Кассовая книга ИП. Инструкция по применению.

Напомню, что с 1 января 2012 года на всех без исключения индивидуальных предпринимателей распространяется кассовая дисциплина, что мы уже обсуждали ранее, в теме «Кассовая дисциплина для ИП». В продолжение темы хочу подробнее рассмотреть правила составления кассовой книги, ведение которой является обязательным при соблюдении кассовой дисциплины.

Итак, что же такое кассовая книга? Как и когда ее следует заполнять? Какие документы необходимы для заполнения кассовой книги? Попробуем во всем разобраться вместе.

В каком виде вести кассовую книгу

Начнем с того, что назначение кассовой книги – учет движения наличных денежных средств в кассе.

Кассовая книга ИП заполняется в соответствии с утвержденными правилами и имеет унифицированную форму КО-4. Ведение кассовой книги возможно как вручную, так и в электронном виде. Для ручного заполнения существует возможность приобрести книгу в магазинах, продающих различные бухгалтерские бланки. Каждая кассовая книга ведется в течение календарного года, не зависимо от количества дней, в которых отражены операции. Если количество листов оказывается недостаточным до окончания года, то на титульном листе указывается период, который охватывает данная книга, а на оставшуюся часть года оформляется новая. При ведении кассовой книги в электронном виде, листы выводятся на печать ежедневно, при условии, что в эти дни проводились какие-либо кассовые операции. По итогам года следует собрать кассовую книгу за прошедший год, при этом ее необходимо сшить, пронумеровать ее листы, подписать и скрепить печатью.

Контроль и ответственность за ведение кассовой книги обычно возлагается на главного бухгалтера, а при его отсутствии ИП лично берет на себя эти обязанности.
Следует отметить, что не стоит пренебрегать ведением и правильным оформлением кассовой книги, т.к. именно она является документом, предоставляющим отчетность по кассе ИП, и при различных проверках именно ее требуют предъявить проверяющие.

Как выглядит кассовая книга ИП

Каждый лист кассовой книги состоит из двух частей – это отчет кассира и вкладной лист кассовой книги. Эти части абсолютно идентичны, за исключением названия. Отделяются они друг от друга пунктирной линией, по которой, после заполнения, их необходимо отрезать.

Разберемся, из чего состоит лист кассовой книги:

В самом верху, около названия документа, проставляется дата, на которую оформляется данный лист, а так же номер листа. Нумерация ведется в течение года. Сразу после этого начинается таблица, включающая в себя все данные, которые необходимо отразить в кассовой книге. В первой строке таблицы указывается остаток наличных денег в кассе, который равен конечному остатку на предыдущий день. В следующих строках указываются операции, которые были проведены в течение рабочего дня. Таблица состоит из следующих граф:

1. Номер документа. В этой графе нужно указать номер приходного или расходного документа, подтверждающего произведенную операцию (ПКО, РКО). Стоит отметить, что любая операция по кассе должна сопровождаться соответствующим документом. Отсутствие такого документа считается нарушением.
2. От кого получено или кому выдано. Здесь необходимо указать Ф.И.О. сотрудника или название организации, на имя которой оформлен документ, будь то документ прихода или расхода.
3. Номер корр. счета, субсчета. Заполнение данной графы необходимо для предпринимателей, обязанных вести бухгалтерский учет. Здесь проставляется номер соответствующего счета, согласно плану счетов. Для ИП, не ведущих бух. учет данная графа не представляет интереса, ее можно оставить пустой.
4. Приход, руб. коп. В этой графе необходимо проставить цифры, соответствующие суммам приходных операций по кассе. Сумма указывается в рублях и копейках.
5. Расход, руб. коп. Здесь указываются суммы операций расхода.
6. Ниже всех записей, в графе «Итого», проставляются общие суммы прихода и расхода.
7. В графе «Остаток на конец дня», подсчитывается остаток денежных средств в кассе.

В кассовую книгу вносятся данные отдельно по каждой операции.

Кассир ставит свою подпись, как на вкладном листе кассовой книги, так и на отчете кассира. Далее, под надписью о том, что все записи кассовой книге проверены, и все документы в указанном количестве получены, расписывается бухгалтер, которому кассир передает все заполненные документы. Если ИП исполняет обязанности кассира и бухгалтера самостоятельно, то он ставит свою подпись и за кассира, и за бухгалтера.

После того, как все документы оформлены, отчет кассира следует отделить от вкладного листа кассовой книги. Все приходные и расходные кассовые ордера, подкалываются к отчету кассира, который хранится отдельно от кассовой книги. На практике, такие отчеты хранят в папках отдельно за каждый месяц года.

Рассмотрим ведение кассовой книги ИП на конкретном примере:

Предположим, что мы наблюдаем за рабочим днем некоего ИП Иванова И. И., занимающегося оказанием каких-либо услуг населению.

На начало рабочего дня, 1 января, в кассе Иванова И. И. находилась сумма, равная, предположим, 10000,00 рублей. Поставщик, ИП Филиппов Ф. Ф., привез Иванову материалы, необходимые для оказания услуг, на сумму 3000,00 рублей. Расплатившись с поставщиком деньгами из кассы, ИП Иванов оформил расходный кассовый ордер, получив от ИП Филиппова товарную накладную и кассовый чек, подтверждающий произведенную операции. В течение дня Иванов отказал услуги трем клиентам, на суммы равные 1000,00 рублей, 2000,00 рублей и 100 рублей 50 копеек. В конце дня ИП Иванов взял из кассы 5000,00 на личные расходы, подтвердив данную операцию кассовым ордером, указав в поле «Основание» РКО: получение наличных. Как будет выглядеть кассовая книга ИП Иванова И. И. на конец данного рабочего дня? А все просто!

• Остаток на начало дня: 10000,00
• 1 строка в таблице: номер документа – 1, кому выдано – ИП Филиппов Ф. Ф., номер корр. счета – прочерк, приход – прочерк, расход – 3000,00.
• 2 строка: номер документа – 1 (т.к. нумерация ПКО ведется отдельно от нумерации РКО), от кого получено – клиенты, номер корр. счета – прочерк, приход – 3100,50 (все операции прихода денег оформляются одной суммой, т.к. ПКО был составлен на основании Z-отчета, снятого за смену), расход-прочерк.
• 3 строка: номер документа – 2, кому выдано – ИП Иванов И. И., номер корр. счета – прочерк, приход – прочерк, расход – 5000,00.
• Итого: приход – 3100,50, расход – 8000,00.
• Остаток на конец дня: 5100,50.

Именно так выглядит кассовая книга ИП. По итогам дня не забудьте сверить остаток денежных средств в кассе с остатком, получившимся благодаря записям в кассовой книге.