Справки 2-НДФЛ: изучаем нюансы (часть 1)

В январе 2015 года юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны отчитываться перед контролирующими государственными органами за 2014 год. Не позднее 31 января необходимо заполнить и представить в Налоговую инспекцию справки 2-НДФЛ на сотрудников, имевших доход, по которому невозможно было удержать налог на доходы физических лиц. О том, какие имеются основания для представления справок данного типа, я хотела бы рассказать в этой статье более подробно.

Итак, справки 2-НДФЛ за 2014 г. с признаком 2 на сотрудников (имевших доход, по которому невозможно было удержать налог) необходимо представить не позднее 31 января 2015г, но этот день выпадает на субботу, а потому срок продлен — не позднее 2 февраля. При непредставлении справок с работодателя удерживается штраф в размере 200 рублей с каждого документа.

Имеются определенные ситуации, при возникновении которых необходимо сдавать справки 2-НДФЛ с признаком 2.

Основания для представления справок

• у сотрудника после увольнения из организации появилась материальная выгода по договору займа. Она бывает, когда сотрудник возвращает беспроцентный заем либо уплачивает проценты, которые меньше 2/3 ставки рефинансирования;
• были вручены подарки людям, которые не являются сотрудниками компании. При этом необходимо учитывать стоимость таких презентов, и если она больше 4 тыс. руб., то об этом необходимо сообщить в Налоговую инспекцию, а также о невозможности удержать с подарка НДФЛ;
• если соискатели из других городов доезжают и проживают за счет приглашающей стороны-работодателя, то это считается их доходом, который необходимо обложить налогом. В том случае, когда соискатели не прошли конкурс или по каким-то иным причинам не стали сотрудниками организации, то они не имеют денежных доходов, а потому и НДФЛ с них невозможно удержать.

Во всех этих случаях необходимо отчитываться перед налоговиками, сдав справки 2-НДФЛ. Но бывает также, что доходы у сотрудников появляются, но, тем не менее, они не облагаются налогом.

Основания для непредставления справок

• расходы, связанные с командировкой. К примеру, аренда квартир, на которую выделяются денежные средства, не облагается налогом, поскольку она относится к командировочным расходам;
• изменение статуса иностранного работника с резидента на нерезидента. Дело в том, что, как резидент, работник обязан платить НДФЛ в размере 13%, а как нерезидент — 30%. Если сотрудник был резидентом, а затем уволился из компании, и далее потерял статус резидента, то работодатель не обязан отслеживать данный факт. Вследствие этого он не должен пересчитывать налог в связи с изменением ставки с 13% на 30%, поскольку налог не считается не удержанным;
• работникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет или в отпуске по беременности и родам, вручены подарки. В данном случае НДФЛ по презентам удержать можно из пособия, выплачиваемого за счет ФСС, но справки об этом представлять не нужно.

Думаю никому не хочется платить по 200 руб. за каждый не представленный документ, а потому предлагаю ознакомиться с документами, которые необходимо дополнительно изучить для владения правильной информацией.

Документами, по которым можно подробнее ознакомиться с порядком удержания НДФЛ в данных случаях, являются:

• письмо Минфина России №03-04-06/31359 от 30.06.2014 г.;
• письмо Минфина России №03-04-06/35397 от 18.07.2014 г.;
• письмо Минфина России №03-04-06/36994 от 28.07.2014 г.;
• Налоговый кодекс (ст. 212);
• Трудовой кодекс (ст. 168).

О других особенностях предоставления справок 2-НДФЛ с признаком 2, а также с признаком 1 читайте в следующих статьях цикла «Справки 2-НДФЛ: изучаем нюансы».