Порядок приема дистанционного работника, конечно, имеет свои особенности. Ведь работник и работодатель не взаимодействуют лично, а бумажные варианты оформления кадровых документов не отменены. Поэтому важно знать, в каких случаях обмен электронными документами дополняется оформлением и обменом обычных документов.
И учтите, чтобы начать оформление удаленного работника, сторонам трудового договора нужно получить сертификат ключа на усиленную квалифицированную цифровую подпись (УКЭП). Для физлиц эта услуга обойдется в 3-4 тыс.руб., а ее оформление займет несколько рабочих дней.
Особенности приема.
1. Получение документов от работника.
Работник может предоставить документы, необходимые при приеме на работу, разными способами.
Первый способ: выслать по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии всех нужных документов (какие именно документы можно требовать при приеме на работу, читайте в этой статье).
Второй способ: сканировать изображения документов, подписать УКЭП и переслать по электронной почте. Желательно в Правилах внутреннего трудового распорядка закрепить выбранный Вами способ получения документов от удаленного работника.
2. Ознакомление с локальными актами.
Работодатель по электронке отправляет работнику для ознакомления отсканированные локальные акты, которые касаются будущего работника, а также трудовой договор. Важно отметить, что сторона, которая получила электронный документ, должна обязательно отправлять подтверждение о его получении. Подтверждение отправляется в форме электронного документа.
3. Оформление трудового договора.
Работник знакомится с ЛНА, распечатывает и подписывает трудовой договор, отправляет сканированную копию работодателю. А работодатель в течение трех календарных дней после этого должен отправить работнику оформленный на бумаге, подписанный и заверенный печатью экземпляр трудового договора. Ведь главным документом трудовых отношений с дистанционным работником будет именно договор (почему – см. следующий пункт).
Кстати, вся переписка на бумажных носителях с дистанционным работником происходит заказными письмами с уведомлениями. Так высылаются заявления, объяснения, листки нетрудоспособности, копии приказов и, конечно, трудовой договор.
4. Запись в трудовую книжку.
Если работник впервые устраивается на работу, то ни свидетельства обязательного пенсионного страхования, ни трудовой книжки у него нет. Такт вот, получать это свидетельство должен сам работник, а трудовую книжку в случае заключения договора о дистанционной работе, разрешается совсем не оформлять.
Предположим, что трудовая книжка у работника есть. Тогда запись о дистанционной работе можно не вносить, если обе стороны пришли к такому соглашению (соглашение лучше оформить в виде электронного документа, подписанного обеими сторонами, либо отметить это в трудовом договоре).
Если работник настаивает на записи, то должен выслать свою трудовую книжку по почте. Естественно, заказным письмом и с уведомлением.
5. Приказ о приеме на работу и личная карточка работника.
Эти документы также отправляются работнику в электронном виде для ознакомления. Трудовой кодекс не говорит о том, что приказ о приеме нужно обязательно высылать работнику в бумажном варианте. Но работник может затребовать копии документов, связанных с работой. Тогда нужно в течение трех дней со дня получения запроса выслать работнику требуемые документы в бумажном виде.
В остальном прием дистанционного работника производится на общих основаниях. И медосмотры, и оформление личной карточки и личного дела — все общие нормы трудового законодательства распространяются и на удаленных работников.
