В прошлой статье мы подробно рассказали, как подготовить документы для длительного архивного хранения. Это, как оказалось, совсем несложно. Осталось только подписать обложку дела. О том, как это сделать, как составить правильный заголовок, мы сейчас и поговорим.
Оформление обложки.
Правильно оформленная обложка oblozhka должна содержать несколько обязательных элементов.
1. Наименование организации или ИП. Наименование указывается в соответствии с учредительными документами, в скобках нужно указать сокращенное наименование, если оно тоже указано в учредительных документах. Для ИП достаточно указать полное имя.
2. Структурное подразделение (если есть). В маленьких фирмах указывать структурное подразделение не нужно.
3. Индекс дела (номер по номенклатуре).
4. Заголовок дела. О его составлении мы поговорим ниже.
5. Крайние даты регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если оформляем журнал регистрации, то указываем даты первой и последней записи. Если личное дело — даты приказов о приеме и увольнении работника.
6. Количество листов (смотрим в листе-заверителе).
7. Срок хранения дела (по Перечню —hranenie).
8. Архивный шифр (присваивает муниципальный архив).
Обложку полагается оформлять светостойкими чернилами, разборчивым почерком, исправлять нельзя. Но на практике часто обложку просто набирают на компьютере, распечатывают и приклеивают на картон.
Составление заголовка дела
Для составления заголовка используют так называемые признаки заведения дела.
- Номинальный — название документов (например, приказы).
- Предметно-вопросный – какие вопросы затрагивают данные документы (например, по личному составу).
- Авторский – указание автора (например, генерального директора).
- Корреспондентский – кому адресован документ, используется чаще всего в переписках.
- Географический – указание группы корреспондентов.
- Хронологический – указание определенного периода (например, за 2009 год).
Правильно составленный заголовок должен содержать не менее трех признаков заведения. Это такой своеобразный конструктор.
Например, заголовок «Приказы директора по личному составу за 2009 год» содержит сразу четыре признака заведения дела.
Заголовок «Личное дело Дубова Олега Ивановича, уволенного в 2010 году» содержит три признака.
Сколько томов у одного дела?
Если дело содержит свыше 250 листов, или толщина его получается больше 4 см (что бывает у ИП редко), то дело нужно разделить на тома. Причем, в первый том подшивают 250 листов, а во второй – оставшиеся листы, даже если их осталось всего три.
Если дело состоит из нескольких томов, на обложках нужно проставить и номер тома. Листы дел в каждом томе имеют свою собственную нумерацию. Для каждого тома оформляется внутренняя опись, лист-заверитель и обложка.
Что делать, если документов мало?
Можно не заводить каждый год новую папку, а продолжать заполнять старую. Допускается вести одно дело в течение нескольких лет, но не дольше пяти лет.
Исключения: личные дела работников ведутся с момента приема до увольнения работника, а Книга учета движения трудовых книжек сдается на хранение только после того, как будут выданы все книжки, зарегистрированные в ней.
