Проверки ГИТ: как подготовить сотрудников к проверке

Первая встреча с инспектором ГИТ при внеплановой проверке всегда происходит неожиданно. Причем первыми сталкиваются с ним именно работники, а не руководитель или сам предприниматель. Поскольку сотрудники не подготовлены к такому визиту, то могут растеряться и сказать что-либо неправильно. Просто потому, что они не специалисты ни в кадровом вопросе, ни в налоговом учете.

Как же подготовить сотрудников к визиту проверяющего?

Инструкция

Каждый сотрудник должен четко представлять, какие действия нужно сделать, чтобы не подставить себя и компанию. Я знаю нескольких предпринимателей, которые даже проводят обучение персонала по этому вопросу. И надо сказать, что четкие инструкции еще никому не повредили. Можно даже эту инструкцию написать, основываясь на нормах закона.

В инструкции прописываем, что:

• сотрудники компании могут участвовать в проверке только с согласия ИП,
• право дать такое согласие или представлять компанию во время проверки имеют только (далее идет перечень должностных лиц),
• сотрудники должны сразу же сообщить руководству о проверке,
• персоналу запрещается отвечать на вопросы проверяющих (это законно).

Памятка

Для работников можно написать памятку о том, как вести себя при проверке. Она содержит те же положения, что и инструкция.

Памятка для работника:

1. Если пришел инспектор с проверкой, незамедлительно сообщите об этом по телефону предпринимателю (или укажите другое лицо) по тел. ____.
2. Проверьте удостоверение инспектора, перепишите его фамилию, имя, отчество, должность, подразделение и т.п.
3. Попросите у инспектора копию или экземпляр постановления о проверке.
4. Скажите проверяющему, что все пояснения и ответы на вопросы вы можете давать только с разрешения руководства.
5. Если проверяющие все-таки настаивают на пояснениях, то отказывайтесь, обосновывая это тем, что вы подписали должностную инструкцию и вас уволят, если вы ее нарушите. В крайнем случае, отвечайте, что все происходит «в соответствии с действующим законодательством».
6. Не предъявляйте документы, которые не относятся к предмету проверки.
7. Если инспектор составит протокол о правонарушении, не отказывайтесь ставить свою подпись. Однако рядом с подписью напишите фразу: «С возражениями». Если проверяющий спросит, когда вы представите возражения, отвечайте, что уполномоченный представитель фирмы с ним свяжется и обговорит этот вопрос.
8. Всегда держите памятку при себе. Не давайте ее в руки проверяющему.

Беседа

Объясните работникам, что проверяющему инспектору при проверке нельзя:

1. Требовать от сотрудников, чтобы они нарушали свои должностные обязанности.
2. Проводить проверку, если нет руководителя или самого ИП.
3. Требовать документы, которые не относятся к предмету проверки.
4. Досматривать личные вещи без согласия работников, обыскивать сотрудников. Эти процедуры требуют специальной санкции.

Не паникуйте сами. В России одно из самых лучших законодательств по защите прав предпринимателей (вы удивлены?). Научитесь им пользоваться.

И напоследок советы от адвоката:

• Никогда не оправдывайтесь, что бы ни происходило.
• Никогда не бойтесь: тот, кто пугает, боится больше, чем вы.
• Что бы ни происходило, не давайте денег и подарков.
• Всегда требуйте от проверяющих давать ссылки на соответствующие статьи законов и показывать их вам.
• Всегда находитесь рядом с проверяющим и записывайте каждое его действие, каждый шаг, каждое слово.
• Будьте с ними вежливы и строги, всегда используйте закон.
• Обращайтесь к ним только по званию и никогда по имени отчеству.
• Отошлите подальше всех сотрудников, не имеющих отношения к проверке, они должны работать, а не нервничать из-за результатов проверки.

В следующей статье я расскажу о нюансах документарной проверки и о том, как  обжаловать результаты проверки.