Как оформить Журналы регистрации кадровых документов

В прошлой статье мы выяснили, какие кадровые документы и почему нужно регистрировать. Сегодня поговорим о том, как оформить журналы регистрации кадровых документов.

Формы регистрационных журналов (книг)

Есть Журналы (Книги) регистрации, форма которых утверждена на государственном уровне:

1. «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69,
2. «Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (прибывших в командировку)» утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н,
3. «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля» утвержден Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141.

Все требования к ведению этих форм указаны в соответствующих нормативных актах.

Журналы регистрации других кадровых документов (приказов, трудовых договоров, заявлений работников, уведомлений и пр.) не имеют законодательно утвержденной формы. Поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать форму журналов регистрации для каждого блока документов.   Как это сделать грамотно? Во-первых, вспомним, что такое регистрация:

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Т.е. в журнал регистрации нужно внести некоторые реквизиты документа для того, чтобы можно было его идентифицировать.

Какие графы внести в журнал регистрации?

Обязательными должны быть следующие графы:

• регистрационный номер
• дата регистрации
• заголовок документа (краткое содержание документа)
• примечание

Графы, включаемые на выбор:

• наименование структурного подразделения
• наименование вида документа
• ФИО (или должность) работника, в отношении которого составлен документ
• резолюция (исполнители и сроки)
• согласование (кто согласовал документ)
• отметка об исполнении документа,
• расписка в получении и др.

Главное: регистрационная запись должна недвусмысленно описывать конкретный кадровый документ, фиксировать дату его создания или получения.

Общие требования к оформлению журналов регистрации

Все требования к оформлению журналов регистрации направлены на то, чтобы исключить возможность зарегистрировать документ задним числом или удалить ранее зарегистрированный документ. Это и доказывает, что документ был создан именно в день регистрации.

1. Журнал должен быть прошит,
2. Все листы от начала до конца должны быть пронумерованы,
3. На задней обложке журнала нужно поместить заверительную надпись:
   «В журнале прошито и пронумеровано __ (прописью) листов.
   Директор (ИП) ___________ (И.О. Фамилия)».
4. Надпись заверяется печатью организации.

Некоторые специалисты как обязательное требование называют наличие твердой обложки. Думаю, что вид обложки не влияет на факт подтверждения регистрации. Дело в том, что журналы регистрации хранятся столько же, сколько и сами документы, которые в них зарегистрированы, т.е. 75 лет. И плотная обложка способствует лучшей сохранности журнала. Поэтому, если в качестве журнала регистрации Вы используете общую тетрадь, то оберните ее обложкой для тетрадей, и все.

В следующей статье я расскажу, какие журналы регистрации являются обязательными именно для Вашей компании.