Главная > Документы предпринимателя > Кассовая книга ИП. Инструкция по применению.

Кассовая книга ИП. Инструкция по применению.

Напомню, что с 1 января 2012 года на всех без исключения индивидуальных предпринимателей распространяется кассовая дисциплина, что мы уже обсуждали ранее, в теме «Кассовая дисциплина для ИП». В продолжение темы хочу подробнее рассмотреть правила составления кассовой книги, ведение которой является обязательным при соблюдении кассовой дисциплины.

Итак, что же такое кассовая книга? Как и когда ее следует заполнять? Какие документы необходимы для заполнения кассовой книги? Попробуем во всем разобраться вместе.

В каком виде вести кассовую книгу

Начнем с того, что назначение кассовой книги – учет движения наличных денежных средств в кассе.

Кассовая книга ИПКассовая книга ИП заполняется в соответствии с утвержденными правилами и имеет унифицированную форму КО-4. Ведение кассовой книги возможно как вручную, так и в электронном виде. Для ручного заполнения существует возможность приобрести книгу в магазинах, продающих различные бухгалтерские бланки. Каждая кассовая книга ведется в течение календарного года, не зависимо от количества дней, в которых отражены операции. Если количество листов оказывается недостаточным до окончания года, то на титульном листе указывается период, который охватывает данная книга, а на оставшуюся часть года оформляется новая. При ведении кассовой книги в электронном виде, листы выводятся на печать ежедневно, при условии, что в эти дни проводились какие-либо кассовые операции. По итогам года следует собрать кассовую книгу за прошедший год, при этом ее необходимо сшить, пронумеровать ее листы, подписать и скрепить печатью.

Контроль и ответственность за ведение кассовой книги обычно возлагается на главного бухгалтера, а при его отсутствии ИП лично берет на себя эти обязанности.
Следует отметить, что не стоит пренебрегать ведением и правильным оформлением кассовой книги, т.к. именно она является документом, предоставляющим отчетность по кассе ИП, и при различных проверках именно ее требуют предъявить проверяющие.

Как выглядит кассовая книга ИП

Каждый лист кассовой книги состоит из двух частей – это отчет кассира и вкладной лист кассовой книги. Эти части абсолютно идентичны, за исключением названия. Отделяются они друг от друга пунктирной линией, по которой, после заполнения, их необходимо отрезать.

Разберемся, из чего состоит лист кассовой книги:

В самом верху, около названия документа, проставляется дата, на которую оформляется данный лист, а так же номер листа. Нумерация ведется в течение года. Сразу после этого начинается таблица, включающая в себя все данные, которые необходимо отразить в кассовой книге. В первой строке таблицы указывается остаток наличных денег в кассе, который равен конечному остатку на предыдущий день. В следующих строках указываются операции, которые были проведены в течение рабочего дня. Таблица состоит из следующих граф:

  1. Номер документа. В этой графе нужно указать номер приходного или расходного документа, подтверждающего произведенную операцию (ПКО, РКО). Стоит отметить, что любая операция по кассе должна сопровождаться соответствующим документом. Отсутствие такого документа считается нарушением.
  2. От кого получено или кому выдано. Здесь необходимо указать Ф.И.О. сотрудника или название организации, на имя которой оформлен документ, будь то документ прихода или расхода.
  3. Номер корр. счета, субсчета. Заполнение данной графы необходимо для предпринимателей, обязанных вести бухгалтерский учет. Здесь проставляется номер соответствующего счета, согласно плану счетов. Для ИП, не ведущих бух. учет данная графа не представляет интереса, ее можно оставить пустой.
  4. Приход, руб. коп. В этой графе необходимо проставить цифры, соответствующие суммам приходных операций по кассе. Сумма указывается в рублях и копейках.
  5. Расход, руб. коп. Здесь указываются суммы операций расхода.
  6. Ниже всех записей, в графе «Итого», проставляются общие суммы прихода и расхода.
  7. В графе «Остаток на конец дня», подсчитывается остаток денежных средств в кассе.

В кассовую книгу вносятся данные отдельно по каждой операции.

Кассир ставит свою подпись, как на вкладном листе кассовой книги, так и на отчете кассира. Далее, под надписью о том, что все записи кассовой книге проверены, и все документы в указанном количестве получены, расписывается бухгалтер, которому кассир передает все заполненные документы. Если ИП исполняет обязанности кассира и бухгалтера самостоятельно, то он ставит свою подпись и за кассира, и за бухгалтера.

После того, как все документы оформлены, отчет кассира следует отделить от вкладного листа кассовой книги. Все приходные и расходные кассовые ордера, подкалываются к отчету кассира, который хранится отдельно от кассовой книги. На практике, такие отчеты хранят в папках отдельно за каждый месяц года.

Рассмотрим ведение кассовой книги ИП на конкретном примере:

Предположим, что мы наблюдаем за рабочим днем некоего ИП Иванова И. И., занимающегося оказанием каких-либо услуг населению.

На начало рабочего дня, 1 января, в кассе Иванова И. И. находилась сумма, равная, предположим, 10000,00 рублей. Поставщик, ИП Филиппов Ф. Ф., привез Иванову материалы, необходимые для оказания услуг, на сумму 3000,00 рублей. Расплатившись с поставщиком деньгами из кассы, ИП Иванов оформил расходный кассовый ордер, получив от ИП Филиппова товарную накладную и кассовый чек, подтверждающий произведенную операции. В течение дня Иванов отказал услуги трем клиентам, на суммы равные 1000,00 рублей, 2000,00 рублей и 100 рублей 50 копеек. В конце дня ИП Иванов взял из кассы 5000,00 на личные расходы, подтвердив данную операцию кассовым ордером, указав в поле «Основание» РКО: получение наличных. Как будет выглядеть кассовая книга ИП Иванова И. И. на конец данного рабочего дня? А все просто!

  • Остаток на начало дня: 10000,00
  • 1 строка в таблице: номер документа – 1, кому выдано – ИП Филиппов Ф. Ф., номер корр. счета – прочерк, приход – прочерк, расход – 3000,00.
  • 2 строка: номер документа – 1 (т.к. нумерация ПКО ведется отдельно от нумерации РКО), от кого получено – клиенты, номер корр. счета – прочерк, приход – 3100,50 (все операции прихода денег оформляются одной суммой, т.к. ПКО был составлен на основании Z-отчета, снятого за смену), расход-прочерк.
  • 3 строка: номер документа – 2, кому выдано – ИП Иванов И. И., номер корр. счета – прочерк, приход – прочерк, расход – 5000,00.
  • Итого: приход – 3100,50, расход – 8000,00.
  • Остаток на конец дня: 5100,50.

Именно так выглядит кассовая книга ИП. По итогам дня не забудьте сверить остаток денежных средств в кассе с остатком, получившимся благодаря записям в кассовой книге.

  • Николай Соковнин - главный автор и администратор этого сайта. Цель моего сайта - помочь начинающим предпринимателям и бухгалтерам разобраться в налогах, декларациях и бухгалтерских программах!
  • 2

КОЛИЧЕСТВО КОММЕНТАРИЕВ: 25

Навигация по страницам комментариев:
  1. наталья

    Большое спасибо! Перелапатила много сайтов, пока не нашла ваш. Все четко, грамотно.

  2. Иван

    Добрый день! У меня ИП на усн доходы минус расходы.
    Открываю точку различного пива, просто на вынос не кафе и т.д., и у меня Турагенство, как я понял касса мне обязательно нужна? Если нужна могу ли я использовать один кассовый аппарат на оба вида деятельности? Как вести при этом кассовые документы?

  3. Анастасия

    А подскажите, получается как бы без чеков товарных, я не могу ни у кого ничего купить?

  4. Наталия

    Здравствуйте! Статья,безусловно,полезная,как и все ваши материалы. У меня вопрос: ИП перечисляет деньги с расчетного счета на карту физ.лица. Снимая деньги с карты оплачивает свои хоз.нужды. 1.Нужно ли оформить перечисленную сумму ПКО(деньги-то в кассу не поступают) ; 2. Снята сумма с карты,допустим, 25000 .За день израсходовано 20000, о чем составлен авансовый отчет. Как быть с оставшимися 5000??? Как отразить этот остаток в авансовом отчете???Должен ли быть оформлен на этот остаток ПКО? Спасибо!

  5. Анна

    Николай, если мы ведем кас.книгу в электронном виде, потом распечатываем. Нам нужно потом ее заверять в налоговой? (где-то слух слышала…).
    Второй вопрос: что же все таки нужно писать в РКО предпринимателю, забирающему выручку в конце дня себе – на нужды предпринимателя, на предпринимательские нужды или что-то другое? Спасибо

    • Николай

      1. Кассовая книга ИП в налоговой инспекции не заверяется. Достаточно печати и подписи самого предпринимателя.
      2. Я пишу на личные нужды предпринимателя.

  6. Анна

    Николай, подскажите. В течение дня в банк ИП сдавал деньги (1 -2раза), остаток забрал себе на личные нужды. Вопрос: можно выписать 1ПКО за день или ПКО выписывается каждый раз, когда ИП берет деньги из кассы для сдачи в банк? Спасибо)

  7. Людмиа

    Еще один вопрос. Где-то читала, что кассовую книгу могут проверить не более, чем за 3 предыдущих месяца. Это реально так или за 3 года – как и остальные документы? Напоминаю – ИП на ЕНВД, ККТ нет.

    • Ольга

      Вопрос давно задан, но хочется все-равно написать, чтобы ни у кого сомнений таких не было :)

      Проверяется 3 последних года, для кассовых документов НЕТ исключений.
      И не важно ЕНВД или другая система налогообложения, есть ККМ или нет – “вести кассу” надо. Разумеется если есть движение наличных денег.

      • Николай

        Будем надеяться с 2014 года для ИП кассовую дисциплину отменят. ЦБ готовит соответствующее изменение.

  8. Алексей

    В последнее время и в банках при получении кредитов стали требовать у ИП кассовую книгу!

  9. Светлана

    Из названия темы следует, что только ИП “применяющие ККМ” обязаны вести кассовую книгу – я правильно понимаю, что ИП на ЕНВД, работающий без ККМ не обязан вести кассовую книгу?

    • Николай

      Светлана я поправил 1 абзац. Спасибо, что написали.
      К сожалению, все ИП, независимо от системы налогообложения, должны соблюдать кассовую дисциплину и вести кассовую книгу.

  10. Татьяна

    Если ведем кассу в 1с, без кор. счета никак. Какой счет правильнее использовать, когда ИП забирает деньги из кассы на личные нужды?

  11. Людмиа

    Здравствуйте! Я ИП на ЕНВД, ККТ нет, нет ни бухгалтера, ни кассира. Как я понимаю отчет кассира нужен для отчета внутри организации, а кассовая книга – для проверяющих. Подскажите, пожалуйста, что именно будут проверять надзорники – только кассовую книгу или книгу вместе с отчетами кассира? Спасибо!

    • Оксана

      Налоговый органы (которые теперь осуществляют проверку кассовой дисциплины) запрашивают и кассовую книгу и отчет кассира вместе с приходными и расходными документами.

    • Ольга

      Более того. Еще и лимит остатка налички в кассе надо рассчитать и утвердить, а потом соблюдать непревышение.

      Наличие расчета лимита и документа его утверждающего тоже будут проверять, да еще проверять не превысили Вы этот лимит.

      • Нина

        Расчет лимита нужно подтверждать в налоговой?

  12. Николай

    Читаем, комментируем!
    Нам Важно знать Ваше мнение: понравилась или нет статья? Вопросы, предложения! Что еще хотите услышать?

    • Анна

      Николай, если мы ведем кас.книгу в электронном виде, потом распечатываем. Нам нужно потом ее заверять в налоговой? (где-то слух слышала…). Спасибо

Добавить отзыв