Это очень распространенный вопрос среди начинающих кадровиков. Нужно ли менять трудовой договор, в какие еще документы нужно вносить изменения, обязательно ли уведомлять работника за два месяца?
В статье мы ответим на все эти вопросы, последовательно рассматривая шаги, которые нужно сделать работодателю.
1. Изменить штатное расписание
Мы уже писали, что первым документом, в котором закрепляются оклады и тарифные ставки, является штатное расписание. Если возникла необходимость изменить размеры окладов, в первую очередь меняется штатное расписание.
Что нужно сделать:
- составить новое штатное расписание,
- издать приказ (по основной деятельности), которым утвердить ШР,
- зарегистрировать приказ.
Нюансы, которые необходимо учитывать:
- в Уставе некоторых организаций может быть предусмотрено, что размеры окладов согласовываются с учредителями или вообще устанавливаются на общем собрании участников общества. В этом случае первый шаг – проведение такого собрания, а изменение ШР будет вторым шагом.
- размеры окладов не должны быть ниже МРОТ. Посмотреть величину МРОТ для вашего региона можно здесь.
2. Внести изменения в локальные акты
Некоторые руководители и предприниматели указывают в Положении об оплате или в Правилах внутреннего трудового распорядка конкретные размеры окладов и тарифных ставок, действующие на момент утверждения этих актов. Я не советую так делать, достаточно просто оговорить, что оклады и ставки устанавливаются в штатном расписании. Но если вы так уже сделали, то и локальные акты нужно изменить.
Как это сделать, мы уже писали в статье «Как составить и утвердить локальный акт». Не забудьте, что все работники должны расписаться в листах ознакомления, которые сшиваются вместе с самим локальным актом.
3. Внести изменения в трудовой договор
Размер тарифной ставки или оклада – это обязательное условие трудового договора. При приеме мы обязаны указать точный размер оклада, а не просто сослаться на штатное расписание. Поэтому при изменении окладов или тарифных ставок обязательно вносим изменение в трудовой договор с каждым работником, оклад которого меняется.
Как это сделать:
- составить дополнительное соглашение к трудовому договору
- подписать его обеими сторонами,
- зарегистрировать соглашение (можно в журнале регистрации трудовых договоров).
- факт получения соглашения работник фиксирует в экземпляре, который остается у работодателя: «Экземпляр соглашения получил. 12.07.2014. Подпись /М.И. Иванов/»
4. Внесение изменений в другие кадровые документы
Нужно ли вносить изменение в личную карточку работника, ведь оклад указывается в разделе «III. Прием на работу и переводы на другую работу»?
Вообще-то нет, в этом разделе фиксируются переводы, а изменение оклада без изменения рабочей функции переводом не является. Но если вы сделали такую запись – ничего страшного, каких-либо последствий это не повлечет, ошибкой считаться не будет.
Нужно ли вносить изменения в трудовую книжку?
Нет, не нужно, ведь при приеме на работу мы не вносим в книжку сведения о размере оклада или тарифной ставки. Кстати, как правильно внести запись о приёме, мы уже писали здесь.
В следующей части статьи я расскажу о том, когда нужно предупреждать работников за два месяца о намерении изменить их оклад, а когда не обязательно это делать. А также расскажу о том, как можно упростить процедуру увеличения окладов (или ставок).
Здравствуйте, Анна! Пребываю в недоумении. Сегодня утром позвонили из ПФ, напомнили о сдаче отчета РСВ-1. Сотрудник принят на работу по ТД 15.01.2016, зарегистрировала договор ПФ в срок, выдали свидетельство о регистрации в ПФ, как плательщика за наемных лиц 08.02.2016. Я не помню, какой вопрос я задала, что-то о взносах спросила перечисленных, инспектор ПФ говорит мне : а зачем вы начислили з/плату за январь, вы же свидетельство получили только в феврале. Ну так что !? НИИИИЧЕГО не понимаю ! Работник принят в январе, договор зарегистрирован по сроку, почему, я не должна начислять зарплату за январь? Анна, пожалуйста, разрешите эту головоломку), кто прав? С уважением, Татьяна.
Думаю, что правы Вы. Становиться на учет в ПФ как работодатель нужно после заключения первого договора, а зарплату начисляем с момента приема.
Спасибо Вам, Анна за ответ!!! Иногда запутаешься так, что кажется не распутаться никогда, была уверена в правильности своих действий, просто сбили с толку. И можно еще вопрос : если я зарплату выплачиваю последним числом месяца, скажем в 31 мая, я буду выплачивать зарплату за май ,удержанный НДФЛ и взносы в ПФР и ФСС я уплачиваю 31 мая за майскую зарплату? В голове сгустились сумерки — поэтому и вопросы странно-глупые. Благодарю Вас за понимание и то, что так помогаете нам!!! С уважением, Татьяна.
Бывает)))
НДФЛ уплачивается перед выдачей зарплаты, т.е., сначала налог, потом зарплата.
А взносы страховые (ПФР и ФСС) «не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за календарным месяцем, за который начисляется ежемесячный обязательный платеж»(212-ФЗ).
Анна, СПАСИБО Вам преогромное!!! Спать пора, а в моей голове взошло солнце ))) — прояснение благодаря Вам! Теперь все понятно! Еще раз спасибо Вам, пусть Бог Вам помогает всегда, как Вы помогаете нам! С уважением, Татьяна.
Небольшое дополнение:
В принципе, оклад может быть меньше МРОТ. Согласно ч. 1 ст. 129 Трудового кодекса заработная плата состоит:
— из вознаграждения за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы;
— компенсационных выплат (доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иных выплат компенсационного характера);
— стимулирующих выплат (доплат и надбавок стимулирующего характера, премий и иных поощрительных выплат).
Совокупность всех этих выплат — месячная заработная плата работника — не может быть ниже минимального размера оплаты труда при условии, что работник полностью отработал за этот период норму рабочего времени и выполнил нормы труда (трудовые обязанности). Такое положение закреплено в ч. 3 ст. 133 ТК РФ.
В последние месяцы государство опять «кошмарит» работодателей трудовыми комиссиями: требуют повышения заработной платы. Все это требует правильного оформления кадровых документов. Так что статья очень актуальная. Спасибо, Анна.
Вы правы, Николай.
Но предпринимателям нужно учесть, что, если они официально выплачивают только оклад, а премию и доплаты не оформляют, то соответствовать МРОТ должен именно оклад, т.е. зарплата, выплачиваемая официально.
Анна, а если не делать дополнение к договору, а ограничится Штатным расписанием и приказом, с которым работники знакомятся под роспись. Будет в данном случае штраф от ГИТ для работодателя?
Да, будет. Оплата труда — одно из обязательных условий трудового договора. Изменить его в одностороннем порядке — приказом — нельзя. Нужно обязательно изменить договор с помощью доп.соглашения. Вам скорее простят недочеты в ШР, чем отсутствие доп.соглашения.
Одно утешает — у нас около 10 инспекторов ГИТ на область) Спасибо!
Слабое утешение))) ГИТ может к вам никогда не нагрянуть, а вот налоговая вправе проверять кадровые документы и соблюдение трудового законодательства