Как правильно записать факт приема в трудовую книжку работника? Запись обязательно делать сразу или через какое-то время? Вопросы совсем не праздные, поскольку трудовая книжка – это своеобразная визитка работника.
Мы уже подробно говорили о том, какие действия нужно выполнить перед тем, как допустить работника к работе. А вот запись в трудовую книжку мы делаем позже. Почему?
Есть два основных документа, которые регламентируют работу с трудовыми книжками:
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Пост. Правительства РФ от 16.04.2003. N225 «О трудовых книжках») – далее Правила.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. N69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек») – далее Инструкция.
В Инструкции сказано, что трудовые книжки работодатель ведет только на тех работников, которые проработали у него свыше пяти дней. И только на основных работников, т.е. на совместителей трудовые книжки вести не нужно.
Если работник при приеме предоставил Вам действующую трудовую книжку, то Ваши действия:
- зарегистрировать её в «Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним» сразу при получении документов,
- запись о приеме внести только тогда, когда работник отработает у Вас 5 дней.
Что будет, если сделать запись сразу, в первый же день? Ничего страшного не случится. Но если работник не продержится в Вашей фирме и пяти дней, то запись об увольнении после трех-четырех дней несколько испортит работнику репутацию. А ведь эту запись можно было не делать. Хотя, если, например, работник проработает всего неделю (а в этом случае мы обязаны сделать запись), то запись об увольнении после недели работы смотрится ничуть не лучше. Но таковы нормы!
В соответствии с 3.1. Инструкции запись о приеме вносится следующим образом:
- Посередине третьей графы в виде заголовка нужно написать полное наименование работодателя, а в скобках – сокращенное наименование (при наличии такового). Сама запись о приеме будет располагаться под этим заголовком.
- в графе 1 нужно написать следующий порядковый номер записи,
- в графе 2 ставим дату приема на работу в формате 00.00.0000
- В графе 3 фиксируем факт приема. Запись о приеме на работу состоит из:
- слова «Принят» («Принята»),
- наименования структурного подразделения (если структурное подразделение указано в трудовом договоре),
- наименования должности, специальности, профессии.
Например: «Принята на должность бухгалтера».
5. В графе 4 нужно указать дату и номер приказа о приеме. Сокращать слова нельзя, пишем полностью «Приказ от 21.07.2012 №56-лс»
Как определить, принимаем ли мы на должность или по профессии, смотрите статью Как грамотно составить трудовой договор (ч. 3). Никакие другие условия, указанные в договоре или приказе о приеме, в книжку не заносятся!
В следующей статье мы расскажем о том, как правильно поступить, если у работника нет трудовой книжки по какой-либо причине.
Скачать пособие «Трудовая книжка без ошибок»вы можете на сайте http://slavianna.ru
Здравствуйте! Я устроилась на работу кассиром, отработала один день, вечером произошел конфликт с старшим кассиром из-за не соблюдения ею кассовой дисциплины, пришлось уйти. В кадрах инструктор сказала, что внесла уже запись в трудовую книжку в первый же день, что меня очень удивило, правомерно ли это и можно ли эту запись аннулировать. Спасибо.
Здравствуйте, Наталья.
Если оформление на работу было официальным и правильным, т.е. за этот один день Вам начислили зарплату и учли ваш выход в табеле учета рабочего времени, формили трудовой договор, издали приказ о приеме и увольнении, то причин для аннулирования записи нет.
Если же ничего из вышеперечисленного сделано не было, то запись нужно отменить как внесенную ошибочно.
Здравствуйте, подскажите пожалуйста как исправить трудовую книжку. Сведения о приеме на работу написали во «Сведения о награждении».
Здравствуйте, Оксана!
Ничего исправлять не нужно, работники ПФР примут этот стаж к сведению))). Но, если другие записи придется делать уже на следующих страницах, то нужно вшить вкладыш, и продолжать делать записи в нем.
Здравствуйте, Анна! Подскажите, как правильно исправить фамилию работницы в труд.книжке( изменила фамилию после свадьбы((?
Здравствуйте, Ирина.
Свадьба — это хорошо:))
А в трудовой книжке Вам нужно сделать следующее:
1)Старую фамилию зачеркнуть аккуратно одной чертой, а рядом написать новую.
2) На внутренней стороне обложки сделать запись: «Фамилия …(старая) изменена на ….(новую) на основании Свидетельства о заключении брака (серия, номер), выданного (когда, кем)».
3) Затем написать свою должность, расписаться и заверить все печатью.
Подскажите, пожалуйста. Сотрудница принесла трудовую книжку. Последняя запись в ней об увольнении сделана на развороте «Сведения о награждениях», т.к. листы «Сведения о работе» уже все заполнены. Имею ли я право (как ИП-работодатель) продолжать запись о приеме на листе «Сведения о награждениях»? Или что мне надо сделать? Спасибо
Здравствуйте, Анна.
Вам нужно оформить и вшить вкладыш в трудовую книжку этой сотруднице. Раздел «Сведения о награждениях» не предназначен для записей о работе.
Подробно о том, как правильно оформить вкладыш, я напишу в следующей статье. Читайте на этой неделе.
Анна, а если работодатель все же продолжает делать записи в трудовую книжку не в том разделе? Это чем нибудь грозит?
По большому счету — ничем. При проверке могут сделать замечание за нарушение инструкции по ведению трудовых книжек.
спасибо