Предприниматели, как правило, уделяют мало внимания кадровому делопроизводству, считая его обременительным и ненужным. Да, это дополнительная обязанность, которую очень не хочется выполнять. Кроме того, в трудовом законодательстве нет нормы, устанавливающей необходимость регистрации кадровых документов.
В этой статье мы расскажем, почему и зачем регистрация все же нужна, и какие документы необходимо регистрировать.
Зачем и почему нужна регистрация?
В нашей стране действуют законы, инструкции, ГОСТы, регулирующие правила делопроизводства вообще и государственных структур в частности. Необходимость регистрации кадровых документов вытекает из общего порядка ведения делопроизводства.
И поэтому все работодатели, которые издают приказы, получают и отправляют юридически значимые документы, должны знать и выполнять общие правила, установленные в государстве.
Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления (п. 65 ГОСТ Р 15141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Как видно из определения, регистрация фиксирует факт создания документа, этим самым придавая ему юридическую силу. Т.е. приказ вступает в силу и начинает действовать с момента его подписания и регистрации.
Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).
В судебной практике очень часто встречается ситуация, когда кадровый документ суд не принимает в качестве доказательства. Почему? Да потому, что признает его не имеющим юридической силы из-за неправильного оформления.
Поэтому все самые важные документы, которые регулируют трудовые отношения (особенно те, которые будут являться основанием увольнения работника), нужно обязательно регистрировать.
Какие это документы?
- все виды приказов по личному составу;
- уведомления работников ;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- личные дела работников;
- трудовые книжки;
- справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.);
- протоколы;
- акты;
- командировочные удостоверения.
Обязательно регистрируются письма, которые Вы направляете в различные сторонние организации, потому что только после регистрации факт издания письма будет подтвержден.
Нужно ли регистрировать заявления работников и служебные записки?
По логике, да, нужно. Эти документы являются основаниями к приказам и могут быть затребованы для уточнения каких-то вопросов в спорных ситуациях. Т.е. понадобится доказать, что документ был создан или получен именно в этот день. А это может доказать только факт регистрации.
Но на практике в небольших организациях заявления работников и служебные записки не регистрируются. Юристы советуют в каком-либо локальном акте (в крайнем случае, приказе) закрепить список нерегистрируемых документов и правила кадрового документооборота в вашей фирме.
В следующей статье мы продолжим тему регистрации и поговорим о журналах регистрации приказов по личному составу.
Если у Вас возник вопрос, смело задавайте его в комментариях, мы рады помочь Вам.
Вычитала на сайтах о кадровом деле, что нужен еще Журнал учета проверок. Для ИП это обязательно?
Обязательно.
«Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля» можно завести при первой проверке.
Добрый день! Николай, подскажите, ИП (менее 10 работников). Можно ли регистрацию документов вести в электронном виде или обязательно вести тетради учета? (можно в данном случае завести обычную тонкую школьную тетрадь?). Спасибо
Документы можно регистрировать в электронном виде, но только в специальных программах.
Хотя в суде предпочтение отдается журнальным формам регистрации. Для этого подойдут и школьные тетрадки, но правильно оформленные.
Подробнее о способах регистрации читайте в следующей статье на этой неделе.
Спасибо. Ждем статью! уже поделилась знаниями от Вас со знакомыми. Еще вопрос. В данный момент мне начать регистрацию с 2013, 2014 года или с начала деятельности?
Я бы начала с начала 2013 года.
трудовые договора и соглашения (изменения, дополнения) регистрируются в одном журнале или разных? Спасибо
можно в одном.
Анна, получается нет такого понятия, как «Книга приказов» и правильно говорить «Журнал регистрации приказов»?
Да, «Журнал (или Книга) регистрации приказов».
Добрый день подскажите пожалуйста в каком журнале регистрировать заявление сотрудника о предоставлении ксерокопии трудовой книжки.
Можно такие заявления регистрировать в журнале входящей документации, если таких заявлений мало, и нецелесообразно для них заводить отдельную регистрационную форму.