Четверг, 24 августа 2017 18 +  RSS
Четверг, 24 августа 2017 18 +  RSS
Популярно
13:12, 29 октября 2013

График отпусков: от утверждения до уничтожения


В этой статье мы расскажем о том, какой способ утверждения графика отпусков выбрать, нужно ли знакомить работников с утвержденным графиком, сколько хранить и как правильно уничтожить график отпусков.

график отпусков

Утверждение

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления Нового года, то есть 17 декабря – самый поздний срок утверждения графика. При этом статья 123 ТК РФ устанавливает, что график отпусков нужно сначала согласовать с выборным профсоюзным органом. Если в вашей компании нет первичной профсоюзной организации, согласовывать не нужно. Если есть, отправляете проект графика отпусков в профком, ждете 5 рабочих дней мотивированного мнения. Не дождались — утверждаете без согласия.

Если Вы учли все правила составления графика, то возражений профкома просто не должно быть. Интересно, что статья 123 ТК РФ упоминает только согласование с профкомом. Другие представительные органы работников проигнорированы. Если в вашей компании есть иные представители, выдвинутые общим собранием работников, то согласовывать с ними график отпусков необязательно.

Как утвердить? Есть два способа утверждения: лично руководителем и приказом по организации.
Закон не уточняет, каким именно способом нужно утверждать график отпусков. Но от способа утверждения будет зависеть порядок внесения изменения в график.

  1. Утверждение руководителем организации – это заполнение от руки грифа утверждения в верхнем правом углу (подпись и дата).
  2. Утверждение приказом – это издание приказа по основной деятельности, один из пунктов которого звучит так: «Утвердить график отпусков на 2014 год». И график отпусков будет приложением к приказу.

Какой способ выбрать? Я выбираю первый, потому что он более логичен.

  • Во-первых, в унифицированной форме Т-7 заготовлен гриф утверждения лично руководителем.
  • Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Знакомить ли работников с графиком?

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала.

Однако, как-то нехорошо оставлять работников в неведении о запланированной дате его отпуска. Чтобы избежать конфликтов в будущем, чтобы дать возможность работникам планировать свой отдых, целесообразно ознакомить их с графиком отпусков после утверждения.

Это можно сделать разными способами:

  • оформить листы ознакомления и приложить их к графику отпусков,
  • зафиксировать факт ознакомления работника в самом графике (сделать дополнительную графу),
  • вывесить график отпусков в общедоступном месте,
  • направить выписки из графика в структурные подразделения и вывесить там на видное место,
  • каждому работнику вручить персональную выписку с указанием даты начала отпуска и т.д.

Хранение и уничтожение графика отпусков.

Хранятся графики отпусков всего один год с момента окончания их действия. Поэтому график отпусков за 2012 год можно с чистой совестью уничтожить после 31 декабря 2013 года.

Но уничтожить правильно, а не просто сжечь на Новогоднем костре.

Для этого нужно:

  1. Составить опись (в образце акт на уничтожение с включенной описью) документов и дел, подлежащих уничтожению. В опись включаются все дела, у которых закончился срок хранения.
  2. После уничтожения дел акт подписывается и делается отметка о способе уничтожения.

Учтите, что должно произойти реальное уничтожение (сжигание, разрезание в шредере),  а не просто выкидывание в мусорный контейнер. Все кадровые документы содержат персональные данные Ваших работников, поэтому законом запрещено оставлять их в условиях, когда третьи лица могут их увидеть.

Об авторе: Анна Славинская

Анна Славинская, эксперт по кадровому делопроизводству. Личный сайт www.slavianna.ru с бесплатными материалами и обратной связью. Почта: expert-annaS@yandex.ru.

Обсуждение: 9 комментариев
  1. Анна:

    Добрый день! Слышала, что в 2014году отпускные рассчитываются по-новому. Так ли это? Спасибо.

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Сам порядок расчета не изменился. Изменили только среднемесячное количество календарных дней: было 29,4, стало 29,3. Изменения вступили в силу с 02.04.2014 года.

      Ответить
      1. Анна:

        Спасибо. если отпуск оформлен в конце мая и переходит на апрель, нужно ли делать перерасчет оплаты тех дней после 2апреля?

        Ответить
        1. Анна Славинская:

          Если отпуск предоставлен в марте, и отпускные посчитаны и выплачены до 02.04.2014., то делать перерасчет не нужно. Закон не содержит оговорок о перерасчете, просто с 02.04. считаем по-новому и все.

          Ответить
          1. Anna:

            Спасибо большое))

  2. Анна:

    Аня, Вы, к сожалению, не ответили на мой вопрос к этой статье… И еще, график отпусков составлен, а в течение года еще принимались работники и в течение этого же календарного года были в отпуске. Их нужно вписывать в данный график, составленный в декабре прошлого года? Спасибо.

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Нет. Работников, которые были приняты после утверждения графика, в него не вписывают. Им предоставляется отпуск по заявлению.

      Ответить
  3. Анна:

    Все доходчиво, спасибо. Но не совсем раскрыт (для меня, не кадрового работника, а бухгалтера ИП) последний пункт — составление описи, акта. Можно заполненный образец? спасибо. И вопрос, а что нам грозит, если тупо в ИП (менее 10чел) выкинули графики…?….

    Ответить
    1. Анна Славинская:

      Если попадется вредный проверяющий — 300 руб. штраф.
      А подробнее об архивном хранении и описях были статьи. Посмотрите в рубрике.

      Ответить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2012 - 2017 Энциклопедия начинающего предпринимателя