Воскресенье, 18 февраля 2018 18 +  RSS
Воскресенье, 18 февраля 2018 18 +  RSS
Популярно
15:21, 16 июля 2013

Прием на работу. Приказ о приеме работника.


В этой статье продолжим разговор о проведении грамотной процедуры приема на работу. Рассмотрим нюансы пятого этапа: как должен выглядеть приказ о приеме на работу, что учесть при заполнении унифицированной формы, как присвоить регистрационный номер, в какой срок необходимо ознакомить работника с приказом.

1386178502_image

  Статья 68 ТК РФ:  «Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.»

Как должен выглядеть приказ о приеме на работу?

То, в какой форме составлены первичные учетные документы (в том числе приказы по личному составу), очень важно для компании. Ведь документы, оформленные в соответствии с законодательством, подтверждают произведенные налогоплательщиком расходы для целей исчисления налога на прибыль, доказывают обоснованность применения вычетов по НДС. Поэтому использование не соответствующих закону форм документов может повлечь нежелательные последствия.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу имеет унифицированные формы (УФ) № Т-1 и № Т-1а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1).  До 2013 года считалось, что  применение этих УФ обязательно, так как  применять самостоятельно разработанные формы первичных документов можно было только в случае, если необходимая форма отсутствовала в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Проверяющие органы квалифицировали несоблюдение УФ как нарушение и выписывали штрафы.

С 1 января 2013 года  вступил в силу новый закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, в котором не содержится требования об обязательном применении УФ при составлении первички.  И, по мнению Роструда, теперь негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письмо от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).

Но полностью отказываться от использования УФ, на наш взгляд, нецелесообразно.  Во-первых, за 10 лет существования унифицированных форм их использование стало привычным  для компаний. Во-вторых, самостоятельная разработка форм документов требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки.

Чтобы не нарушить требования к отдельным документам, установленные другими федеральными законами и нормативными актами, целесообразнее использовать все-таки унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1.  А если Вы решили  разработать собственные формы, возьмите за основу УФ, добавив или удалив часть реквизитов.

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен утверждать руководитель организации. Поэтому, во избежание разногласий с контролирующими органами, использование УФ или своих разработанных форм лучше утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.

Если у Вас нет образцов УФ, можно бесплатно скачать их здесь в формате RTF (Обязательно скачайте, при простом просмотре пропорции формы выглядят искаженными).

 Шаг 1. Составляем проект приказа

На практике все по-разному заполняют приказ о приеме. Кто-то старается впихнуть в него как можно больше условий из трудового договора, выполняя требование  статьи 68 ТК РФ о том, что «содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора». Кто-то, наоборот, оставляет пропущенными многие строчки в форме, потому что «писать нечего» или «не знаю, что писать».

 Давайте разберемся и с этим вопросом. Изучим нормативные акты, регламентирующие оформление и заполнение документов:

  • «Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденные тем же Постановлением N 1 от 05.01.2004.
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

И заполним все строки формы:

1.  Наименование организации  пишем сначала полное (в точности как в Уставе), а в скобках краткое (если в Уставе зафиксировано краткое название). ФИО предпринимателя можно указать только полное. Код по ОКПО присваивается каждой организации при регистрации. Вписываем его в верхний блок.

Screenshot_2

 

2.  Что писать в графе «по», если мы принимаем работника постоянно? Читаем об этом в Указаниях :

При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма N Т-1) или «Период работы» (форма N Т-1а) строка (графа) «по» не заполняется.

Если принимаем по срочному договору, то ставим дату последнего рабочего дня. Заметьте, что дата записывается в документах с помощью восьми арабских цифр, разделенных точкой. Это ГОСТ. Никаких букв «г.»!   Если принимаем на работу на период отсутствия основного работника, который находится, например, в отпуске по уходу за ребенком, то  желательно это указать. Но как? Ведь мы не знаем точно, в какой день работник выйдет на работу. Напишите так:

Screenshot_3

 

3. Принять кого? ФИО работника указываем в родительном падеже. В УФ №Т-1а (прием нескольких работников) все графы заполняются в табличном режиме, т.е. ФИО работника записывается в именительном падеже.   Если структурного подразделения нет, ставим прочерк. Принять кем (если по профессии) или на должность кого (если специалист, служащий или руководитель).
4.  Самая спорная строка «условия приема на работу, характер работы». Нужно ли здесь что-то писать? Если нужно, что именно? В Указаниях читаем, что в этой строке нужно писать..

«…по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.».

5.  Как указать тарифную ставка (оклад) в случае,  если принимаем не на полную ставку? Об этом никаких указаний нет. Чтобы не было недопонимания со стороны работника и проверяющих органов, лучше указывать полную ставку и применяемый коэффициент, как в нашем случае.

с тарифной ставкой (окладом)

8 000 х 0.5

руб.

00

коп.

 

(цифрами)

 

 

 

6. Испытание указывается, если оно установлено в трудовом договоре.

Screenshot_4

Шаг 2. Подписываем приказ

Шаг 3. Регистрируем приказ

Приказ о приеме на работу нужно обязательно зарегистрировать в Журнале регистрации приказов по личному составу. Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе (в идеале — от руки, потому что регистрация происходит всегда после оформления).

Screenshot_5

 Шаг 4. Объявляем работнику приказ под роспись

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.  По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа. Срок подготовки копии –три дня с момента затребования её работником. Думаю излишне говорить, что за выдачу копий документов, связанных с работой, запрещено брать плату с работников (статья  62 ТК РФ).

 Шаг 5. Направляем приказ в дело

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. О направлении приказа о приеме на работу в дело проставляется отметка в левом нижнем углу приказа.

В дело № 03-04  Иванова 02.07.2013.

Об авторе: Анна Славинская

Анна Славинская, кадровик-практик. Личный сайт www.slavianna.ru с бесплатными материалами. Группа ВК https://vk.com/kadrydoc отвечаю на вопросы в реальном времени.

Обсуждение: 7 комментариев
  1. Мария:

    нужно ли оформлять приказ и присваивать табельный номер физическому лицу, если с ним заключается гражданско-правовой договор? Страховые взносы за него платим.

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Нет, табельный номер и приказ о приеме на такого работника не оформляется.

      Ответить
  2. Мария:

    Дурацкий вопрос.. Приказы о приеме на работу вкладываются в дело принятого сотрудника или отдельную папку.. Вот только буду открывать ИП и полная каша в голове.. И еще вопрос: сотрудников можно принимать с первого дня регистрации ИП (когда выдадут документы)?
    Очень хорошие статьи! Спасибо за работу!

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Здравствуйте, Мария!
      1. Приказы по личному составу складываются в отдельную папку. Чтобы не было «каши», просмотрите нашу рубрику «Кадровые документы».
      2. Да, сотрудников можно принять сразу после регистрации ИП, если они уже работают на вас с первого дня регистрации. Но учтите, что до подписания трудового договора вы должны будете ознакомить их с локальными актами, инструкциями по охране труда, должностными обязанностями. Имеет смысл подготовить эти документы заранее. Информация обо всем есть в разделе «Трудовое законодательство».
      Если возникнут сложности с составлением документов, напишите мне на эл.почту.

      Ответить
    2. Немного дополню.
      В течение 10 дней с момента заключения первого трудового договора Вы должны зарегистрироваться как работодатель в Фонде социально страхования. Процедура эта не сложная, но если во время не сделать — штраф 5000 руб.
      Также в течение 30 дней необходимо зарегистрироваться и Пенсионном фонде.

      Ответить
  3. Анна:

    Аня, спасибо за статьи. Хотелось бы затронуть тему — оформление по гражданско-правовому договору. Здесь же тоже много нюансов, как заключить, какие отчисления делать и т.д.)). Спасибо

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Это не трудовые отношения, конечно, но многие ИП используют такие договоры в работе. Высок риск, что отношения будут признаны трудовыми, а штрафы начислены огромные.
      Следите за рубрикой, напишу.

      Ответить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2012 - 2018 Энциклопедия начинающего предпринимателя