Четверг, 26 апреля 2018 18 +  RSS
Четверг, 26 апреля 2018 18 +  RSS
Популярно
1:00, 25 сентября 2013

Нужно ли регистрировать кадровые документы?


Предприниматели, как правило, уделяют мало внимания кадровому делопроизводству, считая его обременительным и ненужным. Да, это дополнительная обязанность, которую очень не хочется выполнять. Кроме того, в трудовом законодательстве нет нормы, устанавливающей необходимость регистрации кадровых документов.

В этой статье мы расскажем, почему и зачем регистрация все же нужна, и какие документы необходимо регистрировать.

регистрация кадровых документов

Зачем и почему нужна регистрация?

В нашей стране действуют законы, инструкции, ГОСТы, регулирующие правила делопроизводства вообще и государственных структур в частности. Необходимость регистрации кадровых документов вытекает из общего порядка ведения делопроизводства.

И поэтому все работодатели, которые издают приказы, получают и отправляют юридически значимые документы, должны знать и выполнять общие правила, установленные в государстве.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления (п. 65 ГОСТ Р 15141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Как видно из определения, регистрация фиксирует факт создания документа, этим самым придавая ему юридическую силу. Т.е. приказ вступает в силу и начинает действовать с момента его подписания и регистрации.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).

В судебной практике очень часто встречается ситуация, когда кадровый документ суд не принимает в качестве доказательства. Почему? Да потому, что признает его не имеющим юридической силы из-за неправильного оформления.

Поэтому все самые важные документы, которые регулируют трудовые отношения (особенно те, которые будут являться основанием увольнения работника), нужно обязательно регистрировать.

Какие это документы?

  • все виды приказов по личному составу;
  • уведомления работников ;
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
  • личные дела работников;
  • трудовые книжки;
  • справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.);
  • протоколы;
  • акты;
  • командировочные удостоверения.

Обязательно регистрируются письма, которые Вы направляете в различные сторонние организации, потому что только после регистрации факт издания письма будет подтвержден.

Нужно ли регистрировать заявления работников и служебные записки?

По логике, да, нужно. Эти документы являются основаниями к приказам и могут быть затребованы для уточнения каких-то вопросов в спорных ситуациях. Т.е. понадобится доказать, что документ был создан или получен именно в этот день. А это может доказать только факт регистрации.

Но на практике в небольших организациях заявления работников и служебные записки не регистрируются. Юристы советуют в каком-либо локальном акте (в крайнем случае, приказе) закрепить список нерегистрируемых документов и правила кадрового документооборота в вашей фирме.

В следующей статье мы продолжим тему регистрации и поговорим о журналах регистрации приказов по личному составу.

Если у Вас возник вопрос, смело задавайте его в комментариях, мы рады помочь Вам.

Об авторе: Анна Славинская

Анна Славинская, кадровик-практик. Личный сайт www.slavianna.ru с бесплатными материалами. Группа ВК https://vk.com/kadrydoc отвечаю на вопросы в реальном времени.

Обсуждение: 12 комментариев
  1. Анна:

    Вычитала на сайтах о кадровом деле, что нужен еще Журнал учета проверок. Для ИП это обязательно?

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Обязательно.
      «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля» можно завести при первой проверке.

      Ответить
  2. Анна:

    Добрый день! Николай, подскажите, ИП (менее 10 работников). Можно ли регистрацию документов вести в электронном виде или обязательно вести тетради учета? (можно в данном случае завести обычную тонкую школьную тетрадь?). Спасибо

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Документы можно регистрировать в электронном виде, но только в специальных программах.
      Хотя в суде предпочтение отдается журнальным формам регистрации. Для этого подойдут и школьные тетрадки, но правильно оформленные.
      Подробнее о способах регистрации читайте в следующей статье на этой неделе.

      Ответить
      1. Анна:

        Спасибо. Ждем статью! уже поделилась знаниями от Вас со знакомыми. Еще вопрос. В данный момент мне начать регистрацию с 2013, 2014 года или с начала деятельности?

        Ответить
        1. Анна Славинская:

          Я бы начала с начала 2013 года.

          Ответить
      2. Анна:

        трудовые договора и соглашения (изменения, дополнения) регистрируются в одном журнале или разных? Спасибо

        Ответить
        1. Анна Славинская:

          можно в одном.

          Ответить
  3. Анна, получается нет такого понятия, как «Книга приказов» и правильно говорить «Журнал регистрации приказов»?

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Да, «Журнал (или Книга) регистрации приказов».

      Ответить
      1. Марина:

        Добрый день подскажите пожалуйста в каком журнале регистрировать заявление сотрудника о предоставлении ксерокопии трудовой книжки.

        Ответить
        1. Анна Славинская:

          Можно такие заявления регистрировать в журнале входящей документации, если таких заявлений мало, и нецелесообразно для них заводить отдельную регистрационную форму.

          Ответить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2012 - 2018 Энциклопедия начинающего предпринимателя