не бывает разборчивой.
  • И, наконец, все записи заверяются печатью организации или ИП (НЕ отдела кадров, если у Вас есть печать этого структурного подразделения).

3. Регистрируем и помещаем на хранение оформленную книжку (вкладыш).

Теперь можно сделать запись о приеме (как – читайте в предыдущей статье), зарегистрировать трудовую книжку в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, и положить в сейф на хранение.  Вкладыш, если Вы оформляете его работнику, регистрируется в книге отдельно, другой строчкой. При увольнении работник распишется и за получение книжки, и за вкладыш. Если Вы при приеме получаете от работника книжку с уже вшитым вкладышем, то регистрируется только книжка.

Скачать пособие «Трудовая книжка без ошибок»вы можете на сайте http://slavianna.ru

Об авторе: Анна Славинская

Анна Славинская, кадровик-практик. Личный сайт www.slavianna.ru с бесплатными материалами. Группа ВК https://vk.com/kadrydoc отвечаю на вопросы в реальном времени.

Обсуждение: 30 комментариев
  1. Елена:

    Добрый день, подскажите пожалуйста, закончилось место для записей в трудовой книжке…. Обязательно ли нужен вкладыш или можно завести чистую трудовую и заполнять, как вкладыш? Дело в том, что вкладышей нет в продаже. Спасибо

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Здравствуйте Елена!
      Нет, оформление новой книжки вместо вкладыша не предусмотрено Правилами.
      Поищите вкладыши в специализированных бланочных магазинах.

      Ответить
  2. Евгения:

    Анна, добрый день! Ситуация: новый сотрудник принес трудовую кнмжку и вкладыш. При этом оказалось, что вкладыш был оформлен до оформления трудовой. Т.е. с начала трудовой деятельности все записи шли во вкладыше. А потом вдруг завели трудовую. Как поступить в этом случае: делать сотруднику новую трудовую и пусть он едет по старым работодателям и вносит данные, печати, подписи. Или вшить вкладыш в трудовую и запись о приеме в нашу компанию внести в трудовую?

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Добрый день!
      Очень странная ситуация))) Я бы приняла от работника только трудовую книжку, продолжала вести ее.
      Вкладыш этот нельзя вшить в существующую ТК, поскольку он был оформлен не как продолжение этой книжки.
      При этом у вас возникнет вопрос — учитывать ли стаж, указанный во вкладыше? Можно сделать запрос в ПФ, чтобы было основание считать указанный там стаж страховым. Иначе проблем с ФСС не избежите.
      И еще: возьмите от работника письменные объяснения, как и при каких обстоятельствах вместо книжки был оформлен вкладыш.

      Ответить
      1. Евгения:

        Спасибо! А если завести новую трудовую, попросить его объехать всех работодателей и внести информацию? Тогда проблем с учетом стажа не будет…

        Ответить
        1. Анна Славинская:

          Если буквально следовать нормам, то оснований для заведения новой книжки или дубликата нет. И доказывать стаж придется работнику, не вам.
          Лучше пусть возьмет со всех мест работы (которые во вкладыше записаны) справки о периодах работы. И вам подтверждение стажа, и ему пригодятся.

          Ответить
          1. Евгения:

            Анна, добрый день! К сожалению, ситуация такова, что стаж и нам придется доказывать в случае если работник заболеет. В нашей ФСС принимают больничные с копией трудовой и стаж учитывают только тот, который внесен в трудовую. А какой запрос сделать в ПФ?

          2. Анна Славинская:

            О периодах, когда за работника платились страховые взносы. Этот запрос может сделать сам работник, ему проще получить сведения.
            ФСС принимает и правильно оформленные справки с мест работы, насколько я знаю.

  3. Альмира:

    Здравствуйте!Подскажите, пожалуйста. Сделана запись в трудовую книжку в таком виде: запись за №25 11.01.2016 МАДОУ ЦРР-детский сад №108 переименован на : и стоит штампик с новым наименованием (основание- Постановление главы Администрации от 30.11.2015 №3993). Читаю инструкцию, а там просто без порядкового номера и даты в графе 2 пишется. Что делать? И еще , постановление от 30.11.2015, а свидетельство о госреестре в ИФНС от 20.12.2015. С какого числа переименование писать. Спасибо

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Оставьте запись такой, как есть. Даты не принципиальны. Главное, что путаницы не будет — принят в одно учреждение, а уволен из другого.

      Ответить
  4. Cветлана:

    Добрый день! Подскажите, пожалуйста, бывший работник обратился за дубликатом трудовой книжки, т.к. она у него утеряна. Вопрос, бывшего работника обязан обеспечить бланком трудовой книжки РАБОТОДАТЕЛЬ?

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Порядок заведения книжек един для всех, в том числе и для заведения дубликата бывшему работнику. Просто стоимость бланка книжки бывший работник внесет в кассу.

      Ответить
  5. Анна:

    Аня, работник принес тр.книжку в 2013году при приеме на работу. она заведена была в 2006году. Строка ОБРАЗОВАНИЕ на титульном листе не заполнено на данный момент. В 2010году данный работник получил ВЫСШЕЕ образование. Правомерна ли я, как новый работодатель, заполнить сроку ОБРАЗОВАНИЕ- ВЫсшее? И нужно ли мне будет делать какие доп.записи о дипломе на обложке книжки?
    спасибо.

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      1) Да, Вы вправе заполнить строку образование: высшее профессиональное.
      2) Ссылка на диплом на внутренней стороне обложки обязательна.

      Статьи о правильном заполнении трудовой книжки, выйдут в январе. Как обычно, я расскажу все очень подробно.

      Ответить
  6. Анна:

    Добрый день! А как все же правильно вшивать вкладыш? Спасибо

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Вопрос не очень конкретный. Вас интересует весь алгоритм действий при заведении вкладыша ? Или как правильно прикрепить вкладыш к книжке?

      Ответить
      1. Анна:

        Алгоритм действий я поняла из статьи. Спасибо. Интересует именно как прикрепить (пришить или как?)

        Ответить
        1. Анна Славинская:

          Вкладыш нужно вшить в середину книжки крепкими нитками. На титульном листе книжки сделать пометку «выдан вкладыш №…»

          Ответить
          1. Анна:

            Извините за надоедливость. уточню: где и как оставляем концы нитки? при сшивании захватываем обложку самой трудовой книжки?

        2. Анна Славинская:

          Вкладыш вложить в середину книжки, раскрыть его тоже посередине. В три прокола пришить к книжке, прошивая и обложку книжки, насквозь. Концы нитки и узел желательно оставить внутри, чтобы не цеплялись во время хранения. Но это не обязательно.

          Ответить
  7. Анна:

    Анна, подскажите. При заведении трудовой книжки у сотрудника неоконченное высшее образование(5-й курс). т.е. я так и пишу- «неоконченное высшее»? Далее он приносит диплом о высшем образовании. Я в строке образование через запятую пишу- ВЫСШЕЕ. на обложке нужно писать номер диплома, дату?

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Нет, лучше написать законченное образование (среднее (полное) общее, среднее профессиональное), которое подтверждено дипломом или аттестатом. При получении диплома о высшем образовании, эту строку дополните (через запятую) — высшее профессиональное. При дополнении ссылка на диплом обязательна.

      Ответить
      1. Анна:

        Спасибо)))

        Ответить
      2. Анна:

        Ань, уточнить хочу, 11 классов — это среднее образование (для внесения в трудовую книжку)?

        Ответить
        1. Анна Славинская:

          Среднее (полное) общее.

          Ответить
  8. Хочу добавить, что стоимость приобретаемой трудовой книжки удерживается из заработной платы работника.

    Ответить
    1. Анна:

      А не проще ли самому работнику тогда купить и принести труд.книжку?…
      Такая ситуация: новый сотрудник принес трудовую книжку. В ней на последнем месте работе сделали запись об увольнении на развороте СВЕДЕНИЯ О НАГРАЖДЕНИЯХ. Могу ли я продолжать запись о принятии сотрудника (будет ли это нарушением законодательства?) или необходимо завести вкладыш в трудовую книжку? Спасибо

      Ответить
    2. Ольга:

      Здравствуйте, Николай.
      Не могли бы Вы обосновать это (удержание из зарплаты стоимости трудовой книжки)? Из зарплаты удерживать ведь нельзя все, что угодно (можно лишь по исполнительному листу и кое-что там еще).
      Спасибо.

      Ответить
      1. Анна Славинская:

        Правила ведения и хранения трудовых книжек, пункт 47:
        «При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных «пунктами 34» и «48» настоящих Правил.»

        Ответить
        1. Спасибо, Анна!

          Ответить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2012 - 2018 Энциклопедия начинающего предпринимателя