Общая схема проведения инвентаризации

Чтобы результаты инвентаризации могли служить основанием для последующих юридических действий (вычеты из зарплаты материально ответственных лиц, дисциплинарные взыскания, списание ТМЦ и т.д.), нужно правильно провести и задокументировать всю процедуру сверки.

В статье мы рассмотрим общую примерную схему, которая прописана в действующих Методических рекомендациях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Шаг. 1. Создание комиссии

В первую очередь, нужно создать инвентаризационную комиссию. В Рекомендациях советуют создавать постоянно действующую комиссию. Но, изучив судебную практику по данному вопросу, можно сказать, что законом признаются и разово созданные комиссии. Для этого достаточно издать приказ о проведении инвентаризации, который имеет особую форму (Приказ о проведении инвентаризации).

Если же у вас достаточно большой объем товарных или иных материальных ценностей, которые нужно пересчитывать, то можно создать несколько рабочих комиссий для пересчета на своем участке.

Как специалист по документам отмечу, что работу постоянных образований регламентирует какой-либо локальный акт. Поэтому, создавая постоянную комиссию, нужно принять и соответствующее Положение об инвентаризационной комиссии, в котором прописать:

•   Состав комиссии (не менее 3 чел.). Лучше указать только должности, а не фамилии членов комиссии. Тогда при смене работников не нужно будет заново переделывать этот локальный акт.
• Полномочия и обязанности комиссии (имеет ли комиссия право закрывать магазин или склад, требовать от работников выполнения каких-либо действий, т.п.).
• Сроки проведения и утверждения результатов инвентаризации.

Учтите, что наличие Положения не отменяет издания приказа об инвентаризации каждый раз при проведении этой процедуры. Все приказы о проведении инвентаризации нужно регистрировать. Рекомендации предлагают делать это в специальном Журнале.

И еще важный момент: не создавайте большие по численности комиссии, которые сложно будет собрать в момент ревизии. Ведь если будет отсутствовать хотя бы один член комиссии, то результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными. Ограничьтесь численностью в 3-5 человек. Обязательно включается представитель администрации и бухгалтер. Другие должности – на ваше усмотрение. Можно в комиссию включить и независимого эксперта. Материально ответственные лица в комиссию не включаются.

Шаг 2. Закрытие базы

При подготовке к ревизии нужно проверить все проводки в базе ПК. Мне приходилось не раз проводить инвентаризации, и главная проблема была не в точности подсчета, а именно в некорректном учете в базе (отрицательные остатки, двойные проводки или не учтенные документы).

Непосредственно перед пересчетом комиссия должна получить отчеты о движении ТМЦ (остатки, по которым будет сверяться фактическое наличие). Чтобы потом не было споров, с материально ответственных лиц нужно взять расписки, что

к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество ны в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Шаг 3. Пересчет

Этот этап самый длительный и важный. Проведению подсчета мы посвятим следующую статью. Сейчас отметим только, что описи  или акты составляются всегда в двух экземплярах. Комиссия несет полную ответственность за точность этих записей.
Методические рекомендации разрешают заполнять описи на ПК. Но если вы заполняете их от руки, то делать это нужно обязательно шариковой ручкой, без помарок и подчисток. О том, как заполнять опись, как вносить в нее исправления, в Рекомендациях написано очень подробно (п.2.9).

И главное: подсчет (взвешивание, обмер и пр.) комиссия проводит только в присутствии материально ответственного лица, которое тоже подписывает опись и ставит расписку, что все подсчеты проводились в его присутствии и претензий к комиссии это лицо не имеет.

Шаг 4. Оформление результатов

Результаты инвентаризации вносятся в акты (ведомости, описи), форма которых тоже разработана Госкомстатом. Здесь полный Перечень документов по результатам инвентаризации: формы и указания по заполнению. Подробнее мы обязательно рассмотрим и этот этап.

Шаг 5. Анализ результатов и принятие мер

Обычно меры принимаются при обнаружении недостачи или излишков. И то, и другое одинаково плохо. Тому, какие меры можно принять к материально ответственным лицам, мы тоже посвятим очень подробные статьи в рамках этого цикла.

Итак, схема проведения инвентаризации не сложная, но  провести ревизию не так то просто. Со всеми нюансами пересчета ТМЦ будем разбираться  в следующей статье.