Как утвердить и выдать расчетный листок правильно

Небольшая заметка о расчетном листке вызвала массу вопросов. Что такое расчетный листок? Почему его нужно обязательно выдавать? Как правильно утвердить и выдать этот документ? Попробуем ответить на эти вопросы в статье.

Как разработать расчетный листок?

Обязательность письменно извещать работников о том, каким образом сложилась его заработная плата, устанавливает статья 136 ТК РФ. Причем это касается всех работодателей, независимо от способа выдачи зарплаты.

А известить работника можно с помощью расчетного листка. Расчетный листок — это документ, в котором отражены все составные части заработной платы работника, всевозможные компенсации и удержания, а также выведена сумма, подлежащая выплате.

Форму листка закон предлагает работодателю разработать самостоятельно, ведь законодательно утвержденной формы нет. Многие работодатели используют ту форму расчетного листка, которая есть в бухгалтерской программе (1С и др.). См. Образец расчетного листка.

Но нужно учесть, что в листке должны быть указаны все составляющие, которые предусмотрены ст. 136 ТК РФ, а именно:

1. составные части заработной платы, причитающейся работнику;
2. размеры иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
3. размеры и основания произведенных удержаний;
4. общая денежная сумма, подлежащая выплате.

Как утвердить расчетный листок?

Утвердить можно двумя способами.

1. Приказом по общей деятельность утвердить форму листка, а также закрепить, кто, когда и каким образом вручает листки работникам . Об этом способе мы и писали в заметке.
2. В локальном акте подробно прописать все эти же вопросы, а сам локальный акт утвердить приказом или лично руководителем.

Внимательно прочитав статью 136 ТК РФ, а также письмо Роструда № 739-6-1, напрашивается вывод о том, что все же предпочтительнее второй вариант.

Во-первых, потому что форму расчетного листка необходимо согласовывать с представительным органом работников в таком же порядке, как и локальные акты. (Приказы, как правило, не согласовываются со сторонними организациями). Во-вторых, Роструд прямо предлагает все вопросы, касающиеся выдачи листка, урегулировать в локальном акте.

Как выдавать?

Выдавать листки необходимо всем работникам без исключения: и совместителям, и надомникам, и дистанционным работникам. На многих бухгалтерских сайтах высказывается мнение, что достаточно распечатать расчетные листки и разъяснить работникам, когда и где они могут их получить. По-моему, это очень спорное утверждение. В этом случае нормы статьи 136 ТК РФ все же нарушаются. Работодатель обязан знакомить работников с данными расчетного листка, а не предлагать выбор.

Ни Трудовой кодекс, ни Роструд, не упоминают о выдаче листков под расписку. Работодателю предлагается самому продумать, как и когда он будет вручать работникам расчетные листки. Кстати, не запрещено направлять расчетные листки в электронной форме по эл.почте. Важно только, чтобы придуманный Вами способ вручения расчетного листка был удобен работникам.

Два листка или один?

Часть 6 статьи 136 ТК РФ устанавливает, что

«заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным и трудовым договорами».

По логике выходит, что расчетных листков должно быть два. Но на практике мы не выдаем листки при начислении аванса или отпускных. Думаю, что если выдавать расчетный листок только при окончательном расчете за месяц, то нарушения не будет. Ведь свою функцию листок выполнит — известит работника о начислениях и удержаниях за месяц. При увольнении работника расчетный листок выдается в день окончательного расчета с ним.

Могут ли наказать?

А как же! По ст. 5.27 КоАП РФ. И не только за отсутствие листка, но и за несвоевременную его выдачу. Для ИП штраф – до 5 тыс. руб.