Суббота, 15 августа 2020 18 +  RSS
Суббота, 15 августа 2020 18 +  RSS
Популярно
18:39, 05 июля 2013

Прием на работу. Какие документы нужно предъявлять при приеме на работу.


Сегодня мы продолжим разговор о том, как грамотно провести процедуру приема работника на работу. Казалось бы, ну что сложного в том, чтобы получить у работника необходимые о нем сведения? Но и тут есть нюансы.

LmH6lRuAvoI

Обязательные документы

Будущий работник обязан предъявить  документы, предусмотренные статьей 65 ТК РФ, а именно:

  1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  2. трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  3. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (При заключении трудового договора впервые страховое свидетельство оформляется работодателем);
  4. документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (это могут быть: военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу).
  5. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  6. справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость.

Кроме того, эта же статья ТК РФ предусматривает, что в отдельных случаях федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Как мы видим, ни ИНН, ни справка 2-НДФЛ, ни другие справки в этот перечень не входят. А статья 65 ТК РФ продолжает: «Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных нормативными правовыми актами».

Как быть, если работник не предъявил ИНН?

Как же быть, если работник не предоставляет ИНН и нужные для начисления заработной платы справки? Думаю, что отказывать в приеме на работу из-за отсутствия этих справок  нельзя. Но обязательно нужно задокументировать факт не предоставления этих документов, чтобы иметь возможность обосновать правильность начисления заработной платы, пособия, расчета налогов.   Сделать это можно разными способами. Например, так:

1) выдать уведомление о необходимости предоставить нужные Вам документы, в котором указать:

  • срок предоставления этих документов,
  • причины затребования,
  • последствия не предоставления этих документов.

2) Уведомление регистрируем, работника знакомим с ним под роспись, один экземпляр — работнику.

3) Если по истечении указанного срока документы работником не будут предоставлены:

  • истребуем письменное объяснение работника,
  • получаем право вынести дисциплинарное взыскание- замечание,
  • расчеты производим исходя из имеющихся на данный момент сведений.

Конечно, чаще всего работодатели предпочитают действовать по-другому: ругают, требуют, грозят, не принимают на работу без справок.  Но, во-первых, это отнимает больше сил и энергии, во-вторых, портит репутацию адекватного работодателя, в-третьих, это просто менее эффективно.  Простое уведомление, написанное грамотно и доходчиво, действует намного результативнее, являясь еще и подтверждением Вашей юридической грамотности в данном вопросе.

Несколько слов о паспорте гражданина РФ

В нашей стране основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ, является паспорт (п. 1 Указа Президента РФ от 13.03.1997 N232 «Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации на территории РФ»).  Если паспорт есть, какие могут быть вопросы? Но и тут нужно знать кое-какие нюансы. Например, в каких случаях паспорт считается недействительным.

Для выяснения этого вопроса обратимся к «Положению о паспорте гражданина Российской Федерации», утвержденному Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 828.  Пункт 6 Положения определяет, что «паспорт, в который внесены сведения, отметки или записи, не предусмотренные настоящим Положением, является недействительным».  Какие же отметки должны быть в паспорте, а каких не должно быть?  Читаем пункт 5 указанного положения:

В паспорте производятся отметки:

  • о регистрации гражданина по месту жительства и снятии его с регистрационного учета;
  • об отношении к воинской обязанности граждан, достигших 18-летнего возраста;
  • о регистрации и расторжении брака;
  • о детях (гражданах Российской Федерации, не достигших 14-летнего возраста);
  • о ранее выданных основных документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации;
  • о выдаче основных документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

По желанию гражданина в паспорте также производятся отметки:

  • о его группе крови и резус-факторе;
  • об идентификационном номере налогоплательщика.

Итак, паспорт нужно рассматривать на предмет наличия посторонних отметок. И если Вы обнаружите запрещенные отметки, то паспорт принимать как документ, удостоверяющий личность, нельзя. Он считается недействительным. На практике таких посторонних отметок в паспортах я не встречала, а вот исчерканные детской рукой страницы видела. Можно ли принимать такой паспорт? На мой взгляд, такой паспорт является недействительным. Внесение посторонних записей (рисунков ребенка) влечет недействительность паспорта, и он подлежит замене в соответствии все с тем же Положением № 828.

Но в нашей стране существует традиция «толковать нормы закона». Если Вы сталкивались с другой правоприменительной практикой по данному вопросу, напишите, пожалуйста, в комментариях.

Чаще бывает ситуация, когда паспорт просрочен, т.е. человеку уже исполнилось 20 (45) лет больше месяца назад, а у него на руках старый паспорт. Если следовать четко букве закона, то просроченный паспорт не становится недействительным, так как нет прямого указания на это в федеральном законе. Сказано только, что «По достижении гражданином (за исключением военнослужащих, проходящих службу по призыву) 20-летнего и 45-летнего возраста паспорт подлежит замене».  Но указать будущему работнику на это обстоятельство нужно обязательно и отправить его подавать документы на обмен паспорта. Закон предусматривает, что по желанию гражданина на срок оформления паспорта ему выдается Временное удостоверение личности гражданина РФ

Это удостоверение на короткий срок является как бы заменой паспорту, служит документом, удостоверяющим личность, во всех случаях, когда необходимо предъявлять паспорт для совершения различных юридический действий.

Другие документы, удостоверяющие личность

В настоящее время в РФ отсутствует единый нормативный правовой акт, устанавливающий перечень документов, удостоверяющих личность гражданина, для всех случаев применения законодательства. Зато имеется целый ряд отдельных нормативных актов, определяющих виды документов, удостоверяющих личность гражданина, применяемые в определенных случаях.

Чтобы удостоверить личность, документ должен иметь:

  1. вашу личную фотографию,
  2. полные фамилию, имя, отчество,
  3. номер, дату выдачи,
  4. срок действия документа,
  5. полное наименование органа или учреждения, выдавшего документ,
  6. месторасположение или адрес, если это организация, предприятие или учреждение.
  7. Документ должен быть скреплён печатью и заверен подписью должностного лица или руководителя выдавшей его организации.

В частности, к иным документам, удостоверяющим личность, относятся:

  • паспорт моряка;
  • свидетельство о рождении для лиц (граждан РФ), не достигших 14-летнего возраста;
  • удостоверение личности военнослужащего РФ является документом, удостоверяющим личность и правовое положение военнослужащего РФ;
  • военный билет является документом, удостоверяющим личность солдат, матросов, сержантов и старшин, проходящих военную службу по призыву или контракту, а также курсантов военных образовательных учреждений профессионального образования на время их обучения;
  • временное удостоверение личности гражданина РФ по форме № 2-П которое выдается паспортно-визовым подразделением органа внутренних дел на срок до двух месяцев.

Другие документы (например, удостоверения предприятий и организаций, водительские права и т. д.) документами, удостоверяющими личность, не являются.

Можно ли принять человека на работу по загранпаспорту?

Заграничный паспорт удостоверяет личность гражданин РФ за пределами РФ. Федеральный закон от 12.06.2002 № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав» в пп.16 ст. 2 устанавливает перечень «иных документов» удостоверяющих личность:

  • военный билет,
  • временное удостоверение личности, выдаваемое в период замены паспорта,
  • документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации, по которому гражданин Российской Федерации осуществляет въезд в Российскую Федерацию в соответствии с федеральным законом, регулирующим порядок выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию (для лиц, постоянно проживающих за пределами территории Российской Федерации)
  • справка установленной формы, выдаваемая гражданам Российской Федерации, находящимся в местах содержания под стражей, подозреваемых и обвиняемых, в порядке, утверждаемом уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

И этого следует, что:

  1. Если НЕТ отметки о постоянном проживании за границей, то загранпаспорт удостоверением личности не считается, и мы не можем принять такого человека на работу.
  2. Если отметка ЕСТЬ, то загранпаспорт является удостоверением личности, и мы можем принять на работу.

Таким образом, гражданина РФ возможно принять на работу по трудовому договору по загранпаспорту в случае, если гражданин постоянно проживает за пределами территории РФ.  А если гражданин РФ постоянно проживает на территории Российской Федерации, он не вправе предъявить загранпаспорт при заключении трудового договора, поскольку должен иметь паспорт гражданина РФ.

Итак, документы от работника получили. Что дальше?

Шаг 1. Проверяем подлинность предъявленных документов.

Шаг 2. Регистрируем принятую от  поступающего на работу трудовую книжку в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Шаг 3. Помещаем трудовую книжку на хранение.  Трудовые книжки хранятся отдельным массивом, как правило, в несгораемом шкафу или сейфе.

Шаг 4. Переносим необходимые сведения в личную карточку работника (форма №Т-2)

Шаг 5. В необходимых случаях, например при оформлении личных дел, снимаем с документов копии, заверяем их и помещаем в дело.

Шаг 6. Возвращаем документы лицу, поступающему на работу.

В следующей статье — о том, как ознакомить работника с локальными актами работодателя.

 

Об авторе: Анна Славинская

Анна Славинская, кадровик-практик. Личный сайт www.slavianna.ru с бесплатными материалами. Группа ВК https://vk.com/kadrydoc отвечаю на вопросы в реальном времени.

Обсуждение: 6 комментариев
  1. Анна:

    Аня, подскажите, сотрудницу приняли (оформили приказ, договор, ..) еще в декабре прошлого года. Она до сих пор не принесла трудовую книжку… Какие последствия для нас или нее? и в январе этого года мы принимаем на работу еще нового сотрудника. Как сделать запись в книгу движения тр.книжек? (мне не хочется писать, что трудовую книжку мне принесли не в декабре, а через месяц-другой). Спасибо

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      1) Для Вас — штраф до 5тыс. руб., для работника ничего. Свой стаж она может подтвердить, взяв справку о перечислении страховых взносов.
      2) Запись о приеме книжки в Книге учета сделайте декабрьским числом (когда она будет), а потом запись о регистрации книжки работника, принятого в январе.

      Ответить
  2. Анна:

    Спасибо за быстрый ответ. Данный человек имеет светло-синий Паспорт -вид на жительство. Постоянное гражданство получит весной следующего года. Т.е. я его оформляю сейчас как обычного работника и пользуюсь данными этого синего паспорта-вид на жительство (узбекский вообще не берем во внимание)? А при получении гражданства меняем только паспортные данные в документах? Ни в какие органы я вообще не должна подавать никакие сведения о приеме данного сотрудника? И налоги с его зарплаты будут как у остальных работников или (я просто слышала) выше?

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Да, все верно. Это обычный работник.

      Ответить
  3. Анна:

    Аня, подскажите, пожалуйста. В ИП хочет устроится работник с узбекским паспортом (сам работник родом с Севера, просто одно время жил в Узбекистане). Имеется постоянная российская прописка. Можем ли просто его принять, как всех граждан РФ или через миграционную службу?

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Из Вашего вопроса непонятно, к какой категории относится работник:
      -временно проживающий — лицо, получившее разрешение на временное проживание;
      — постоянно проживающий — лицо, получившее вид на жительство;
      — временно пребывающий — лицо, прибывшее в РФ на основании визы или в порядке, не требующем получения визы, и получившее миграционную карту, но не имеющее вида на жительство или разрешения на временное проживание.
      Если последняя категория — то только через миграционную службу.
      Если работник имеет вид на жительство или разрешение на временное проживание — то просто принимаете.

      Ответить

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2012 - 2020 Энциклопедия начинающего предпринимателя