Если у предпринимателя есть все необходимые кадровые документы, и в них учтены главные особенности работы у данного ИП, то любая, даже очень спорная ситуация, легко разрешима. Причем законным способом, исключающим финансовые и другие риски.
Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонда, ФСС. Многие кадровые документы проверяются в ходе налоговой проверки, ведь они относятся к первичке, которая подтверждает выполнение хозяйственных операций (выплата заработной платы, налоги, проч. расходы).
Полный состав кадровой документации, которая должна быть у ИП, определить достаточно сложно. Окончательный перечень зависит от сферы деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.
Предлагаю вам главу из книги «Аудит кадровой документации своими силами».
Полный список кадровых документов
Теперь необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ. Например, обязательность заключения трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, оформления трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.
Итак, перед Вами таблица, в которой перечислены ВСЕ кадровые документы, которые упоминаются в каком-либо законе или подзаконном акте, содержащем нормы трудового права.
Таблица.1 Перечень кадровых документов
| № п/п |
Наименование кадрового документа |
Ссылка на законодательство | В каких случаях оформляется |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Правила внутреннего распорядка | Статья 189 Трудового кодекса РФ | Во всех случаях – обязательно |
| 2 | Штатное расписание | Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 | Во всех случаях – обязательно |
| 3 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 | Во всех случаях – обязательно |
| 4 | Должностные инструкции по каждой должности | Единый тарифно-квалификационный справочник | Обязательны, если должностные обязанности не отрегулированы в трудовых договорах либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора |
| 5 | Положение о защите персональных данных работников | Статья 86 Трудового кодекса РФ | Во всех случаях – обязательно |
| 6 | Положение об оплате труда премировании работников | Раздел VI Трудового кодекса РФ | Обязательно, если вопросы оплаты труда не отрегулированы в трудовых договорах |
| 7 | Положение об аттестации работников | Статья 81 Трудового кодекса РФ | Обязательно, если эта процедура проводится |
| 8 | Инструкции по охране труда по должностям (профессиям) | Раздел X Трудового кодекса РФ | Во всех случаях – обязательно |
| 9 | Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) | Раздел X Трудового кодекса РФ | Во всех случаях – обязательно (с лиц, не достигших 18 лет при заключении трудового договора истребовать медицинскую справку) |
| 10 | График отпусков | Статья 123 ТК РФ | Во всех случаях – обязательно |
| 11 | Положение о коммерческой тайне | ФЗ «О коммерческой тайне» | Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан сохранять коммерческую тайну |
| 12 | Трудовой договор | Статьи 16, 56 и 67 ТК РФ | Во всех случаях – обязательно |
| 13 | Приказы директора по личному составу | ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 | Во всех случаях – обязательно |
| 14 | Личная карточка работника (форма Т-2) | Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 | Во всех случаях – обязательно |
| 15 | Трудовая книжка | Статья 66 ТК РФ | Обязательна, если работник оформлен по основному месту работы |
| 16 | Договор о полной материальной ответственности | Приложения № 2 и № 4 к Постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 | Обязательны при установлении полной материальной ответственности |
| 17 | Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда | Статья 91 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 | Во всех случаях – обязательно |
| 18 | График сменности (при наличии сменной работы) | Статья 103 ТК РФ | Обязательно – при наличии сменной работы |
| 19 | Коллективный договор | Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем |
Как видно из таблицы, необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах (не ТК РФ), например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.
Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, должностные инструкции. Многие виды кадровой документации необходимо вести по унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Такие документы служат основанием для начисления зарплаты, и в этом случае уже можно говорить об их обязательности.
Нужно учесть, что все кадровые документы нужно регистрировать в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации:
- приказов по личному составу,
- трудовых договоров,
- личных дел,
- выдачи командировочных удостоверений,
- справок и т.д.
Кроме обязательных для всех документов, есть документы, вести которые нужно только в определенных случаях. К таким документам, кроме перечисленных в таблице, можно также отнести:
- Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если рабочий день сотрудников не нормирован).
- Положение о премировании (когда вознаграждение работников за работу складывается не только из зарплаты, но и из премий).
- Положение об охране коммерческой тайны (когда в трудовом договоре прописана обязанность работника по хранению коммерческой тайны).
Полностью книгу вы можете скачать на моем сайте http://slavianna.ru
Добрый день! Поясните пожалуйста, какая отчетность и периодичность должна быть у ИП?
Я только начала свою предпринимательскую деятельность. Написала заявление на УСН доходы — расходы. В штате работников не имею.Сама имею основную работу не в ИП т. е. в ИП заработную плату не получаю
Добрый день, Наталья.
Здесь статья про кадровый учет у ИП, а Вас, наверное, интересует налоговая отчетность?
Предприниматели (без работников), применяющие УСН, подают налоговую декларацию раз в год, до 30 апреля следующего за отчетным года, т.е. за 2018 год необходимо отчитаться до 30.04.2019 г.
В пенсионный фонд и фонд социального страхования ничего сдавать не надо.
Уплата налогов и страховых взносов интересует?
P.S. (для справки) Тот факт, что Вы трудоустроены у другого работодателя, для ИП ни на что не влияет. Каких либо льгот и послаблений по налогам и взносам в данном случае нет.
Подскажите. У меня ИП без работников. Для заключения договора просят приказы: О назначении ответственного за производство работ и За обеспечения безопасность охраны труда и т.д. могу я их сделать на себя?
Здравствуйте, Людмила.
Поскольку у вас нет работников, то нормы Трудового кодекса на Вас не распространяются, вам нет необходимости издавать какие-либо приказы для себя самой. Это нелогично как-то — самой себе приказывать. Но Вы, конечно, можете их оформить, если требуют.
Добрый день, нужно ли в штатном расписании отражать самого предпринимателя? Планируется один сотрудник. Спасибо
Нет, не нужно. ИП не занимает никакую должность. В ШР включается только должность работника.
Здравствуйте! я так понимаю для ип обязательно нужно ШР. а если у него в штате 3-4 человека?
Штатное расписание лучше оформить даже если всего один наемный работник.
Анна, подскажите, где и как должны храниться личные дела (труд. договора, приказы о зачисл, и пр) наемных лиц? спасибо
Все статьи о хранении кадровых документов : http://slob-expert.ru/tag/arxiv/
В них все очень доступно и подробно.
Здравствуйте, Анна. Подскажите пожалуйста, какие кадровые документы должен вести ИП при патентной системе, если работает один он без наемников.
Никаких. Кадровые документы заводятся только, если ИП становится работодателем.
Нужно ли в личных карточках указывать пособие по уходу за ребенком до 1,5 (3-х) лет и декретные? Спасибо
В личной карточке работника (УФ Т-2) отмечают только информацию об отпуске по уходу за ребенком. Информация о выплате пособий здесь не указывается.
Ань, простите, заработалась… я заполняю лицевые счета. про них хотела спросить — указывать пособие по уходу и декретный?
Аня, простите, я лицевые счета заполняю, про них спросить хотела. Нужно указывать?
Подскажите, Ип нет приказа о назначении ответственного за ведение, хранение (и т.д. ) трудовых книжек. Нужен ли приказ на возложение данных обязанностей на самого ИП? спасибо
Нужен обязательно
Может ли ответственным за их хранение быть доверенное лицо ИП, если оно не состоит у него в штате?
Нет, не может. Зачем такие сложности?