Что представляет собой делопроизводство по вопросам воинского учета? Для небольших организаций оно заключается в переписке с военкоматами. Они вам – письма с датами сверок и проверок, вы им – сообщения о своих работниках. Это, конечно, очень упрощенное представление, но мы ведь договорились рассказывать просто. Сегодня поговорим о всевозможных списках.
Срок для сообщения в военкомат о приеме или увольнении работника — 2 недели!
Напомню, что в первой части статьи мы говорили о документах: карточке учета организации, приказе о ВУ, ежегодном плане работы, журнале учета проверок состояния ВУ.
Списки принятых и уволенных работников
Эти списки приходится оформлять чаще всего, после каждого приема или увольнения работника. Но не любого работника, а только того, кто интересен военкомату, т.е. военнообязанного, состоящего на воинском учете.
А кто обязан состоять на учете у военкомата? Посмотрим в Методических рекомендациях:
Срок для сообщения о приеме или увольнения — в течение 2 недель. Форма сообщения также разработана в Методических рекомендациях Генштаба ВС РФ. Вот образец сообщения об одном работнике. А если работников несколько, то можно это сообщение оформить в виде таблице по этой форме. Эта табличная форма используется и в случае, если военкомат попросил вас прислать полный список военнообязанных, работающих в вашей организации.
Списки «принятых – уволенных» составляются в двух экземплярах, один уйдет в военкомат, а другой (с отметкой о получении) останется у вас, «в деле». Лучше всего списки отнести в военкомат лично, чтобы вам сразу сделали отметку о получении.
Но иногда лично посетить военкомат нельзя, например, если работник стоит на воинском учете в другом городе. В этом случае разрешается отправлять сведения по почте. Поскольку в нормативных актах не уточняется, каким именно письмом нужно отправлять, то направить нужные сообщения можно и простым письмом. Но как потом доказать, что вы отправляли сведения? Поэтому оправляем письмом с уведомлением о вручении.
Я раньше отправляла сразу 2 экземпляра в надежде, что работник военкомата подпишет наш экземпляр и вернет нам. Но такие надежды не оправдались ни разу. Ни один военкомат не вернул нам подписанный список, даже несмотря на то, что мы вкладывали конверт с обратным адресом.
Поэтому сейчас я отправляю письмом только один экземпляр, а второй просто подшиваю «в дело», а потом к нему прикрепляю вернувшееся уведомление о вручении.
Списки юношей 15-16 лет
Эти списки подают только учебные заведения. Но если у вас работают юноши этого возраста, которые нигде не учатся (т.е., выпали из поля зрения учебных организаций), то вас эти списки тоже касаются. Список граждан мужского пола 15-16 лет (отсылается в военкомат каждый сентябрь)
Списки женщин, имеющих военно-учетную специальность
Как правило, такие списки подают учебные заведения после выпуска девушек, получивших определенное образование. Эти специальности нужно знать и нам тоже, поскольку не все образовательные заведения занимаются постановкой на воинский учет этих женщин. А работодатель, увидев в дипломе женщины указанные специальности или профессии, обязан подать список по установленной форме в военкомат.
Сообщения об изменениях
Если у вашего военнообязанного работника изменились какие-либо данные, важные для военкомата, а именно:
- семейное положение,
- образование,
- структурное подразделение организации,
- должность,
- место жительства или место пребывания,
- состояние здоровья (получение инвалидности)
то опять же в 2-х недельный срок нужно оповестить об этом военкомат. Делается это по специальной форме. Вы заполняете эту форму и отдаете под расписку самому работнику, чтобы он пошел в военкомат и сообщил о своих изменениях сам. Генштаб рекомендует еще фиксировать выдачу этих сообщений в Журнале учета листков сообщений и корешков к ним. Но на деле никто этот журнал не проверяет. По крайней мере, в небольших компаниях.
Кроме того, есть еще другая форма, по которой уже организация сообщает в военкомат обо всех изменениях своих работников. Чаще пользуются именно этой формой, если работники состоят на учете в одном и том же военкомате.
В следующей части мы поговорим о проверках и сверках, которые проводят военкоматы.
