До 15 августа 2014 г. все организации обязаны подать в Пенсионный Фонд РФ РСВ-1 за полугодие. Как правило, составление такого отчета является головной болью для многих бухгалтеров, поскольку ошибки в проблемных полях будут приводить к отказу гос. органов в принятии отчетности, особенно если она подается через электронную систему, которая сражу же выдает отказ. Избежать погрешностей и неточностей можно до того, как отчетность будет передаваться в ПФР, необходимо лишь знать о тех пунктах, на которые необходимо обратить повышенное внимание.
Итак, в первую очередь необходимо помнить о том, что теперь РСВ-1 подается вместе с данными персонифицированного учета, в котором содержатся сведения по каждому из сотрудников, проработавших во втором квартале этого года. Там будет и страховой стаж, и начисленная заработная плата и страховые взносы, начисленные на нее. Сдавая отчетность через электронную систему, например, через «СБиС++ Электронная отчетность», не получится подать РСВ-1 без индивидуальных сведений работников – система просто не пропустит такой отчет.
При составлении отчетности следует особое внимание уделить кодам классификаторов ОКВЭД, которых на данный момент существует три вида. Опираясь на Порядок заполнения РСВ-1 и конкретно на п. 5.8, следует учесть, что необходимо использовать классификатор ОК-029-2001. Если взять коды из других классификаторов, Пенсионный Фонд может посчитать это ошибкой и не принять отчет.
Особое внимание следует уделить разделу 2.1 РСВ-1, поскольку, анализируя ситуацию с РСВ-1 за 1 квартал 2014 года, именно в нем чаще всего содержатся ошибки. Этот раздел включает в себя различные показатели, такие как:
- начисленную зарплату в целом по предприятии;
- выплаты, не облагаемые взносами;
- размер страховых начислений по обязательному пенсионному и медицинскому страхованию.
Раздел 2.1 непосредственно связан с данными персонифицированного учета, а потому он должен целиком и полностью совпадать с информацией раздела 6. Если данные из двух разделов не совпадают, необходимо искать ошибки в персонифицированном учете, в котором можно просмотреть информацию по каждому сотруднику.
Распространенной ошибкой является начисление отрицательных взносов, когда по какому-либо сотруднику проводилась сторнировочная запись. Она предполагает внесение отрицательных значений, чтобы выйти на «0» (ноль) по определенной операции, но из-за этого в последующем появляются отрицательные взносы, которые искажают всю картину. Такая ситуация возможна, например, когда сотруднику были начислены отпускные и закрыта зарплата за месяц, а потом выяснилось, что он обращался в медицинское учреждение и ему был выдан больничный лист. В этом случае дни болезни необходимо пересчитать, а отпускные за этот период сторнировать.
Следует упомянуть тот факт, что если в штат сотрудников входят инвалиды, то начисленные им суммы облагаются по меньшему тарифу:
- обязательное пенсионное страхование 21%;
- обязательное медицинское страхование 3,7%.
В связи с этим информация по ним будет содержаться в разделе 2.1 в отдельной таблице, по которой указывается код тарифа 03. При этом на каждого инвалида должна быть Справка учреждения МСЭК, в которой указывается группа инвалидности и срок, на который выдана справка. Если такой справки нет, то использование понижающего тарифа на сотрудника будет незаконным.
Кроме того, следует тщательно проанализировать суммы, которые не облагаются страховыми взносами, поскольку они уменьшают базу для расчета. Перечень таких выплат содержится в Федеральном законе №212-ФЗ, на который можно полностью опереться, а при возникновении спорной ситуации им можно аппелировать. К слову сказать, если непонятно, будет ли особая выплата облагаться взносом или нет, лучше всего обратиться в контролирующий орган за разъяснениями либо использовать ее в качестве базы для расчета.
Следует учесть, что полугодовая РСВ-1 может содержать в себе сведения о выплатах, превышающих лимит, который в 2014 году составляет 624 тыс. руб. Это означает, что у какого-либо из сотрудников общая сумма начислений за этот период превышает лимит, а потому суммы сверх него будут облагаться другим тарифом – 10%. Эти выплаты необходимо перепроверить, чтобы в них не закралась ошибка.
Раздел 1 содержит в себе информацию в целом по предприятию в части начисленных и уплаченных страховых взносов. Что касается начисленных взносов, то показатели должны совпадать с разделом 2.1 по всем кодам тарифов. Уплаченные страховые взносы можно посмотреть по счету 51, поскольку они оплачиваются только безналичным способом. Кроме того, предварительно можно сделать запрос в Пенсионный Фонд о сверке расчетов, чтобы не ошибиться в данных.
Неточности и ошибки, содержащиеся в разделе 6 отчетности (персонифицированном учета), могут быть связаны с начисленной заработной платой сотрудника, его страховым стажем или исчисленными страховыми выплатами. При этом необходимо проверить, правильно ли отражается код категории застрахованного лица, например, был ли сотрудник в декрете, отпуске или же работал в обычном режиме.
Перед отправкой электронной отчетности лучше всего проверить ее на программе, бесплатно предоставленной Пенсионным Фондом – CheckPFR. С ее помощью можно узнать, где именно были допущены ошибки, и исправить их, не дожидаясь отказа Пенсионного Фонда. Если система выдала огромное количество однотипных ошибок по персонифицированному учету, следует обратиться к программистам – возможно, необходимо обновить все имеющиеся программы или же ошибка связана с какими-либо настройками.
Зачастую программа CheckPFR выдает не только ошибки, но и предупреждения, на которые вам надо обратить особое внимание. Иногда отчетность принимается Пенсионным Фондом и с наличием предупреждений, особенно если их кодировка 10. Как правило, это те предупреждения, которые могут быть приняты во внимание, но они никоим образом не влияют на данные, отраженные в отчетности.
—————-
Примечание редактора.
Проверять готовый отчет РСВ-1 лучше не одной программой — CheckPFR, а двумя: CheckPFR и CheckXML. Каждая из них хорошо дополняет друг друга и позволяет выявлять различные ошибки в пенсионной отчетности.
