В статье я расскажу, как правильно оформить кадровые документы по предоставлению дополнительных выходных дней, чтобы ни у ФСС, ни у других проверяющих не было замечаний.
В кадровой практике уже сложился определенный порядок, который нашел свое подтверждение и в «Правилах предоставления дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами» (утв. Постановлением Правительства РФ №1048 от 13.10.2014).
Заявление
Сначала родитель (опекун, попечитель) должен написать заявление. Раньше такое заявление писали в свободной форме, а теперь Правила предлагают оформлять его по форме, которая будет разработана и утверждена Министерством труда и социальной защиты РФ. На сегодняшний день форма заявления еще не утверждена, поэтому продолжаем пока писать по-старинке.
Правила закрепили и периодичность подачи такого заявления. Его можно подавать раз в месяц, или раз в квартал, или раз в год, а можно каждый раз при обращении. От каких факторов это зависит?
- Во-первых, от того, нужно ли представлять справки с работы второго родителя.
- Во-вторых, от того, знает ли родитель заранее, какие дни ему будут нужны в качестве выходных.
- В-третьих, периодичность подачи заявления устанавливается по согласованию с работодателем.
Пример №1. Отец ребенка-инвалида по каким-либо причинам не может заботиться о ребенке (справка об отсутствии отца подается один раз, при первом обращении), а женщина желает получать дополнительные выходные каждый понедельник. В этом случае, если работодатель не против, можно подавать заявление раз в год (или раз в квартал).
Пример №2. Оба родителя ребенка работают в одной организации, поэтому справка с места работы супруга (супруги) не нужна. В этом случае кадровый работник сам отслеживает, кто сколько дополнительных выходных использовал. Но родителям удобно планировать использование этих выходных только на месяц. Поэтому они могут подавать заявление раз месяц, указывая в нем даты всех четырех дней.
Пример №3. Родители работают в разных компаниях (или один из родителей является самозанятым лицом, например, ИП). Заранее определить, какие дни понадобятся в качестве дополнительных выходных, не могут. В этом случае рациональнее писать заявление при каждом обращении, предоставляя каждый раз справку с места работы второго родителя (или справку о его роде занятия).
Приказ
В Правилах написано, что приказ издается по письменному заявлению работника. Это значит, что приказы по предоставлению дополнительных выходных дней можно издавать с той же периодичностью.
Теперь давайте разберемся, в какой форме издается приказ. На некоторых сайтах и форумах я видела рекомендации издавать приказ по УФ Т-6, предназначенной для отпусков. Думаю, что такие советы неверны. Эти дни, хоть и подлежат оплате, но отпуском не являются. Их использование не влияет на продолжительность рабочего года, они не зависят от стажа работы, а оплачиваются из средств ФСС. Думаю, что этот приказ составляется в свободной форме, практически повторяя текст заявления работника.
Личная карточка работника
Нужно ли делать отметку в личной карточке работника? На этот вопрос ответа нет ни в одном нормативном акте. Но совершенно очевидно, что дни по уходу за ребенком-инвалидом нужно обязательно каким-то образом учитывать. В каком документе? В личной карточке нет места для этого, а если отмечать дни в разделе «Отпуск», как делают многие кадровики, то раздела не хватит даже на полгода. К тому же, этот раздел предназначен для фиксирования именно отпусков, а не дополнительных выходных.
Другие работники, которые ведут кадровый учет, записывают доп.дни в тетрадочках. Я ничего не имею против этого способа, но тетрадочка — не документ, тогда уж лучше завести журнал регистрации, в котором регистрировать предоставленные дни по уходу за ребенком.
Для себя я выбрала третий вариант. Работникам, которые берут дни по уходу за ребенком-инвалидом, я оформляю вкладыш в личную карточку, в котором и учитываю дополнительные выходные дни. Пример вкладыша
Табель учета рабочего времени
Дополнительные выходные в табеле отмечаются буквенным кодом «ОВ» или цифровым кодом «27». Особенно важно выделять эти дни, когда предоставление дополнительных выходных не сопровождается каждый раз приказом.
Оплата
Оплата дней по уходу за ребенком-инвалидом вызывала раньше много вопросов. Порядок посвятил оплате всего два пункта.
Пункт 11 закрепил (наконец-то!), что при суммированном учете рабочего времени доп.выходные работнику могут быть предоставлены и оплачены
«из расчета суммарного количества рабочих часов в день при нормальной продолжительности рабочего времени, увеличенного в 4 раза».
Это значит, что если работник работает по сменам, то выходными можно сделать только 32 часа (8ч. х 4), а не четыре смены по 12 часов. А если работник на неполную ставку (например, 0.25), то может взять только 8 часов в месяц (4 дня по 2 часа).
Пункт 12 Порядка устанавливает, что
«оплата дней производится в размере среднего заработка родителя (опекуна, попечителя). При суммированном учете рабочего времени средний дневной заработок определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов, подлежащих оплате».
