Во второй части цикла статей «Справки 2-НДФЛ: изучаем нюансы» мне хотелось бы подробнее остановиться на том, что представляют собой эти документы, какую форму они имеют и каким образом в 2015 году передаются в Налоговую инспекцию Российской Федерации.
Основным предназначением справки 2-НДФЛ является отражение полной суммы доходов, полученных сотрудником, и налога, удержанного с них. При этом налоговики также проверяют правильность и правомерность применения налоговых вычетов у каждого работника. Форма справки утверждена законодательно — приказом ФНС России № ММВ-7-3/611 от 17 ноября 2010 г.
Справки составляются работодателем по всем сотрудникам, которые получают какой-либо доход в организации. При этом необходимо помнить, что в документе могут отражаться только доходы, которые облагаются налогом на доходы физических лиц, к примеру, оплата за отработанное время, отпуска, выплаты по больничным листам, либо все доходы, с которых налог удерживается или нет. Все доходы имеют свой специальный код, а потому из справки сразу видно, сколько сотруднику начислено заработной платы за отработанный месяц или какой размер его отпускных.
Как ранее было рассказано в первой статье, справки 2-НДФЛ с признаком 2 представляются на сотрудников, имевших доход, по которому невозможно было удержать налог на доходы физических лиц. Признак 1 проставляется в том случае, когда справки представляют собой ежегодную отчетность в налоговую инспекцию. Как и любой другой документ, справка должна иметь порядковый номер и дату составления, а также указание, за какой период времени она составлена. К слову сказать, отчетным периодом по такому документу является календарный год, и представляется он единожды за отчетный период.
Сама справка 2-НДФЛ содержит в себе несколько пунктов, обязательных к заполнению. К ним относятся:
- Общая информация о налоговом агенте (работодателе) — для юридических лиц ИНН и КПП, для индивидуальных предпринимателей — только ИНН, а также адрес и контактный телефон.
- Информация о сотруднике, получившем доход — его фамилия, имя и отчество, ИНН, статус (резидент или нерезидент), гражданство, паспортные данные и адрес государственной регистрации.
- Основной пункт, содержащий информацию о полученных доходах — в верхней части поля указывается ставка налога (в основном 13%). Доходы проставляются помесячно с разбивкой по кодам классификации доходов. При этом, если у сотрудника имеются доходы, облагаемые по разным ставкам, то таких пунктов должно быть несколько в зависимости от количества ставок налога.
- В этом пункте указываются налоговые вычеты, которые имеет сотрудник — стандартные, социальные и имущественные. При этом необходимо помнить, что, как и доходы, вычеты также имеют свою собственную кодировку, к примеру, вычет на несовершеннолетнего первого ребенка имеет код 114.
- Последний пункт, который отражает общие показатели — полную сумму полученных доходов за год, налоговую базу (с учетом вычетов из общего дохода), размер исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет налога на доходы физических лиц.
Справки 2-НДФЛ с признаком 1 за 2014 год необходимо сдать не позднее 1 апреля 2015 года по телекоммуникационным каналам связи (ККТ) или на электронных носителях. В том случае, когда количество сотрудников, получивших доход, не превышает 10 человек, справки можно предоставить в бумажном виде (ст. 230 НК РФ).
В случае, когда после сдачи справок были выявлены ошибки или неточности, нужно подать уточняющие справки. Следует учесть, что, если сотрудник поменял статус с нерезидента на резидента, то есть получил гражданство Российской Федерации, то уточняющие справки подавать не нужно. Пересчитать и возвратить превышающую сумму налога обязаны в налоговой инспекции по письменному заявлению сотрудника с предоставлением подтверждающих документов.
