Наши читатели заинтересованы не только в том, чтобы правильно и быстро подсчитать товарно-материальные ценности (ТМЦ), но и в том, чтобы оформить все бумаги в соответствии с нормами закона. Ведь по итогам инвентаризации мы планируем наказывать материально ответственных лиц (МОЛ).
Давайте разберемся, как Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Минфином, предлагают проводить инвентаризацию ТМЦ.
Правила подсчета
Очевидно, что при пересчете товара магазин лучше закрыть, продажи прекратить, приемку нового поступления отложить. Но Указания не запрещают проводить инвентаризацию в работающем магазине.
Итак, основные правила.
1. Руководитель организации должен обеспечить комиссию рабочей силой и измерительными приборами, ведь товар нужно перетаскивать, обмерять, взвешивать. Комиссия пересчитывает (взвешивает, обмеряет) товар в присутствии МОЛ, результаты подсчета заносит в oписи по каждому наименованию. Нельзя вносить в описи данные со слов материально ответственных лиц.
2. Если товар находится в нескольких местах, то пересчет происходит в каждом помещении отдельно, при этом помещение, в котором уже проведена ревизия, опечатывается.
3. Если во время ревизии нужно принять товар, то он принимается в присутствии комиссии, а приходуется уже после инвентаризации. Для вновь принятых товаров нужно оформить отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».
4. Если инвентаризация длительная, то в порядке исключения можно отпустить ТМЦ материально ответственным лицам. Для этого нужно оформить письменное разрешение, подписать его у руководителя и главного бухгалтера. Ценности отпускаются в присутствии комиссии и заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».
5. Считать нужно не только товары, которые есть в наличии на складе, но и товары отгруженные, но пока не оплаченные. Для этого сверяют данные учета с соответствующими документами. Указания обращают особое внимание, что комиссия должна проверять правильность отражения данных документов в бухгалтерском учете, чтобы исключить дублирование проводок одного и того же документа и несогласованность корреспондирующих счетов. Описи ТМЦ, отгруженных, но не оплаченных в срок, хранящихся на складах других организаций, заполняются отдельно.
6. Если товар хранится в неповрежденных упаковках поставщика, то допускается сделать выборочную проверку нескольких упаковок, а в опись занести количество на основании расчета.
7. Если инвентаризация длится несколько дней, то при уходе инвентаризационной комиссии домой, все помещения обязательно опечатываются, а описи во время отсутствия комиссии (в обед, ночью) хранятся в сейфе в опечатываемом помещении.
Заполнение описей
Методические указания очень подробно расписывают правила заполнения инвентаризационных описей. Все инвентаризационные формы перечислены здесь — Пeречень документов
Как оформить итог на каждой странице описи, как исправить ошибку, как прочеркиваются незаполненные строки, какая отметка делается на последней странице описи, — все это очень подробно расписано в п. 2.9-2.11 Указаний.
Если инвентаризация проводится при смене материально ответственных лиц, принявший имущество расписывается в получении, а сдавший – в сдаче ТМЦ.
Контрольные проверки
После инвентаризации можно провести контрольные проверки правильности проведения ревизии. Эти проверки проводит инвентаризационная комиссия при участии МОЛ до открытия помещений, где производился пересчет товаров. Результаты этих проверок заносятся в акты, которые регистрируются в специальном Журнале учета контрольных проверок
Между инвентаризациями можно проводить выборочные проверки отдельных групп ТМЦ. В любом случае, для проведения проверки необходимо издать приказ.
Системы штрихкодирования
Все стороны заинтересованы в том, чтобы ревизия прошла максимально быстро и точно. И хотя в Указаниях нет упоминания о том, что пересчитывать можно с использованием терминалов сбора данных по штрихкодам, этот способ вполне законен.
Многие магазины уже не представляют себе иного варианта подсчета товаров, ведь терминалы считывают не только наименование, но и размер, вид, сорт, артикул.
Специалисты советуют формировать сразу две группы, сканирующие товары. Для чего? Чтобы исключить вероятность ошибки. Дело в том, что при этом подходе получится два полных документа с остатками. При сравнении этих документов обязательно увидите, что при подсчете некоторых позиций получились разные результаты. Эти позиции можно пересчитать. А вероятность того, что обе группы сделали ошибку в подсчете одной и той же позиции, крайне мала. Такой подход дает более точный результат.
В следующей статья я расскажу о том, как оформить результаты инвентаризации.
