Вторник, 1 декабря 2020 18 +  RSS
Вторник, 1 декабря 2020 18 +  RSS
Популярно
13:00, 03 октября 2013

Какие журналы регистрации кадровых документов необходимы?


Продолжая тему регистрации кадровых документов, мы попробуем разобраться, какие журналы нужно иметь каждому работодателю. Сразу заметим, что называть любую регистрационную форму можно либо Журнал, либо Книга. Большой разницы нет.

В статье «Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП» мы уже перечисляли все обязательные документы.

Их можно разделить на:

  •   локальные акты,
  •   договоры,
  •   приказы,
  •   основания к приказам (заявления, докладные и служебные записки, уведомления, акты и пр.)

Все эти документы либо создаются в организации, и тогда им нужно придавать юридическую силу правильным оформлением и фактом регистрации. Либо поступают в компанию извне, следовательно, факт получения нужно тоже фиксировать.

Поэтому у каждого работодателя должны быть следующие журналы регистрации:

1. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО. Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.

2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.

3. Журнал регистрации приказов по личному составу

Этих журналов должно быть минимум два. Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.

Заглянем в пункт 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Этот Перечень впервые дал полное перечисление вопросов, которые регулируют приказы по личному составу, отделив их от других видов приказов. Как мы видим, некоторые приказы имеют не 75 лет, а только 5 лет хранения.

А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.

4. Журнал регистрации заявлений и служебных записок

Этот журнал можно завести отдельно, а можно регистрировать эти документы в качестве входящих. Т.е. регистрировать их допустимо в Журнале регистрации входящих документов.

5. Журнал регистрации уведомлений и актов

Этот массив документов нужно регистрировать в отдельном журнале. Нередки ситуации, когда именно акты и уведомления становятся единственными основаниями для издания приказа, поэтому они в обязательном порядке должны иметь регистрационный номер.

6. Журнал регистрации справок, выдаваемых работникам

Справки можно регистрировать отдельно, а можно в качестве исходящего документа. Т.е. справки с места работы, о заработной плате, и др. можно регистрировать в Журнале исходящих документов.

Нужно ли регистрировать локальные акты?

На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему.  Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.

В статье мы назвали не все журналы регистрации, которые должны быть у любого работодателя, а только журналы регистрации кадровых документов.

Кроме вышеперечисленных, в обязательном порядке нужны:

  1. «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» и «Расходно-приходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них»;
  2. «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля»;
  3.  «Журнала учета проверок состояния воинского учета» ( можно завести при первой проверке);
  4. «Журнал регистрации несчастных случаев на производстве»;.
  5. «Журнал учета личных дел» (если они ведутся);
  6. «Журнал учета прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования» (если такое освидетельствование является обязательным).

В следующей статье мы покажем, как разработать регистрационную форм для учета приказов, трудовых договоров, входящих документов.

Об авторе: Анна Славинская

Анна Славинская, кадровик-практик. Личный сайт www.slavianna.ru с бесплатными материалами. Группа ВК https://vk.com/kadrydoc отвечаю на вопросы в реальном времени.

Обсуждение: 20 комментариев
  1. Чолпон:

    Здравствуйте, у нас журнал исходящей корреспондеции, и там же пишу исходящую почту, ошиблась в сл.записках в нумерации и получается у меня сл.зап 10 не издана, как исправить

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Здравствуйте, Чолпон.

      Если в журнале пропущен регистрационный номер (например, под №10 у вас нет никакого документа, а сразу после №9 идет №11), то ничего делать не нужно, исправлять никак не надо. Можно под №10 написать «запись пропущена».

      Если же все номера заняты, а потом выяснилось, что не зарегистрировали какой-то документ, то ему можно присвоить рег.номер с буквой или с доп.номером (например, №10а или №10/1). В этом случае запись делается на свободных строках или на свободном месте внизу страницы. Можно сделать запись и позже, например после №11. Это нарушит хронологию, но не будет являться серьезным нарушением, за которое наказывают.

      Ответить
  2. Юлия:

    Здравствуйте, Анна
    У меня следующий вопрос. Я работала кадровиком уже в нескольких фирмах и нигде не было журналов регистрации приказов. Регистрация приказов велась в 1С. Сейчас открываем новую фирму на 30 человек. Учтет кадров также будет вестись в 1С 8.2. Обязательны ли журналы регистрации приказов, а также журнал регистрации трудовых договоров? Кто должен утвердить журнал? Официально отдела кадров в фирме не будет, за все отвечает директор.

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Здравствуйте, Юлия.
      Да, журналы регистрации договоров и приказов обязательны даже если учет дублируется в 1С.
      Журнал не утверждается в том понимании, как мы утверждаем, например, локальный акт. Журнал нужно просто прошить, пронумеровать и на последнем листе наклеить заверительный листок, в котором распишется директор.

      Ответить
  3. Наталья:

    Здравствуйте, Анна!
    Если в религиозной организации штат состоит из 5 работников, следует ли вести несколько журналов регистрации приказов.
    Или можно регистрировать в одном журнале с присвоением буквенных индексов, а приказы соответственно подшивать в разные папки (по сроку хранения)

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Это не запрещено, нарушением такой порядок регистрации являться не будет.

      Ответить
  4. Анна:

    Анна, если у нас не было в ИП личных карточек. Сейчас я их буду оформлять. Это нужно делать датой принятия или сегодняшней датой оформления? И нужно ли теперь заводить личные карточки на уволенных сотрудников? Спасибо.

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Личные карточки работающих сотрудников нужно завести обязательно. Дату составления карточки поставьте все-таки ту, которой работник был принят на работу.
      Если уволившихся работников было немного, можно и их карточки восстановить. Но в этих карточках не будет подписей работников, а это тоже неправильно.
      Многие кадровые документы, которые имеют большой срок хранения, во многом дублируют сведения о работнике. Поэтому информацию о бывших работниках, если понадобится архиву, можно будет восстановить по другим документам: приказам, расчетным листкам, договорам.

      Ответить
  5. Анна:

    Анна, мучает вопрос, как бухгалтера, а не кадрового работника. Собираюсь завести журналы регистрации сегодняшним числом. Для этого вообще нужно изначально издать приказ о заведении таких журналов с указанием ответственных лиц за ведение каждого журнала?? или просто завели Журнал и ответственный сам ИП? (у нас ИП на ЕНВД, Ип на Усн(доходы) менее 10 работников). спасибо.

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Приказ о заведении журналов не нужен. Просто завели и все. За все ответственный ИП.

      Ответить
      1. Анна:

        Спасибо. А то чем дальше читаю интернет, тем грустнее становится…. столько бумаг..

        Ответить
  6. Анна:

    Анна, расскажите еще, пожалуйста, о правильности ведения личных карточек и личных дел работников (нужно ли нумеровать, регистрировать, как вносить изменения, какие копии документов прикладывать к личным делам, как хранить и т.д.) . Спасибо. Ваши статьи очень легко читаются и понимаются.

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Правила ведения личных карточек Вы можете получить в виде мини-книги. Найдите в рубрике «Трудовое законодательство» статью «Споры вокруг личной карточки», в ней ссылка на получение этой книги.
      О личных делах тоже была статья «Прием на работу. Обязательно ли оформлять личное дело работника». В ней все подробно написано.

      Ответить
  7. Анна:

    Добрый день! Спасибо за полезную статью. В ответ хотелось бы задать вопрос: у нас в ИП приказы только по личному составу (прием, увольнение, отпуск и т.д. Конечно обязательно есть «Книга учета движения трудовых книжек…» и заведем тетрадь регистрации трудовых договоров и регистрации справок (тоже есть не у всех моих ИП (я бухгалтер). Обязательно ли мне заводить остальные журналы? Спасибо

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Здравствуйте, Анна!
      Вы имеете ввиду журналы регистрации оснований к приказам (заявления, докладные, акты, уведомления)?
      99% работодателей их не регистрируют. Только в спорных ситуациях, доведя дело до суда или ГИТ, факт регистрации будет иметь решающее значение.

      Ответить
      1. Анна:

        Спасибо. А можно в ИП завести один Журнал регистрации приказов? За год у нас в основном все приказы по личному составу(прием, увольнение, отпуск). Еще бывают иногда приказы о повышении зарплаты и внесению изменений в штатное расписание.Можно эти все приказы регистрировать в одной тетради?

        Ответить
        1. Анна Славинская:

          Спасибо за вопрос.
          Нет, приказы по личному составу нельзя регистрировать вместе с приказами по основной деятельности (изменения в ШР, утверждение ЛА). Эти приказы имеют разные сроки хранения и должны помещаться в разные дела, а, следовательно, иметь разную регистрационную форму и свои регистрационные индексы.
          Как впрочем, нежелательно регистрировать вместе приказы с 75-летним и 5-летним сроками хранения.

          Ответить
          1. Анна:

            Анна, т.е. получается у нас 2 журнала регистрации приказов по личному составу (на 75 и 5 лет)? А нумерацию можно в течении года сквозную ставить (прием, отпуска, например, я нумерую по единому порядку ) или те приказы , которые на 5лет , тоже начинать с первой нумерации и добавлять букву?

        2. Анна Славинская:

          Да, необходимы 2 журнала регистрации приказов по личному составу. Об этом прямо написано в статье.
          Нумерация и индексация в каждом деле своя. Например, приказам 75-летнего срока хранения можно присвоить индекс (-лс) , а приказам с 5-летним сроком — индекс (-к).
          Сквозная нумерация при правильной регистрации неудобна.

          Ответить
          1. Анна:

            Спасибо. Получается, мне приказы лучше регистрировать с 2014года, делая различную нумерацию.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2012 - 2020 Энциклопедия начинающего предпринимателя