Процедура оформления отпуска без сохранения заработной платы достаточно проста, но все же имеет некоторые нюансы, о которых необходимо помнить. Проверьте, все ли вы делаете правильно.
Заявление
Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется только по просьбе работника. Эта просьба выражается в письменном заявлении. Например, просьбу можно выразить так: «Прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы на 5 календарных дней с 17 ноября по 21 ноября 2014 года в связи с бракосочетанием»
Указывать причину в заявлении желательно, иначе работодатель не сможет определить, насколько уважительной она является. Если отпуск положен работнику по закону (см. предыдущую статью), то к заявлению прилагаются соответствующие документы (справки, удостоверения).
Приказ
Следующий документ, который нужно оформить – приказ о предоставлении отпуска. Он имеет унифицированные формы Т-6 (или Т-6а, если отпускаем сразу нескольких работников). И вот при заполнении этих форм возникает вопрос: нужно ли в приказе указывать период работы, за который предоставляется отпуск?
Оформляя ежегодный оплачиваемый (очередной) отпуск, период мы указываем обязательно. А зависит ли отпуск за свой счет от рабочего периода? Трудовой кодекс или какой-либо подзаконный акт не содержит прямого ответа на этот вопрос. В интернете вы можете встретить самые разные рекомендации, но я считаю, что период указывать нужно. И на это нас наталкивают две нормы трудового кодекса.
Во-первых, статья 128 ТК РФ, которая привязывает предоставление отпусков без сохранения заработной платы некоторым категориям работников к определенному периоду — году. В прошлой статье мы говорили уже о них, это отпуска, положенные работающим пенсионерам, инвалидам, ветеранам войны и боевых действий.
Во-вторых, статья 121 ТК РФ, которая заставляет нас считать стаж, дающий право на ежегодный отпуск. В соответствии с этой статьей мы должны следить, сколько дней отпуска за свой счет взял работник в каждом рабочем году. И отодвигать рабочий период, если такой отпуск превысил 14 календарных дней.
Поэтому, предоставляя работнику отпуск без сохранения заработной платы, обязательно указываем период, за который он предоставляется. В некоторых случаях в периодах легко запутаться: например, когда ежегодный отпуск мы предоставляем в ноябре 2014 года за предыдущий рабочий год (скажем, за период с 01.04.2013 по 31.03.2014.), а 20 дней отпуска за свой счет работник брал в октябре 2014 года. Какой рабочий период следует сдвинуть на 6 календарных дней: тот, за который сейчас оформляем отпуск, или следующий? Я придерживаюсь мнения, что отпуск без сохранения заработной платы нужно привязывать к тому рабочему году, в котором он был фактически использован.
То есть, в нашем примере отпуск без сохранения заработной платы, использованный работников в октябре, следует привязать к следующему рабочему году (с 01.04.2014 по 31.03.2015).
Личная карточка
После того, как мы издали приказ и ознакомили с ним работника, нужно сделать отметку в личной карточке в разделе «Отпуск». Чтобы корректно отслеживать стаж для предоставления ежегодных отпусков, указываем период, за который предоставляется отпуск за свой счет.
Записка-расчет и табель учета рабочего времени
Поскольку отпускные не выплачиваются, то нет необходимости составлять записку-расчет. В табеле все дни отпуска без сохранения заработной платы отмечаются кодами «ДО» (если вы используете буквенные коды) или 16 (цифровые коды), а вместо рабочих часов ставим прочерк.
О чем предупреждаем работника, который много гуляет «за свой счет»
- Если во время отпуска без сохранения заработной платы работник заболеет, то больничный ему выпишут не с первого дня болезни, а только после окончания этого отпуска. И оплачены будут не все дни нетрудоспособности, а только те, которые вышли за пределы отпуска. Например, отпуск за свой счет работник взял с 11 по 30 ноября, а заболел 25 ноября. Листок нетрудоспособности будет выдан ему с 1 декабря, с этого же дня и будет начисляться пособие.
- Если заболеет ребенок, то пособие по уходу за ребенком также оплачено не будет.
- Болезнь и праздничные дни не удлиняют отпуск без сохранения заработной платы.
- Поскольку зарплата во время отпуска за свой счет не начисляется, это уменьшит общую сумму заработка за два года. И в следующем году размер пособий будет меньше.
- Если работник берет отпуска за свой счет часто или помногу, то рабочий год у него сдвигается, и при увольнении компенсация за неиспользованный отпуск у него будет меньше.
- Периоды отпуска без сохранения заработной платы исключаются из страхового стажа, который учитывается при назначении пенсии.
Анечка , простите !Но ответа на свой вопрос не нашла (
Начальник участка в отпуске не был 4 года (((
Что делать мне сейчас ?
Могу отправить за 2 года предшествующих только ? А с остальными ?
Подскажите , пожалуйста )))
Все непредоставленные отпуска сохраняются. Постепенно предоставляете отпуска за прошлые годы, не перескакивая периоды. И учтите, что запрещено не предоставлять отпуск в течение двух лет )))
Спасибо , будем отправлять )))
Добрый день! Подскажите как правильно оформить табель учета рабочего времени. Работодатель предоставил путевки в санаторий за счет предприятия 4 работникам. Отпуска (очередные и дополнительные) отгуляли в январе 2016 год. Как я думаю работникам надо написать отпуск за свой счет?
Варианта два:
— либо оформить отпуск за свой счет,
— либо оформить ежегодный отпуск (следующий) авансом, если позволяет период.
Аня, а приказ на отпуск без сохр.зарплаты хранится 5 или 75 лет?
Могу ошибаться, но думаю — 75 лет.
Вы правы, Николай. 75 лет
А приказы на очередной отпуск — 5 лет?
Да, приказы на ежегодный отпуск имеют срок хранения 5 лет.
О том, как узнать срок хранения того или иного приказа, можно прочитать в статье http://slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/kakie-zhurnaly-registracii-kadrovyx-dokumentov-neobxodimy/
Аня, подскажите, как будет правильнее. Сотрудница ПО 31 декабря была в отпуске без содержания… с января она опять уходит в такой же отпуск. заявление и приказ делается С 1 или 12 января?
С 12 января, ведь до 11 января и так все отдыхали. К тому же, зачем увеличивать количество дней отпуска за свой счет?
Спасибо. а в рсв я потом пишу 2 периода. и з/пл я не начисляю за 11 дней вообще?
Аня, проверьте, пожалуйста, сотрудник уходит в отпуск допустим с 12 декабря 2014г (20 календарных дней в декабре).
1. Не берем в расчет с 1 по 8 января или только 1 и 7 января? т.е. у работника отпуск будет по 17 января или по 10 января?
2. 17 и 10 января — это субботы. в приказе так и пишем по 17 (или 10)?
Спасибо)
Анна, все «красные» дни НЕ включаются в ежегодный оплачиваемый отпуск, при подсчете мы их перепрыгиваем в календаре. «Красными» являются все дни с 1 по 8 января включительно.
Следовательно, в вашем примере 28 календ.дней будут с 12 декабря по 16 января. Эти даты и будут фигурировать в приказе.
Для полной ясности: на работу — 17.01.
Спасибо) смутило , что 3 и 4 -выходные. вдруг они в этом году не включаются в новогодние каникулы))). а 9-е января тоже красн день..
Анна, каким образом дни отпуска за свой счет учитываются в страховом стаже при назначении пенсии?
В страховой стаж входят только те периоды, за которые начислялась заработная плата, а, следовательно, и страховые взносы в ПФР. Во время отпуска за свой счет зарплата не начисляется, следовательно весь период считается «не застрахованным».
При составлении отчета ПФР, мы обязательно выделяем периоды, когда работник находился в отпуске за свой счет, тем самым уменьшая его страховой стаж.
Анна, спасибо за ответ!
Аня, спасибо вам за статью!