Суббота, 16 декабря 2017 18 +  RSS
Суббота, 16 декабря 2017 18 +  RSS
Популярно
3:58, 11 февраля 2014

Как оформить дубликат трудовой книжки


В этой статье я расскажу, в каких случаях работнику нужно оформить дубликат трудовой книжки,  как это сделать правильно. А также затрону некоторые нюансы организации работы с книжками, которые необходимо знать каждому предпринимателю.

дубликат трудовой книжки

Нужен ли приказ?

Напомню, что работодатель несет полную ответственность за организацию работы с трудовыми книжками. То есть, предприниматель должен организовать эту работу, но не обязан выполнять её самостоятельно. Можно поручить ведение, хранение и учет книжек своему работнику (бухгалтеру, например). Для этого достаточно издать приказ.

Поскольку приказ о назначении ответственного за ведение книжек является обязательным, возникает вопрос, нужно ли издавать приказ, если книжки будет вести сам ИП (работодатель)?

Ответ нормативные документы не дают, ведь Правила*  не учитывали работодателей — ИП.

* Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках»

Поэтому в целях буквального соблюдения закона, я все же советую издать приказ, закрепляющий возложение такой обязанности на самого предпринимателя.

Дубликат трудовой книжки

Правила предписывают работодателю оформлять и выдавать дубликат, если:

  •  трудовая книжка порвана, обгорела, до безобразия испачкана, т.е. пришла в негодность;
  • человек потерял трудовую книжку;
  • в книжку была занесена порочащая работника запись (например, увольнение по статье), а суд признал такое увольнение незаконным, изменил формулировку или вообще восстановил работника на работе. В этом случае работник имеет право потребовать оформить ему дубликат, в котором не будет этой записи.

Разберемся, как происходит процесс оформления дубликата:

  1. Работник пишет заявление, в котором просит оформить дубликат трудовой книжки. Если человек уже не работает, то заявление он пишет последнему работодателю.
  2. Соблюдая все правила приобретения нового бланка новой трудовой книжки (см. статью), Вы получаете чистый бланк. В правом верхнем углу на страницу №1 (титульный лист) делаете надпись: «Дубликат«. На титульном листе старой трудовой книжки (если она сохранилась) также делаете запись: «Взамен выдан дубликат, серия, №___» .
  3. По старой книжке считаем общий стаж работы. Если книжка утеряна, то работник должен представить документы с прежних мест работы, которые подтверждали бы периоды работы в этих организациях. Оригиналы справок Вы отдаете работнику, они ему пригодятся для ПФР, а себе оставляете заверенные копии. Если книжка утеряна по вашей вине, то Вы принимаете активное участие в добывании подтверждающих стаж документов.
  4. Заполняем титульный лист дубликата. Как это сделать, мы уже рассказывали.
  5. На первом развороте раздела «Сведения о работе» посередине графы №3 записываем суммарный общий стаж работника, который подтвержден документально. Нельзя считать в стаж периоды только со слов работника, обязательно подтверждение документами (справками, копиями или выписками из приказов и личных карточек, и др.).
  6. Потом все подтвержденные периоды нужно записать в хронологическом порядке:
  • название работодателя,
  • номер записи,
  • дата,
  • запись о приеме,
  • ссылка на приказ,
  • номер записи,
  • дата,
  • запись об увольнении,
  • ссылка на приказ и т.д.

Если есть сведения о переводах, их тоже записываем. Последняя запись будет о работе в вашей фирме. И сделав ее, вы ставите печать только на увольнении в своей организации. Ну и на титульном листе, конечно. Все, дубликат оформлен.

Выдаем книжку работнику: нюансы

Правила разрешают выдавать трудовую книжку работнику на руки только при увольнении. Но есть один случай, когда можно выдать книжку без увольнения. Поскольку обязанность оформлять пенсию снята с работодателя, то работник должен лично предоставить оригинал книжки при обращении в ПФР.   Как снять с себя ответственность, если работник вдруг потеряет книжку (или испортит)?

Выход такой:

  • работник пишет заявление с просьбой выдать трудовую книжку для оформления пенсии,
  • после положительного решения руководителя работник письменно, на этом же заявлении подтверждает факт получения книжки с обязательством вернуть ее своевременно, без каких-либо повреждений и исправлений,
  • контролировать возврат книжки.

В других случаях (для предоставления в банк, поиск работы и пр.) работник вполне может обойтись заверенной копией.

Комментарий от 02 февраля 2015 года. С января  2015 года работодатель обязан выдавать трудовую книжку работнику для оформления пенсии.  Статья 18 Закона от 21 июля 2014 г. № 216-ФЗ.

Теперь несколько слов о выдаче книжки при увольнении. Иногда работник по разным причинам не является за книжкой в день увольнения. Возникает риск, что работник воспользуется этим фактом и обратится в суд о взыскании неполученного заработка. Ведь Вы лишили его возможности устроиться на работу, не выдав книжку вовремя.

Если  Вы не хотите рисковать, нужно как можно скорее отправить работнику письмо (обязательно с уведомлением о вручении) или телеграмму. В письмо вложить уведомление о том, что работник обязан получить книжку в связи с увольнением или дать согласие, чтобы книжку ему отправили по почте.

С момента отправки такого письма Вы освобождаетесь от ответственности за невыдачу книжки. И не забудьте в Книге учета трудовых книжек в двух последних графах указать дату отправления и номер уведомления (письма или телеграммы).

Скачать пособие «Трудовая книжка без ошибок»вы можете на сайте http://slavianna.ru

Об авторе: Анна Славинская

Анна Славинская, кадровик-практик. Личный сайт www.slavianna.ru с бесплатными материалами. Группа ВК https://vk.com/kadrydoc отвечаю на вопросы в реальном времени.

Обсуждение: 7 комментариев
  1. Владимир:

    Здравствуйте! Подскажите, а если человек не работает, и предприятие по последнему месту работы уже не существует, как оформить дубликат трудовой книжки? Трудовая сгорела при пожаре. Все справки из архива по трудовой деятельности собрали. Я понимаю, что ему нужно трудоустроиться, тогда новый работодатель выпишет дубликат. А если такой возможности нет. Существуют какие-нибудь другие способы? Человеку нужно встать на биржу по безработице, но там без трудовой не берут.

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      К сожалению, других способов Правила не предусматривают. Если у последнего работодателя есть правопреемник, можно обратиться к нему. Можно попытаться оформить дубликат у пред-предыдущего работодателя, объяснив ему ситуацию.

      Ответить
  2. Анастасия:

    Здравствуйте. Привела меня к вам кадровая беда. Трудовая книжка одного из сотрудников испорчена по моей вине — тушь/чернила для печати пролилась на листы трудовой (на пустые листы); а страницы, что имеют записи читабельны, не испорчены. Соответственно, я должна сделать человеку дубликат, но он просит сохранить имеющиеся записи. А я не могу разобраться как правильно это сделать.
    Вот что нашла по этому поводу сама:

    О трудовых книжках (с изменениями на 25 марта 2013 года):
    «33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
    Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.)

    Правильно ли я понимаю:
    Действие 1. Что я должна в дубликате на главной написать, что это дубликат. Заполнить главную. В старой написать, что выдан дубликат.
    Вопрос 1: нужно ли в дубликате писать, что выдан в замен испорченной № такой-то
    Вопрос 2: дату заполнения трудовой писать реальной датой заполнения или датой приема в нашу организацию?

    Действие 2. На первом развороте посчитать и написать общий стаж из оригинала. Далее перенести записи из оригинала в дубликат.
    Вопрос 3: нужно ли эти записи нумеровать? или нужно начать нумерацию с записи о принятии в нашу организацию?

    32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:
    а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
    б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

    Вопрос 4: Является ли читабельная трудовая книжка подтверждающим документом? Как верно в этом случае сделать запись в графе 4 (на основании чего сделана запись)?
    Вопрос 5: Нужно ли еще где-то и что-то указывать, чтобы у другого работодателя не возникло вопросов почему столько записей, а они без печати?
    Вопрос 6. Нужно ли составлять акт о том, что трудовая была испорчена по вине Организации? Предусмотрено ли законодательством наказание какое-то за это?
    Вопрос 7. Какие документы должны остаться у нас как у предприятия, чтобы в будущим не возникло вопрос по поводу этого инцидента?

    Действие 3. Внести запись о своей организации и при увольнении поставить единственную печать на все эти страницы?

    Буду благодарна за ответы и/или если \»тыкните пальцем где почитать\» об этом подробнее.

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Анастасия, почитать нужно статью, там все ответы на ваши вопросы.
      Но я бы в вашем случае подумала над тем, чтобы вшить вкладыш в залитую чернилами книжку. Титульный лист и старые записи ведь в порядке? Ну и хорошо, следующие записи будут во вкладыше.

      Ответить
  3. Светлана:

    Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как быть с оформлением трудовых книжек в Крыму… образцы, утвержденные до 1974 года продолжают «ходить», сотрудники, которые принимаются на работу впервые оформляются по трудовым книжкам РФ, а как быть с трудовыми, которые выдавались в период украинского Крыма? Необходимо оформлять трудовую, как дубликат? С перенесенным общим стажем без собирательств справок с прошлых мест работ? Как это правильно сделать? Что в него входит? Буду признательна за подробный ответ.

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Здравствуйте, Светлана! Приятно, что нас читают и новые россияне)))
      Если у работника есть только украинская трудовая книжка, то при устройстве на новое место работы уже к российскому работодателю НЕ нужно украинский стаж переносить в дубликат. Как разъясняют юристы, достаточно такому работнику просто оформить новую трудовую книжку российского образца, а старую работник будет хранить для подтверждения прежнего стажа, который также учитывается в РФ с 1 января 2015 года.

      В июле зам. министра труда и социальной защиты РФ Сергей Вельмяйкин сообщил, что действующие трудовые книжки жителей Крыма и Севастополя менять не будут. Не знаю, что имел в виду замминистра, и как это будет выглядеть на практике, но думаю, что все-таки будет постепенный переход на ТК российского образца.

      Ответить
      1. Светлана:

        Спасибо!

        Ответить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2012 - 2017 Энциклопедия начинающего предпринимателя