Круглая печать — использовать нельзя уничтожить

Вступление в силу нового законодательного акта, а именно Федерального закона № 82-ФЗ от 06.04.2015 г., породило в умах бухгалтеров много вопросов о том, использовать ли круглую печать в своей деятельности или от нее можно отказаться. Стоит ли сразу отказываться от нее и какие последствия могут при этом наступить — узнайте из данной статьи.

Отказ от использования круглой печати можно рассматривать с двух позиций:

1. упрощение оформления документов;
2. возникновение претензий со стороны контролирующих органов.

Итак, если руководство организации принимает решение о продолжении использования круглой печати, то необходимо проверить данную информацию в уставе ООО или АО. Дело в том, что, согласно п.5 ст.2 закона №14-ФЗ от 08.02.1998 г. и п.7 ст.2 закона №208-ФЗ от 26.12.1995 г., сведения о круглой печати организации обязательно должны содержаться в уставе предприятия. Если их нет, то необходимо дополнить данный документ, а изменения утвердить в налоговой инспекции. При этом необходимо, чтобы учредители предоставили следующий пакет документов:

• заявление;
• протокол собрания учредителей с решением о внесении изменений в устав;
• новую редакцию устава с изменениями (2 экземпляра);
• платежное поручение об уплате госпошлины в размере 800 руб.

При этом эскиз самой печати, которая используется в организации, передавать в налоговую инспекцию не нужно.

Если руководство принимает решение о том, чтобы отказаться от печати, необходимо подать в налоговую инспекцию тот же пакет документов. При этом в новой редакции устава должна исключиться информация о том, что компания использует печать. Вместо нее можно использовать специальные бланки, электронную цифровую подпись либо голографические печати. Также руководитель обязан издать приказ, в котором указывается дата прекращения использования печати. Саму круглую печать уничтожать не нужно — она может понадобиться, если возникнет необходимость исправить старые документы.

Риск отказа от печати.

Естественно, отказ от круглой печати может повлечь за собой возникновение определенных рисков, и вот с чем это связано. Требования о том, что организация должна использовать печать, содержится во многих законодательно-нормативных актах. Конечно, в них вносятся определенные корректировки в части отмены печатей, но на сегодняшний момент многие из них остались без изменений. В том случае, если для определенных документов предусмотрено проставление печати, ее отсутствие повлечет за собой претензии со стороны контролирующих органов. Рассмотрим на конкретных примерах документы компании, в которых нужно использовать печать или от нее можно отказаться.

1. Первичная документация.

Если организацией используются первичные документы, которые были разработаны самостоятельно и утверждены в учетной политике, в них можно убрать отметку о печати и внести соответствующие изменения в учетный документ. При этом необходимо направить письма контрагентам об отказе предприятия от печати. Это необходимо сделать по той причине, что требование о проставлении печати может быть закреплено в договоре с контрагентом. В этом случае необходимо составить дополнительное соглашение к договору, в котором и будет указано неиспользование печати одной или обеими сторонами.

Если первичные документы составляются на типовых бланках, в которых имеется место для печати, то необходимо представлять копию устава, в который внесены изменения, то есть не содержится информации о наличии печати организации.

Что касается кассовых документов и бланков строгой отчетности, то в них лучше проставлять печать, поскольку они являются типовыми. В противном случае у контролирующих органов и ревизоров могут возникнуть соответствующие претензии.

2. Декларации в налоговую инспекцию и отчеты в фонды.

Декларация может сдаваться в электронном виде, но в некоторых случаях она представляется на бумажном носителе. В первом случае никаких проблем не возникнет, поскольку документ передается через телекоммуникационные каналы связи и, соответственно, заверяется электронной цифровой подписью. Во втором случае все гораздо сложнее, поскольку законодательством установлено, что декларации в бумажном виде должны заверяться подписью руководителя и печатью организации.

Четкого разъяснения по этому вопросу нет, и законодательно не закреплена возможность сдачи декларации без печати, а потому следует повременить с отказом от нее и проставлять на всех соответствующих документах. В противном случае декларация может быть не принята налоговой инспекцией, что приведет к блокировке расчетного счета организации.

Что касается отчетов в фонды, то в них также предусмотрено место для печати, а потому ее отсутствие может стать причиной отказа в принятии документов. Если же было принято решение о том, что печать использоваться не будет, следует подготовить и отправить в фонды соответствующее письмо с данной информацией.

3. Банковские документы.

Чтобы не попасть в неприятную ситуацию с отказом со стороны банков по каким-либо операциям, лучше всего изучить позицию обслуживающего банка по данному вопросу. Вполне вероятно, что для отказа от печати на банковских документах вполне достаточно будет представить копию измененного устава. В этом случае необходимо будет переоформить карточку с образцами подписей и оттиском печати, поскольку последняя с определенного момента будет отсутствовать у предприятия.

4. Документы отдела кадров.

Самое главное, что необходимо уяснить для себя — печать в трудовых книжках обязательно должна быть, о чем прямо указано в нормативно-правовых актах. Изменений, которые были бы внесены в будущем в законы в части трудовых книжек, нет в перечне, составленном в связи с отменой печатей. Самый безопасный вариант — продолжать проставлять печати в трудовых книжках, в противном случае организации грозит штраф в размере до 50 тыс. руб. Что касается трудовых договоров, то в них печати могут не проставляться, поскольку такая обязательность для предприятия не предусмотрена действующим законодательством.