Как удержать отпускные, если размер удержания превышает 20% выплаты?

Недавно столкнулась с такой ситуацией: работник отгулял отпуск авансом, потом неделю проработал и уволился. Сумма удержания за переиспользованный отпуск составила почти 50% от начисления за месяц. Бухгалтер, новенькая девушка, была в панике: можем ли удержать такую сумму? А вдруг нарушим закон?

В прошлой статье мы говорили о том, что удержать отпускные, если совсем нет начисления за месяц, нельзя даже по суду. Единственный вариант – добровольный возврат в кассу. А теперь посмотрим, как поступить, если начисление есть, но размер удержания велик.

Удерживать можно не всегда

Итак, статья 137 ТК РФ разрешает удерживать из зарплаты сумму за неотработанные дни отпуска, если работник увольняется, а рабочий год не отработан полностью.

Но не всегда. Эта же статья перечисляет основания, увольняя по которым удерживать излишне выплаченные отпускные нельзя, даже если очень хочется. К счастью, такие основания увольнения встречаются нечасто, но знать о них нужно. Я перечисляла их в статье «Правила расчета удержания за неотработанный отпуск», поэтому повторяться не буду.

Итак, если работник увольняется по другим основаниям, в том числе по собственному желанию, то удерживать неотработанные отпускные можно.

Все основания увольнений здесь.

Превышение 20% порога

Если удерживать разрешено, то в чем загвоздка? А загвоздка в статье 138 ТК РФ, которая устанавливает, что размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20%. Большинство бухгалтеров не смотрят на эту статью, удерживая всю полагающуюся сумму. А как правильно?

Как это водится у нас в стране — возможны варианты. Например, Консультант Плюс советует поступить так:

• Сделать расчет, включив удержание в размере 20% от суммы выплаты.
• Оставшуюся сумму задолженности оприходовать приходным кассовым ордером после выдачи.
• А чтобы не было проблем при проверках, нужно заручиться согласием работника, для чего, по мнению Консультанта, достаточно издать приказ (пример приказа об удержании). Работник ознакомится с ним и согласится.

Очень уважаю систему Консультант Плюс, но рискну высказать два замечания.
Во-первых, приказ — это не тот документ, который спрашивает согласие. Приказ ставит работника уже перед фактом удержания.
Во-вторых, совсем не обязательно рассказывать работнику весь алгоритм удержания, если он не интересуется. Часто достаточно выдать на руки уже окончательную, нужную сумму, попросив работника расписаться во всех необходимых документах.

А если работник не согласится возвращать часть отпускных? Боюсь, что в этом случае работодатель останется в минусе.

Оценка рисков

Рассматривая какую-либо проблему, у которой нет однозначного решения (а в трудовых отношениях таких множество), я сначала выясняю, какое наказание мог бы назначить проверяющий, если бы он пришел проверять именно этот вопрос и наткнулся как раз на спорную ситуацию.

В данном случае нарушение является разовым, не длящимся. Следовательно, риск пострадать есть только в одном случае – если проверка нагрянет в течение двух месяцев после увольнения работника. Предположим, проверяющий пришел, посчитал расчет неправильным. Цена вопроса —  1 тыс. руб. штрафа. Какова вероятность проверки? Практически нулевая, если работник сразу после увольнения не побежит жаловаться именно на факт незаконного удержания.

Из всего этого следует, что удержание нужно каким-либо образом с работником согласовать, причем получив его письменное согласие. Поэтому я поступила бы так (вопрос больше бухгалтерский, но важен принципиальный подход):

• Взяла бы с работника письменное согласие (по типу заявления, что согласен с удержанием, так как не отработал рабочий год, в счет которого получил отпуск). Некая гарантия, что работник не будет жаловаться.
• Удержала бы полную сумму, не заморачиваясь с приходным ордером и возвратом.
• Чтобы снять с себя единоличный груз ответственности (как с бухгалтера) настояла бы на издании приказа об удержании. Хотя, честно сказать, не вижу в нем особого смысла. Перестраховка.