Регистрационный журнал — это тетрадь или книга с разграфленными страницами. В каждой графе фиксируется определенная информация о документе, которая позволяет не только идентифицировать этот документ, но и быстро найти необходимые сведения о нем только по регистрационной записи.
Давайте разберемся, какие графы целесообразно включать в различные журналы регистрации, чем отличаются регистрационные формы приказов, договоров и входящих документов.
Журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним
В этом журнале регистрируются не только договоры, но и доп. соглашения к ним. Графы, которые целесообразно включить:
- Номер договора или соглашения
- Дата регистрации
- Фамилия, имя, отчество работника
- Структурное подразделение
- Должность
- Срок договора
- Сведения об изменениях (краткое содержание соглашения о вносимых изменениях в трудовой договор)
- Расписка работника в получении договора (соглашения).
- Примечание
В бланочных магазинах данные журналы регистрации продаются уже готовыми. Но в них отсутствует графа «Срок договора». Если в вашей компании принято заключать срочные трудовые договоры, то такая графа будет очень кстати, т.к. позволит отслеживать сроки окончания договора и вовремя готовить уведомления работникам.
Графа «расписка работника в получении» является обязательной, так как Трудовой кодекс требует письменного подтверждения того, что работник получил договор на руки.
Графа «Структурное подразделение» не является обязательной, если в вашей фирме нет деления на структурные подразделения.
Кроме того, можно еще включить графу «вид работы», в которой отмечать, на каких условиях принят работник: по совместительству или нет.
Журнал регистрации приказов по личному составу
В прошлой статье мы уже писали, что таких журналов должно быть два, но наименование и количество граф у них может быть одинаковое:
- Регистрационный номер
- Дата регистрации
- Краткое содержание приказа
- Примечание
Если этого описания Вам недостаточно, то можно включить и другие графы с информацией о работниках или структурных подразделениях, в отношении которых приказ издан.
Если исполнителей приказа несколько, то можно добавить графу «исполнитель».
Но, как правило, в маленьких организациях приказов немного, поэтому очень подробное описание в регистрационном журнале не требуется.
Журнал регистрации входящих документов
Мы уже говорили, что в этом журнале можно регистрировать и заявления работников, и служебные записки. Какие же графы необходимы в этом журнале?
- Регистрационный номер (входящий)
- Дата поступления документа
- Название документа, его реквизиты
- Отправитель
- Краткое содержание документа
- Примечание
Можно добавить еще графу, фиксирующую, кому был направлен документ на рассмотрение или согласование. Очень полезна графа, в которой записывается результат исполнения документа (издан приказ, отправлен ответ, создана комиссия, отказано в просьбе и т.п.).
Законодательство России позволяет работодателю самостоятельно разработать для себя порядок регистрации приказов, заявлений и другой кадровой документации. И лучше этим воспользоваться, описав все правила в каком-либо локальном акте.
В этом акте вы можете не только выделить массив документов, которые не подлежат регистрации в журналах, но и закрепить автоматическое присвоение номеров приказам, которые формируются в программе 1С. Хотя, на мой взгляд, эта программа совсем не подходит для регистрации приказов по личному составу. Ведь она не делит их на две категории и не присваивает приказам индексы.
Добрый день, Анна!
А журнал регистрации — обязательно должен быть журналом или тетрадью? Мне по многим клиентам (ИП работодателям), у которых в штате 1-2 работника, хватит места на разлинованном листе А4.
Это допускается?
Нет, не допускается. Смысл журнала в том, чтобы записи вносились в хронологическом порядке, их нельзя было изменить, вставить, подделать.
Поэтому берите простую тетрадку 12 листов, разлиновывайте, прошивайте. Такую тетрадь можно вести в течение 5 лет, не обязательно каждый год заводить новую.
Анна, добрый день!
Хочу уточнить данный пункт:
Я при оформлении трудовых договоров делаю приписку:
«2-й экземпляр трудового договора получен», напротив которой работник ставит: дату, роспись и расшифровку.
Этого не достаточно?
В принципе, достаточно. Только скорректируйте текст расписки работника, договор оформляется в двух экземплярах, из которых оба первые.
Аня, хочу уточнить: журналов регистрации приказов по личному составу два. А в названии они как-то должны еще отличаться? В один мы пишем приказы на прием, увольнение (храним 75лет), в другом — отпуска (храним 5лет).
Второй вопрос: а как вносят исправления в этих журналах (описка, ошибка в дате и т.д.)?
3. Хочется увидеть статью об уничтожении документов (в Ип 2-5 человек, не хочется масштабных процедур…)
4. Куда в дальнейшем сдавать документы на хранение (при хранении их 75лет)?
Спасибо
1. Названия не отличаются. Отличия будут в сроке хранения и номере дела по номенклатуре дел. Эти данные тоже записываются на обложке.
2. Как делать исправления нет специальных указаний. Выберите любой способ:
— зачеркнуть неправильную запись, рядом написать правильную, сделать пометку «исправленному верить» и подпись.
— После неправильной записи написать «запись №.. считать недействительной», следом сделать правильную запись.
3-4. Статью об архивном хранении подготовлю в декабре, не пропустите.
Спасибо огромное))
Добрый день! Анна, такие вопросы: 1. нужно ли данные журналы регистрации (в тетрадках) нумеровать и прошивать? 2. Если мы не вели регистрацию трудовых договоров в письменном виде с начала деятельности. сейчас собираемся ее завести. но многие работники уже уволились и не распишутся в получении своего экземпляра. как быть в данном случае? спасибо
Добрый день,
1. Журналы регистрации нужно обязательно прошивать и нумеровать в нем листы.
2. Заведите журнал регистрации трудовых договоров сейчас. Запишите в него все договоры, которые действуют в настоящий момент в хронологическом порядке. Работники распишутся, поставив дату реального получения договора.
В Вашем случае дата заведения журнала будет позднее, чем дата заключения договора и дата получения работниками договоров.
Спасибо. А нас не оштрафуют, если дата заведения журнала будет позднее, чем дата заключения договора и дата получения работниками договоров? И изменения и дополнения тоже перечислить ко всем договорам, которые действуют в настоящий момент?
Не оштрафуют, ведь нарушение Вами уже устранено, на момент проверки договоры регистрируются. Да, все допсоглашения тоже нужно регистрировать.