Документальное сопровождение процесса возмещения ущерба

Общую схему действий работодателя в случае обнаружения причиненного ему вреда  мы рассмотрели в прошлой статье.

Теперь мы подробно рассмотрим, какие документы и в какой последовательности нужно составить, чтобы законным путем возместить ущерб, причиненный Вам работником.

Статья 247 ТК РФ  обязывает работодателя первым делом провести проверку этого факта, установив размер причиненного ущерба и причины его возникновения. Для этого работодатель должен создать специальную комиссию. Однако, комиссия не может возникнуть до того, как зафиксирован факт, по поводу которого она создается. То есть, сначала нужно составить документ, информирующий руководство об обнаружении ущерба.

Это может быть:

• служебная записка от того, кто обнаружил факт нанесения ущерба, либо от непосредственного руководителя виновного работника ,
• заявление самого работника,
• постановление о привлечении сотрудника к административной ответственности, из которого следует, что имуществу работодателя был причинен вред.

Пример 1.  Служебная записка о причинении материального ущерба.  Алгоритм. Пример 1

После рассмотрения записки, руководитель решает создать комиссию по расследованию данного случая. Комиссия может быть:

• созданной специально для расследования конкретного происшествия,
• существовать на постоянной основе.

В первом случае ее состав  назначается приказом руководителя.

Пример 2. Приказ о создании комиссии для расследования.  Алгоритм. Пример 2

Во втором случае комиссия тоже может быть сформирована приказом, но чаще она создается на основании локального нормативного акта (ЛНА). Обычно ЛНА о порядке функционирования комиссии не создается (хотя почему бы и нет?), а нормы, регулирующие ее работу, включаются в другие документы. Например, в Правила внутреннего трудового распорядка.

Пример 3.  Фрагмент правил внутреннего трудового распорядка о работе комиссии.  Алгоритм. Пример 3

Одной из задач комиссии является определение размера причиненного ущерба. Это может быть как ущерб, причиненный собственному имуществу организации, так и ущерб, причиненный имуществу третьего лица, за которое фирма несет ответственность.

Обязательным является истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба (статья  247 ТК РФ).

Пример 4. Требование о предоставлении письменных объяснений. Алгоритм. Пример 4

Если  работник не желает давать объяснения, данный факт нужно подтвердить подписями не менее трех свидетелей, не обязательно членов комиссии.  Для этого можно в самом требовании внизу или на обороте предусмотреть соответствующий раздел, либо составить об этом отдельный документ – акт .

Пример 5.  Акт об отказе от дачи объяснений.  Алгоритм. Пример 5

Результаты расследования должны быть зафиксированы. Для этого можно оформить акт служебного расследования комиссии либо протокол ее заседания и заключение по расследованию факта причинения ущерба работником.

Пример 6.  Фиксация результатов расследования факта причинения ущерба работником Алгоритм. Пример 6

Оформление акта более уместно, когда в одном документе просто фиксируются выявленные обстоятельства и выводы комиссии.  Протокол уместен, когда важно зафиксировать ход обсуждения, особенно если у членов комиссии мнения расходятся и какие-то решения ставятся на голосование.

Пример 6.1. Изменение текста акта из Примера 6 в ситуации, когда среднемесячный заработок виновного меньше нанесенного им ущерба. Алгоритм. Пример 6.1

Вариант оформления результатов работы комиссии в Примере 6  отражает ситуацию, когда размер причиненного ущерба меньше среднемесячного заработка виновного сотрудника.

А в Примере 6.1 показано, как можно описать ситуацию и какие выдвинуть рекомендации, когда нанесенный работником ущерб оказывается больше его среднемесячного заработка.

Учтите, что среднемесячный заработок не всегда равен окладу работника. Он рассчитывается за последние 12 месяцев и включает фактически начисленные суммы (оклад, премия и т.п.). Чтобы не допустить ошибки при определении размера среднемесячного заработка работника, комиссии стоит обратиться за этой информацией в бухгалтерию и получить ответ в виде справки.

Если  сумма ущерба не превышает среднего месячного заработка работника, то возмещение ущерба производится приказом.

Пример 7. Приказ о взыскании с работника ущерба в пределах его среднемесячного заработка. Алгоритм. Пример 7

Такой приказ должен быть издан не позднее одного месяца со дня  установления работодателем размера причиненного ему ущерба (статья 248 ТК РФ). То есть после предоставления комиссией результатов расследования. Если вину работника и сумму ущерба определяет суд или административный орган, то отсчет месячного срока начинается с момента вступления в силу постановления о привлечении к административной ответственности или приговора суда.

Когда же работодателю стоит идти в суд? В двух случаях:

• если месячный срок истек,
• если работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб и сумма ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок.

Варианты действий работодателя в ситуации, когда ущерб больше среднего заработка работника:

• либо полюбовно договариваться о возмещении ущерба (тогда составляется соглашение сторон),
• либо идти в суд,
• либо работодатель может полностью или частично отказаться от возмещения ущерба, так сказать, учтя предыдущие заслуги.

По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей либо график платежей указывается в самом соглашении.

С согласия работодателя работник:

• может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество,
• исправить поврежденное.

Стороны могут договориться не только о полном, но и о частичном возмещении ущерба – часто для организации это все-таки лучше, чем идти в суд и там доказывать свою правоту.

Если договориться не удалось, то перед походом в суд нужно направить работнику предложение о добровольной компенсации ущерба. В нем должна стоять подпись о получении этого документа, либо можно оформить подписями свидетелей факт отказа работника его получить

Пример 8. Предложение компенсировать ущерб в добровольном порядке. Алгоритм. Пример 8

Если сторонам удалось прийти к соглашению, которое документально оформлено, то дополнительно составлять такое предложение о компенсации нет необходимости, хотя некоторые это делают.

Пример 9. Соглашение о добровольном возмещении вреда. Алгоритм. Пример 9

В соответствии со ст. 240 ТК РФ работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника.

Пример 10.  Приказ об отказе от взыскания ущерба с работника.  Алгоритм. Пример 10

Кроме того, учтите, что согласно статьи 239 ТК РФ материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие:

• непреодолимой силы;
• нормального хозяйственного риска;
• крайней необходимости или необходимой обороны (текст приказа в этой ситуации показан в Примере 10.1 – здесь работника даже наградили);
• неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Пример 10.1.  Изменение текста приказа из Примера 10.  Алгоритм. Пример 10.1

Скачать книгу «Как взыскать с работника причиненный ущерб» с подробным алгоритмом взыскания и всеми образцами документов вы можете на моем сайте http://slavianna.ru