Бывает такая ситуация, когда после начисления сотруднице пособия по беременности и родам в бухгалтерию вновь поступает от нее дополнительный листок нетрудоспособности. Это может произойти в том случае, когда роддом выдает его при осложненных родах. Рассмотрим данную ситуацию с бухгалтерской точки зрения и научимся оформлять все документы правильно.
Что представляют собой осложненные роды?
Роды, которые считаются осложненными, перечислены в Инструкции Минздрава РФ №01-97 от 23.04.1997 г. К ним относятся:
- многоплодные роды;
- роды, сопровождаемые кесаревым сечением;
- преждевременные роды;
- роды у женщин с серьезными заболеваниями и т.д.
При этом следует понимать, что изначально может быть известно или неизвестно, будут ли роды осложненными либо нет. Но мнения доктора к способу разрешения родов недостаточно для дополнительного начисления пособия, поскольку бухгалтер имеет право совершить это действие только при наличии дополнительного листка нетрудоспособности.
Если изначально известно, что беременность многоплодная, то врач вправе выдать больничный лист по беременности и родам на срок не 140 дней, а 194 календарных дня. И таким образом бухгалтер изначально получает документ, в котором четко указано количество дополнительных дней (54), которые предполагаются при многоплодной беременности. А как быть, если при такой особой беременности еще и осуществляется кесарево сечение и при этом выдается дополнительный листок на 16 дней? Тогда получается, что общий отпуск по беременности и родам будет длиться не 140 дней, как обычно, а 210 дней.
По мнению специалистов ФСС, в законодательстве не предусмотрено предоставление двух дополнительных послеродовых отпусков, коими являются 54 и 16 календарных дней. И если сотруднице изначально был оплачен больничный на 194 дня, то дополнительный на 16 дней оплачивать не нужно. Если же бухгалтер удовлетворил заявление работницы и выплатил пособие по второму дополнительному отпуску, то он самостоятельно идет на определенный риск.
Связан он с тем, что при проверке специалистами ФСС правомерности оплаты больничных листов может возникнуть спорная ситуация, и действия бухгалтера посчитают неправомерными. Этот факт может повлечь за собой непринятие суммы пособия к зачету, начисление пени и штрафа, а также необходимость начисления НДФЛ и страховых взносов.
Документы, необходимые для оформления дополнительного отпуска по беременности и родам
В ситуации, когда бухгалтер получил от сотрудницы дополнительный больничный лист, он начисляет по нему пособие, но вместе с тем он обязан запросить у работницы два документа:
- заявление на продление отпуска по беременности и родам;
- заявление о назначении пособия по беременности и родам.
Отсутствие указанных документов может негативно отразиться на результатах последующей проверки, проводимой специалистами ФСС.
Ошибки при заполнении больничных листков медработниками
Как и обычный листок нетрудоспособности, дополнительный документ должен быть оформлен надлежащим образом, особенно это касается той части, которая заполняется медицинским учреждением. Напомню, что в ней не должно быть никаких помарок или исправлений, а также должны быть подписи медицинских сотрудников и печати этой организации. Зачастую бывает так, что дополнительный листок оформляется как первичный документ, что является грубой ошибкой, ведь он является продолжением изначально выданного больничного листа по беременности и родам. По этой причине, если бухгалтер обнаружил данную ошибку, он обязательно должен вернуть его сотруднице для замены.
Что касается печати медицинского учреждения, то иногда складываются следующие ситуации:
- печать проставлена, а ее край срезан, но при этом реквизиты организации хорошо видны. В данном случае листок нетрудоспособности можно принять к оплате.
- на документе стоит печать «Для больничных листков». В такой ситуации данный документ принимается к оплате.
Порядок взаимодействия сотрудницы и организации
Работница обязана сдать свой больничный лист по беременности и родам в срок не позднее 6 месяцев после окончания отпуска по беременности и родам и уже на его основании получить пособие. Работодатель обязан назначить ей пособие в течение 10 календарных дней с момента обращения сотрудницы, а выплатить его в ближайшую дату выплаты заработной платы.
Кроме того, пособие может быть получено и в том случае, когда больничный лист представлен в бухгалтерию позже указанного срока. Данный момент связан с тем, по какой именно причине больничный лист не был представлен в бухгалтерию вовремя, и если она является уважительной, то региональное отделение ФСС может принять решение о выплате пособия сотруднице организации.
Связь дополнительного больничного с другими пособиями
Дополнительное пособие никоим образом не влияет на другие виды пособий — при рождении ребенка и по уходу за ребенком до 1,5 лет. Так, если в связи с осложненными родами отпуск по беременности и родам был продлен, то отпуск по уходу до 1,5 лет не продлевается на это же количество календарных дней. Иными словами, отпуск по уходу до 1,5 лет закончится тогда, когда ребенку исполнится 1,5 года, а отпуск по уходу до 3 лет — когда малышу будет 3 года. И сотрудница обязана будет выйти на работу в первый же рабочий день, который будет следовать за отпуском по уходу.
