Основы компьютерной грамотности для начинающего бухгалтера

Компьютеры и интернет прочно вошли в нашу жизнь. Заполнение бланков деклараций от руки и расчеты налогов на калькуляторе уходят навсегда. Бухгалтерские программы, базы данных, файлы с документами, все это находится на Вашем компьютере и представляет большую ценность.

[gn_pullquote align=»left»]Если какая-нибудь неприятность может произойти, она случается. (Закон Мерфи)

Все, что может испортиться, портится. (Первый закон Чизхолма) [/gn_pullquote]

Наверное любой бухгалтер скажет, что ценность информации, которая хранится на его компьютере, в сто крат превышает стоимость компьютера.  Кошмаром для него может стать, если по какой-то причине не будет загружаться 1С, так как файлы с данными будут повреждены в результате действия вируса. Скачки напряжения в электросети также не добавляют здоровья компьютеру. Новая версия, которую Вы только что поставили на программу Налогоплательщик ЮЛ глючит и отказывается работать — тоже повод для ‘радости’. Вирусы, кривые руки, недоработки программного обеспечения, лень пользователя — таких неприятностей я могу перечислить не один десяток. Поэтому вопросы безопасности и сохранности информации для бухгалтеров должны стоять если не на первом месте, но уж точно не на последнем.

Но хватит ‘страшилок’. Компьютеры ломаются, информация теряется — а как минимизировать потери? Способов много, у каждого опытного пользователя есть свои наработки. Поделюсь и я своим опытом:

1. Если у Вас обычный компьютер, а не ноутбук, то не жалейте денег и купите блок бесперебойного питания. Выключение электричества и скачки напряжения больше не страшны. Выключили свет? Не беда — блок бесперебойного питания даст 5-10 минут на то, чтобы закончить работу и сохранить информацию. Также данный ценный агрегат продлит жизнь компьютера, т.к. во в время скачков часто сгорают дорогостоящие запчасти внутри компьютера.

2. Антивирус и еще раз антивирус!!! Антивирус, который обновляет ежедневно свои базы!!!!! Тут и говорить не о чем: он должен стоять и обновляться на каждом компьютере, но многие не заморачиваются данным вопросом, а ЗРЯ! У кого не стоит, ставим обязательно. Про выбор антивируса ничего говорить не буду, так идеального пока не изобрели. У кого нет возможности установить платный Касперский или Доктор Вэб, можете скачать бесплатный антивирус от Майкрософт. И еще раз напомню: антивирус обязательно должен обновляться — без регулярных обновлений он бесполезен.

3. Раз уж речь зашла об обновлении программного обеспечения, то обновляться должен не только антивирус,  но и Windows, а также браузер, в котором пользователь просматривает сайты в интернете. Делать это надо обязательно, т.к. разработчики в обновлениях закрывают дыры и баги, через которые вирусы могут проникнуть на Ваш компьютер.

4. Файрвол (брандмауэр) — это такая штука, которая здорово усложняет жизнь хакерам и вирусам. Он есть на каждом компьютере, но ни у каждого включен. Информацию — как включить и настроить файрвол можно найти в интернете.

5. У многих пользователей ценная информация — папка ‘Мои документы’, базы 1С, программа Налогоплательщик ЮЛ и т.д., хранятся на диске C. Это с точки зрения безопасности категорически не правильно. Пользователь зачастую не подозревает, что диск можно разбить на 2 логических диска, например на C и D, и всю важную информацию хранить на втором диске. Компьютер перестал загружаться, т.к. повредилась операционная система и Вы вынуждены переустанавливать  Windows? Спешу обрадовать, Windows устанавливается на диск C и вся информация, которая на нем хранится стирается. На самом деле, причин, по которым информация должна хранится не на диске C, а в другом месте, много, но поверьте — это надо сделать обязательно. Скорее всего самостоятельно это сделать не получится — приглашайте специалиста, он все настроит.

6. Архивирование информации. Это надо делать обязательно и регулярно: перед установкой новых версий программного обеспечения и минимум 1 раз в конце месяца. Программы для архивирования: WinRAR или 7-Zip. Какую выбрать программу не так важно, главное не забывать архивировать регулярно. Сделайте на диске —D— (не —С-)  папку Архивы, и сохраняйте архиву туда. Но, как известно, все яйца нельзя хранить в одной корзине. Раньше я хранил копии архивов и на домашнем компьютере. Но это не совсем удобно, так надо было копировать информацию на флешку, и дома не забыть скопировать с нее на компьютер.

Гораздо удобнее хранить информацию в облаке, т.е. где-то на удаленном сервере. Такую услугу сегодня предоставляют Yandex, Google и другие компании. После установки несложного программного обеспечения, у пользователя на компьютере появляется еще один диск, который можно назвать виртуальной флешкой. На такую флешку Вы сможете копировать копии архивов с информацией и в случае надобности легко и быстро скопировать их обратно на свой рабочий компьютер.

Также я нахожу минимум еще одно применение флешки. У меня на рабочем и домашнем компьютерах стоит Яндекс.Диск, на котором бесплатно можно хранить 10 гигабайт информации, что немало. Так вот, часто я начинаю работать в офисе, а заканчиваю дома. Больше не надо никаких флешек — я сохраняю нужный документ в Яндекс.Диск, он автоматически появляется у меня дома, я его редактирую, а утром на работе распечатываю. Очень удобно.

По данной ссылке можно не только скачать программу, но и получить дополнительный гигабайт памяти, т.е. Вы бесплатно получите 11 ГБ памяти для хранения любых данных: архивов, документов. фотографий.

Все, о чем я написал выше, проверено на собственном опыте и поможет начинающему бухгалтеру не остаться ‘с разбитым корытом’ во время декларационной компании. Также ниже в комментариях Вы можете поделиться свои опытом или задать вопросы.