Основы расчета заработной платы сотрудников

Каждый человек, начиная заниматься индивидуальным предпринимательством, должен подумать о том, будет ли он осуществлять деятельность в одиночку либо наймет для этих целей сотрудников. При втором варианте развития событий ему необходимо тщательно изучить вопрос расчета зарплаты, поскольку это является одним из основополагающих факторов установления взаимовыгодного сотрудничества между работодателем и работником.

Кроме того, данный момент тщательно регламентируется и контролируется со стороны государства, чтобы работодатель не превысил свои полномочия и соблюдал принятое законодательство по труду.

Правила исчисления заработной платы

Итак, в первую очередь необходимо знать о том, что в РФ существует минимальный размер оплаты труда (МРОТ), который на 2014 год составляет 5 554 руб. В соответствии со ст. 21 Трудового кодекса размер начисленной заработной платы не может быть ниже МРОТ, при этом оклад, устанавливаемый в штатном расписании, может быть ниже 5 554 руб. В этом случае работодатель может установить компенсационные выплаты и добавки, которые увеличат начисленную зарплату до МРОТ или выше. Если таковых не планируется выплачивать, то оклад должен быть равен или выше минимального размера оплаты труда.

Следует сказать о том, что в штатном расписании предусматриваются различные характеры и графики работы. В соответствии с этим зарплата может быть рассчитана исходя из отработанных дней либо часов, если сотрудник работает посменно или по графику.

Рассмотрим эти два варианта (при условии, что сотрудник отработал полный месяц без ухода на больничный или в отпуск, а его оклад составляет 5 500 руб.).

1. Те сотрудники, зарплата которых рассчитывается по окладу, обязаны отработать 8 часов в день и 40 часов в неделю. При этом за полностью отработанный месяц они получат весь оклад, то есть 5 500 руб.
2. Те сотрудники, которые работаю по графику, получат заработную плату в соответствии с тем временем, которое они фактически отработали, то есть заработок напрямую зависит от их выработки (указывается в табеле отработанного времени). При этом в расчете используется норма часов месяца, которая в разные периоды может различаться. Так, в мае она составляет 151 час, а в июле – 184 часа.

Если сотрудник в июле отработал, к примеру, 176 часов, то расчет по графику будет выглядеть следующим образом:

• 5 500 руб. / 184н\ч *176ч = 5 260,87 руб.

Как видим, в обоих случаях начисленная заработная плата составляет меньше минимального размера оплаты труда, а потому работодатель обязан либо увеличить оклад, либо использовать какие-то специальные выплаты и надбавки стимулирующего характера. К примеру, это может быть надбавка за выслугу лет, которая устанавливается в процентном отношении к оплачиваемым дням. При этом, надбавка может варьироваться в зависимости от того количества лет, которые сотрудник проработал у ИП. Например, если его стаж в организации минимален, можно установить надбавку 20%. В нашем случае расчет будет выглядеть следующим образом:

• 5 260,87 руб. * 1,2 = 6 313,04 руб., что уже превышает МРОТ, а, следовательно, соответствует принятому законодательству.

Существуют и другие надбавки и выплаты поощрительного и стимулирующего характера, например, за выполнение плана, за расширение зоны обслуживания или за вредность. Все они должны быть прописаны в коллективном договоре, а при приеме сотрудника на работу необходимо проводить его ознакомление с этим локальным документом компании под роспись.

Кроме того, во многих регионах существуют специальные районные коэффициенты и процентные надбавки, которые в обязательном порядке должен учитывать работодатель. Эти проценты увеличивают сумму начисленной зарплаты, что также можно учитывать при установлении окладов. Например, в нашей ситуации работник проживает в Оренбургской области, где действует районный коэффициент 1,15.

В соответствии с этим:

• 6 313,04 руб. * 1,15 = 7 260 руб.

С начисленной заработной платы работодатель обязан удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ), ставка которого составляет 13%. При этом он обязан перечислить налог в бюджет государства в тот же день, когда выплатил деньги работнику (если перечислял деньги через банк) или не позднее следующего дня (если выдавал деньги через кассу). Вне зависимости от того, какого рода плата будет произведена – аванс или окончательный расчет, НДФЛ должен быть перечислен в казну государства в установленный срок.

Необходимо учесть, что работник, имея детей до 18 лет, может рассчитывать на стандартный налоговый вычет – на одного ребенка 1 400 руб., на двух 2 800 руб., на следующих по 3 000 руб. на каждого. Чтобы получить такой вычет, сотрудник обязан предоставить копию свидетельства о рождении, в соответствии с которым он будет предоставлен. Схема предоставления вычета заключается в том, что от начисленной зарплаты отнимается размер вычета, а полученный результат умножается на ставку 13%.

В нашем примере удержание налога с начисленной суммы будет равняться:

• 7 260 руб. *13% = 943,80 руб. (если сотрудник не имеет детей)
• (7 260 руб. – 1400) * 13% = 761,80 руб. (если сотрудник имеет одного ребенка)

При первом варианте работник получит на руки 7.260 руб. – 943,80 руб. = 6.316,20 руб.; а при втором варианте 7.260 руб. – 761,80 руб. = 6.498,20 руб.

Кроме этого в Налоговом Кодексе указан перечень выплат социального характера, не облагаемых налогом, к которым относятся, например, государственные пособия или компенсационные выплаты. Их размер также не учитывается при расчете налога, а расчет производится аналогично, как и при использовании стандартного вычета.

Оформление документов при исчислении заработной платы

Перед началом месяца на сотрудников, которые работаю посменно, составляется график выхода на работу. По прошествии месяца специалист отдела кадров или иное уполномоченное лицо обязан составить табель учета рабочего времени, в котором проставляются все отработанные дни или часы сотрудников. На основе этого документа будет начисляться заработная плата, а потому он должен отражать фактическое количество отработанного времени каждым сотрудником.

Расчет заработной платы можно увидеть в расчетном листке, который распечатывается из программы или составляется вручную на каждого сотрудника. В нем отражаются суммы, которые ему начислены согласно табелю, различные стимулирующие надбавки, расчет больничных листов и районные коэффициенты. Кроме того, в нем отражается начисленная сумма налога, которую необходимо будет перечислить в бюджет государства.

Окончательная сумма, подлежащая выплате сотруднику, находится в графе «долг за предприятием на конец месяца». Эту сумму необходимо будет перечислить сотруднику через банк на зарплатную карту либо выдать через кассу. Если зарплата перечисляется на лицевой счет сотрудника, то, как правило, банк запрашивает реестр с пофамильным перечнем сотрудников и их лицевых счетов по заранее установленному образцу. Если зарплата выдается через кассу, необходимо создать в программе или создать вручную расчетную ведомость, в которой сотрудник будет расписываться за полученные денежные средства.