Статья написана в ответ на вопросы знакомого предпринимателя: нужно ли ИП издавать приказы по основной деятельности, что это за приказы такие, зачем они нужны и чем отличаются от приказов по личному составу?
Приказы по ОД регулируют производственную, уставную деятельность компании, а для ИП – ту деятельность, ради которой задуман бизнес.
Три вида приказов
Деление приказов на виды предусмотрено документом, который называется
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558. (ссылка на документ есть в этой статье)
Вот пункт 19 этого Перечня
Мы видим, что Перечень выделяет три типа приказов, у которых разные сроки хранения:
- по основной деятельности (ОД) — хранить постоянно;
- по личному составу — хранить 75 лет (50 лет с 2003 года);
- по административно-хозяйственным вопросам (АХ) — хранить 5 лет.
И только для приказов по личному составу дано уточнение, какие вопросы они регулируют. Следовательно, приказы, которые регулируют иные вопросы, должны относиться либо к приказам по ОД, либо к приказам по АХ.
Какие вопросы регулируют приказы по ОД
Нам важно отличать приказы по ОД от приказов по АХ, так как у них очень разный срок хранения. Согласитесь, хранить 5 лет или постоянно (до скончания веков :0 ) – это две большие разницы.
Пролистав Перечень, можно найти в нем раздел «Административно-хозяйственная деятельность» (пункты 773-893). Минкультуры предлагает относить к вопросам по АХД:
- соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
- эксплуатация зданий и помещений;
- транспортное обслуживание;
- создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
- вопросы безопасности.
Методом исключения (убрав вопросы, которые регулируются приказами по ЛС и АХ) получаем, что приказы по ОД регулируют производственную, уставную деятельность компании, а для ИП – ту деятельность, ради которой задуман бизнес. Но поскольку бизнес бывает разным, то перечислить все тематические вопросы очень сложно.
Но есть вопросы, общие для всех компаний, которые входят в сферу регулирования приказов по ОД:
- определение структуры (утверждение и изменение штатных расписаний, создание, слияние, реорганизация и ликвидация структурных подразделений);
- утверждение и изменение локальных актов, инструкций, правил и иных локальных документов, утверждение планов, регламентов, внутренних форм документов;
- создание органов (коллегиальных, контрольных (ревизионных), методических и проч.) и всевозможных комиссий (в т.ч. инвентаризационной и аттестационной);
- осуществление контроля текущей деятельности (отчетность);
- проведение мероприятий (в т.ч. инвентаризаций и аттестаций работников), семинаров, конференций и т.д.;
- определение политики компании (учетной, финансовой, кадровой, иной);
установление и изменение режима работы; - организация воинского учета, охраны труда, работы по гражданской обороне, установление противопожарного режима, т.п.;
- назначение ответственных лиц (за проведение инструктажей, за ведение и хранение трудовых книжек, за теплохозяйство, по охране труда, и т.д.);
- делегирование полномочий, права подписи, распределение зон ответственности;
- прием, перемещение, списание основных средств.
К приказам по ОД относятся также приказы о вступлении в должность директора организации и о снятии с себя полномочий директора.
Чем приказы могут помочь?
Приказы по основной деятельности нужны, в первую очередь, самому предпринимателю или организации. И я вижу две самые главные причины так долго хранить приказы по ОД.
Во-первых, практически всегда наступает момент, когда факт какого-либо действия помогает отстоять свою позицию в суде или в споре с проверяющим органом. В этом случае наличие всех приказов по ОД потенциально способно спасти честь компании или оградить от штрафа. Например, доказать законность сокращения, законность удержания за недостачу, правомочность подписи должностного лица и т.д.
Во-вторых, сохраняя все документы от момента создания, мы сохраняем и память о наших действиях в разные годы. Это позволяет проанализировать документы и увидеть ошибки и удачные ходы: какой эффект был, когда пришлось сокращаться, были ли грамотно перераспределены обязанности после сокращения; в период роста стоило ли менять режим работы, создавать новые структурные подразделения или вводить новые должности, каков был экономический эффект от этого и т.д.
В следующей статье я расскажу об оформлении и нумерации приказов по ОД, сколько их хранят, как наказывают за несохранность.
