В этой статье я расскажу, в каких случаях работнику нужно оформить дубликат трудовой книжки, как это сделать правильно. А также затрону некоторые нюансы организации работы с книжками, которые необходимо знать каждому предпринимателю.
Нужен ли приказ?
Напомню, что работодатель несет полную ответственность за организацию работы с трудовыми книжками. То есть, предприниматель должен организовать эту работу, но не обязан выполнять её самостоятельно. Можно поручить ведение, хранение и учет книжек своему работнику (бухгалтеру, например). Для этого достаточно издать приказ.
Поскольку приказ о назначении ответственного за ведение книжек является обязательным, возникает вопрос, нужно ли издавать приказ, если книжки будет вести сам ИП (работодатель)?
Ответ нормативные документы не дают, ведь Правила* не учитывали работодателей — ИП.
* Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках»
Поэтому в целях буквального соблюдения закона, я все же советую издать приказ, закрепляющий возложение такой обязанности на самого предпринимателя.
Дубликат трудовой книжки
Правила предписывают работодателю оформлять и выдавать дубликат, если:
- трудовая книжка порвана, обгорела, до безобразия испачкана, т.е. пришла в негодность;
- человек потерял трудовую книжку;
- в книжку была занесена порочащая работника запись (например, увольнение по статье), а суд признал такое увольнение незаконным, изменил формулировку или вообще восстановил работника на работе. В этом случае работник имеет право потребовать оформить ему дубликат, в котором не будет этой записи.
Разберемся, как происходит процесс оформления дубликата:
- Работник пишет заявление, в котором просит оформить дубликат трудовой книжки. Если человек уже не работает, то заявление он пишет последнему работодателю.
- Соблюдая все правила приобретения нового бланка новой трудовой книжки (см. статью), Вы получаете чистый бланк. В правом верхнем углу на страницу №1 (титульный лист) делаете надпись: «Дубликат«. На титульном листе старой трудовой книжки (если она сохранилась) также делаете запись: «Взамен выдан дубликат, серия, №___» .
- По старой книжке считаем общий стаж работы. Если книжка утеряна, то работник должен представить документы с прежних мест работы, которые подтверждали бы периоды работы в этих организациях. Оригиналы справок Вы отдаете работнику, они ему пригодятся для ПФР, а себе оставляете заверенные копии. Если книжка утеряна по вашей вине, то Вы принимаете активное участие в добывании подтверждающих стаж документов.
- Заполняем титульный лист дубликата. Как это сделать, мы уже рассказывали.
- На первом развороте раздела «Сведения о работе» посередине графы №3 записываем суммарный общий стаж работника, который подтвержден документально. Нельзя считать в стаж периоды только со слов работника, обязательно подтверждение документами (справками, копиями или выписками из приказов и личных карточек, и др.).
- Потом все подтвержденные периоды нужно записать в хронологическом порядке:
- название работодателя,
- номер записи,
- дата,
- запись о приеме,
- ссылка на приказ,
- номер записи,
- дата,
- запись об увольнении,
- ссылка на приказ и т.д.
Если есть сведения о переводах, их тоже записываем. Последняя запись будет о работе в вашей фирме. И сделав ее, вы ставите печать только на увольнении в своей организации. Ну и на титульном листе, конечно. Все, дубликат оформлен.
Выдаем книжку работнику: нюансы
Правила разрешают выдавать трудовую книжку работнику на руки только при увольнении. Но есть один случай, когда можно выдать книжку без увольнения. Поскольку обязанность оформлять пенсию снята с работодателя, то работник должен лично предоставить оригинал книжки при обращении в ПФР. Как снять с себя ответственность, если работник вдруг потеряет книжку (или испортит)?
Выход такой:
- работник пишет заявление с просьбой выдать трудовую книжку для оформления пенсии,
- после положительного решения руководителя работник письменно, на этом же заявлении подтверждает факт получения книжки с обязательством вернуть ее своевременно, без каких-либо повреждений и исправлений,
- контролировать возврат книжки.
В других случаях (для предоставления в банк, поиск работы и пр.) работник вполне может обойтись заверенной копией.
Комментарий от 02 февраля 2015 года. С января 2015 года работодатель обязан выдавать трудовую книжку работнику для оформления пенсии. Статья 18 Закона от 21 июля 2014 г. № 216-ФЗ.
Теперь несколько слов о выдаче книжки при увольнении. Иногда работник по разным причинам не является за книжкой в день увольнения. Возникает риск, что работник воспользуется этим фактом и обратится в суд о взыскании неполученного заработка. Ведь Вы лишили его возможности устроиться на работу, не выдав книжку вовремя.
Если Вы не хотите рисковать, нужно как можно скорее отправить работнику письмо (обязательно с уведомлением о вручении) или телеграмму. В письмо вложить уведомление о том, что работник обязан получить книжку в связи с увольнением или дать согласие, чтобы книжку ему отправили по почте.
С момента отправки такого письма Вы освобождаетесь от ответственности за невыдачу книжки. И не забудьте в Книге учета трудовых книжек в двух последних графах указать дату отправления и номер уведомления (письма или телеграммы).
Скачать пособие «Трудовая книжка без ошибок»вы можете на сайте http://slavianna.ru
Здравствуйте! Подскажите, а если человек не работает, и предприятие по последнему месту работы уже не существует, как оформить дубликат трудовой книжки? Трудовая сгорела при пожаре. Все справки из архива по трудовой деятельности собрали. Я понимаю, что ему нужно трудоустроиться, тогда новый работодатель выпишет дубликат. А если такой возможности нет. Существуют какие-нибудь другие способы? Человеку нужно встать на биржу по безработице, но там без трудовой не берут.
К сожалению, других способов Правила не предусматривают. Если у последнего работодателя есть правопреемник, можно обратиться к нему. Можно попытаться оформить дубликат у пред-предыдущего работодателя, объяснив ему ситуацию.
Здравствуйте. Привела меня к вам кадровая беда. Трудовая книжка одного из сотрудников испорчена по моей вине — тушь/чернила для печати пролилась на листы трудовой (на пустые листы); а страницы, что имеют записи читабельны, не испорчены. Соответственно, я должна сделать человеку дубликат, но он просит сохранить имеющиеся записи. А я не могу разобраться как правильно это сделать.
Вот что нашла по этому поводу сама:
О трудовых книжках (с изменениями на 25 марта 2013 года):
«33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.)
Правильно ли я понимаю:
Действие 1. Что я должна в дубликате на главной написать, что это дубликат. Заполнить главную. В старой написать, что выдан дубликат.
Вопрос 1: нужно ли в дубликате писать, что выдан в замен испорченной № такой-то
Вопрос 2: дату заполнения трудовой писать реальной датой заполнения или датой приема в нашу организацию?
Действие 2. На первом развороте посчитать и написать общий стаж из оригинала. Далее перенести записи из оригинала в дубликат.
Вопрос 3: нужно ли эти записи нумеровать? или нужно начать нумерацию с записи о принятии в нашу организацию?
32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
Вопрос 4: Является ли читабельная трудовая книжка подтверждающим документом? Как верно в этом случае сделать запись в графе 4 (на основании чего сделана запись)?
Вопрос 5: Нужно ли еще где-то и что-то указывать, чтобы у другого работодателя не возникло вопросов почему столько записей, а они без печати?
Вопрос 6. Нужно ли составлять акт о том, что трудовая была испорчена по вине Организации? Предусмотрено ли законодательством наказание какое-то за это?
Вопрос 7. Какие документы должны остаться у нас как у предприятия, чтобы в будущим не возникло вопрос по поводу этого инцидента?
Действие 3. Внести запись о своей организации и при увольнении поставить единственную печать на все эти страницы?
Буду благодарна за ответы и/или если \»тыкните пальцем где почитать\» об этом подробнее.
Анастасия, почитать нужно статью, там все ответы на ваши вопросы.
Но я бы в вашем случае подумала над тем, чтобы вшить вкладыш в залитую чернилами книжку. Титульный лист и старые записи ведь в порядке? Ну и хорошо, следующие записи будут во вкладыше.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как быть с оформлением трудовых книжек в Крыму… образцы, утвержденные до 1974 года продолжают «ходить», сотрудники, которые принимаются на работу впервые оформляются по трудовым книжкам РФ, а как быть с трудовыми, которые выдавались в период украинского Крыма? Необходимо оформлять трудовую, как дубликат? С перенесенным общим стажем без собирательств справок с прошлых мест работ? Как это правильно сделать? Что в него входит? Буду признательна за подробный ответ.
Здравствуйте, Светлана! Приятно, что нас читают и новые россияне)))
Если у работника есть только украинская трудовая книжка, то при устройстве на новое место работы уже к российскому работодателю НЕ нужно украинский стаж переносить в дубликат. Как разъясняют юристы, достаточно такому работнику просто оформить новую трудовую книжку российского образца, а старую работник будет хранить для подтверждения прежнего стажа, который также учитывается в РФ с 1 января 2015 года.
В июле зам. министра труда и социальной защиты РФ Сергей Вельмяйкин сообщил, что действующие трудовые книжки жителей Крыма и Севастополя менять не будут. Не знаю, что имел в виду замминистра, и как это будет выглядеть на практике, но думаю, что все-таки будет постепенный переход на ТК российского образца.
Спасибо!