До 2017 года микро-компании обязаны были вести кадровый учет как «большие». Теперь ТК РФ (глава 48.1) позволяет микропредприятиям упростить кадровый документооборот. Давайте разберемся, насколько проще становится оборот документов у этой категории работодателей.
Напомню, что к «микро» относятся организации, потребительские кооперативы, фермерские хозяйства и ИП, среднесписочная численность которых за прошедший год не превысила 15 человек, а доход – 120 млн. рублей.
От каких ЛНА можно отказаться
Внимательно прочитаем статью 309.2 ТК РФ:
Работодатель … вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие).
Эта размытая и неконкретная формулировка как бы позволяет отказаться и от «других документов», оставляя список открытым. От каких? Только от локальных актов, в которые мы «запаковываем» какие-либо нормы трудового права.
Кроме указанных в статье ЛА это могут быть другие положения (об аттестации, о структурных подразделениях, об испытательном сроке и т.п.). Надо сказать, что у микрокомпаний и в помине не было этих «других» локальных актов, от которых им предложили отказаться. Да, ПВТР и Положение об оплате (или о премировании) были обязательными в силу различных норм не только ТК РФ, но и Налогового кодекса. Вот от них и отказываемся, перенося все положения этих актов в текст трудового договора.
В принципе, можно отказаться еще от рабочих и должностных инструкций, если все обязанности работника перенести в ТД.
Таким образом, перечень документов, от которых можно отказаться, не такой большой, как хотелось, и очень спорный. Поэтому нужно отказываться только от тех документов, которые указаны в законе напрямую.
От чего отказаться нельзя
Ни от графика отпусков, ни от документа, утверждающего форму расчетного листка, отказаться нельзя. Именно эти упрощения были заявлены в начальном проекте закона, но потом исчезли из текста главы. Значит, законодатель посчитал, что эти документы нужны.
Кадровые приказы по своей сути не являются локальными актами, это распорядительные документы, закрепляющие волю работодателя. От них тоже микропредприятия отказаться тоже не могут.
Штатное расписание – это, конечно, локальный акт. Но он не содержит норм трудового права, это больше организационный документ. Его отсутствие вызовет проблемы не только при процедуре сокращения штата (штат нигде не закреплен), но и при проведении спецоценки (по ШР определяют количество рабочих мест, на которых оценивают условия труда). Я уже не говорю о том, что в штатке мы закрепляем оклады и надбавки.
Вопрос о том, можно ли «упростить» Положение о защите персональных данных работников, сейчас очень спорный. Лучше от него не отказываться, потому что данный ЛА содержит не только нормы, указанные в ТК РФ, но в большей степени — это требование закона «О персональных данных». А за нарушение этого закона с 1 июля 2017 года предусмотрены большие штрафа сразу по семи составам.
Можно ли не вести трудовые книжки работникам
Отказаться нельзя и от ведения трудовых книжек. Норму о том, что микро-работодатели смогут по соглашению с работником не делать записи в его трудовую книжку (или не оформлять новую книжку, если работник не имеет стажа), депутаты забраковали еще в первом чтении.
К сожалению, до сих пор я слышу на семинарах, что маленьким компаниям разрешено трудовые книжки не вести. Это не так. Такая обязанность осталась. Все документы, которые сопровождают ведение книжек, тоже оформляем обязательно:
- приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек,
- Книгу учета движения книжек,
- и приходно-расходную книгу по учету бланков.
В следующей статье я расскажу, как перейти на упрощенную схему документооборота, если вы приняли такое решение. А также поговорим, каковы плюсы и минусы такого перехода.
