Вторник, 1 декабря 2020 18 +  RSS
Вторник, 1 декабря 2020 18 +  RSS
Популярно
23:28, 24 июня 2013

Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП


Если у предпринимателя есть все необходимые кадровые документы, и в них учтены главные особенности работы у данного ИП,  то любая, даже очень спорная ситуация, легко разрешима. Причем законным способом, исключающим финансовые и другие риски.

Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы  — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонда, ФСС.  Многие кадровые документы проверяются в ходе налоговой проверки, ведь они относятся к первичке, которая подтверждает выполнение хозяйственных операций (выплата заработной платы, налоги,  проч. расходы).

Полный состав кадровой документации, которая должна быть у ИП, определить достаточно сложно. Окончательный перечень зависит от сферы ­деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

Предлагаю вам главу из книги «Аудит кадровой документации своими силами».

Полный список кадровых документов

Теперь необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации.  Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ. Например, обязательность заключения трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, оформления трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.

Итак, перед Вами таблица, в которой перечислены ВСЕ кадровые документы, которые упоминаются в каком-либо законе или подзаконном акте, содержащем нормы трудового права.

Таблица.1  Перечень кадровых документов


п/п
Наименование
кадрового документа
Ссылка на законодательство В каких случаях оформляется
1 2 3 4
1 Правила внутреннего распорядка Статья 189 Трудового кодекса РФ Во всех случаях – обязательно
2 Штатное расписание Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 Во всех случаях – обязательно
3 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 Во всех случаях – обязательно
4 Должностные   инструкции    по каждой должности Единый  тарифно-квалификационный справочник Обязательны,   если    должностные обязанности  не  отрегулированы  в трудовых договорах либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора
5 Положение    о    защите персональных данных работников Статья 86 Трудового кодекса РФ Во всех случаях – обязательно
6 Положение об оплате труда премировании  работников Раздел VI Трудового кодекса РФ Обязательно, если  вопросы  оплаты труда не отрегулированы в трудовых договорах
7 Положение    об  аттестации работников Статья 81 Трудового кодекса РФ Обязательно, если эта процедура проводится
8 Инструкции по охране труда  по должностям (профессиям) Раздел X Трудового кодекса РФ Во всех случаях – обязательно
9 Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) Раздел X Трудового кодекса РФ Во всех случаях – обязательно (с  лиц, не достигших 18 лет при заключении трудового договора истребовать медицинскую справку)
10 График отпусков Статья 123 ТК РФ Во всех случаях – обязательно
11 Положение о коммерческой тайне ФЗ «О коммерческой тайне» Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан сохранять коммерческую тайну
12 Трудовой договор Статьи 16, 56 и 67 ТК РФ Во всех случаях – обязательно
13 Приказы директора по личному составу ТК РФ,  Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 Во всех случаях – обязательно
14 Личная карточка работника (форма Т-2) Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 Во всех случаях – обязательно
15  Трудовая книжка  Статья 66 ТК РФ Обязательна, если работник оформлен  по основному месту работы
16 Договор о полной материальной ответственности Приложения № 2 и № 4 к Постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 Обязательны при установлении полной материальной ответственности
17 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Статья 91 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 Во всех случаях – обязательно
18 График сменности (при наличии сменной работы) Статья 103 ТК РФ Обязательно – при наличии сменной работы
 19  Коллективный договор Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

Как видно из таблицы, необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах (не ТК РФ), например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, должностные инструкции. Многие виды кадровой документации необходимо вести по унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).  Такие документы служат основанием для начисления зарплаты,  и в этом случае уже можно говорить об  их обязательности.

Нужно учесть, что все кадровые документы нужно регистрировать в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации:

  • приказов по личному составу,
  • трудовых договоров,
  • личных дел,
  • выдачи командировочных удостоверений,
  • справок и т.д.

Кроме обязательных для всех документов, есть документы, вести которые нужно только в определенных случаях.  К  таким документам, кроме перечисленных в таблице, можно также отнести:

  • Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если рабочий день сотрудников  не нормирован).
  • Положение о премировании (когда вознаграждение работников за работу складывается не только из зарплаты, но и из премий).
  • Положение об охране коммерческой тайны (когда в трудовом договоре прописана обязанность работника по хранению коммерческой тайны).

Полностью книгу вы можете скачать на моем сайте http://slavianna.ru

Об авторе: Анна Славинская

Анна Славинская, кадровик-практик. Личный сайт www.slavianna.ru с бесплатными материалами. Группа ВК https://vk.com/kadrydoc отвечаю на вопросы в реальном времени.

Обсуждение: 20 комментариев
  1. Наталья:

    Добрый день! Поясните пожалуйста, какая отчетность и периодичность должна быть у ИП?
    Я только начала свою предпринимательскую деятельность. Написала заявление на УСН доходы — расходы. В штате работников не имею.Сама имею основную работу не в ИП т. е. в ИП заработную плату не получаю

    Ответить
    1. Добрый день, Наталья.

      Здесь статья про кадровый учет у ИП, а Вас, наверное, интересует налоговая отчетность?

      Предприниматели (без работников), применяющие УСН, подают налоговую декларацию раз в год, до 30 апреля следующего за отчетным года, т.е. за 2018 год необходимо отчитаться до 30.04.2019 г.

      В пенсионный фонд и фонд социального страхования ничего сдавать не надо.

      Уплата налогов и страховых взносов интересует?

      P.S. (для справки) Тот факт, что Вы трудоустроены у другого работодателя, для ИП ни на что не влияет. Каких либо льгот и послаблений по налогам и взносам в данном случае нет.

      Ответить
  2. Людмила:

    Подскажите. У меня ИП без работников. Для заключения договора просят приказы: О назначении ответственного за производство работ и За обеспечения безопасность охраны труда и т.д. могу я их сделать на себя?

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Здравствуйте, Людмила.
      Поскольку у вас нет работников, то нормы Трудового кодекса на Вас не распространяются, вам нет необходимости издавать какие-либо приказы для себя самой. Это нелогично как-то — самой себе приказывать. Но Вы, конечно, можете их оформить, если требуют.

      Ответить
  3. Ирина:

    Добрый день, нужно ли в штатном расписании отражать самого предпринимателя? Планируется один сотрудник. Спасибо

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Нет, не нужно. ИП не занимает никакую должность. В ШР включается только должность работника.

      Ответить
  4. Наталья:

    Здравствуйте! я так понимаю для ип обязательно нужно ШР. а если у него в штате 3-4 человека?

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Штатное расписание лучше оформить даже если всего один наемный работник.

      Ответить
  5. светлана:

    Анна, подскажите, где и как должны храниться личные дела (труд. договора, приказы о зачисл, и пр) наемных лиц? спасибо

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Все статьи о хранении кадровых документов : http://slob-expert.ru/tag/arxiv/
      В них все очень доступно и подробно.

      Ответить
  6. Юлиана:

    Здравствуйте, Анна. Подскажите пожалуйста, какие кадровые документы должен вести ИП при патентной системе, если работает один он без наемников.

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Никаких. Кадровые документы заводятся только, если ИП становится работодателем.

      Ответить
  7. Анна:

    Нужно ли в личных карточках указывать пособие по уходу за ребенком до 1,5 (3-х) лет и декретные? Спасибо

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      В личной карточке работника (УФ Т-2) отмечают только информацию об отпуске по уходу за ребенком. Информация о выплате пособий здесь не указывается.

      Ответить
      1. Анна:

        Ань, простите, заработалась… я заполняю лицевые счета. про них хотела спросить — указывать пособие по уходу и декретный?

        Ответить
      2. Анна:

        Аня, простите, я лицевые счета заполняю, про них спросить хотела. Нужно указывать?

        Ответить
  8. Анна:

    Подскажите, Ип нет приказа о назначении ответственного за ведение, хранение (и т.д. ) трудовых книжек. Нужен ли приказ на возложение данных обязанностей на самого ИП? спасибо

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Нужен обязательно

      Ответить
      1. Анна:

        Может ли ответственным за их хранение быть доверенное лицо ИП, если оно не состоит у него в штате?

        Ответить
        1. Анна Славинская:

          Нет, не может. Зачем такие сложности?

          Ответить

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2012 - 2020 Энциклопедия начинающего предпринимателя