Прием на работу. Оформление трудового договора в письменной форме.

Продолжим разговор о проведении грамотной процедуры приема на работу. Рассмотрим нюансы четвертого этапа: что учесть в тексте трудового договора, как присвоить регистрационный номер, где хранить договоры с работниками.

Составляем текст трудового договора.

Напоминаю, что общепринятой типовой или унифицированной формы трудового договора нет. Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему составляются в письменном виде по форме, разработанной самим работодателем. Подготавливается трудовой договор (или соглашение) всегда в двух экземплярах, каждый из которых является первым, т.е. оба экземпляра — оригиналы.

Обратите внимание, что в трудовом договоре обязательно должны содержаться сведения и условия, указанные в статье 57 ТК РФ. Подробно  этот вопрос мы рассматривали здесь и здесь.

Если Вы решили включить в текст трудового договора дополнительные условия, помните, они не должны ухудшать положение работника по сравнению с действующим законодательством, коллективным договором, ЛНА работодателя. О том, как сделать договор своим помощником, читайте здесь.

Подписываем трудовой договор

Трудовой договор должен быть подписан обеими сторонами трудовых отношений. Реквизит «Подпись» состоит из:

• наименования должности (у работника отсутствует),
• личной подписи,
• расшифровки личной подписи,
• даты подписания.

Регистрируем трудовой договор

Подписанный работником и работодателем трудовой договор регистрируется в Журнале  (или Книге) регистрации трудовых договоров. В специализированных бланочных магазинах продаются уже готовые журналы регистрации, изготовленные в типографиях. А можно сделать такой журнал самостоятельно. Нормативно закрепленной формы регистрации договоров нет. Можно рекомендовать следующие графы регистрационного журнала (книги):

• дата регистрации,
• регистрационный номер,
• структурное подразделение (если есть),
• должность (профессия),
• дата приема на работу,
• вид работы (основная, по совместительству),
• подпись работника о получении трудового договора,
• примечания.

Используя эту форму, можно регистрировать и трудовые договоры, и дополнительные соглашения к ТД. В последнем случае в графе «Примечания» напротив соответствующего трудового договора делается отметка о наличии изменения к трудовому договору.

Каждый год заводить журналы (книги) регистрации трудовых договоров (и вообще любых документов) не нужно. Регистрационная форма используется до полного заполнения. На обложке ставится дата начала заполнения формы, а впоследствии — дата окончания.

Действующее законодательство не регламентирует процедуру регистрации трудовых договоров. На практике наиболее удобной признается система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера и маркера года заключения. Возможны такие варианты: № 34/2013, 67-2013, 15/13

Нумерация договоров может вестись двумя способами.

1. Нумерация начинается с началом календарного года и оканчивается с его окончанием. Этот способ признается более удобным.
2. Нумерация сквозная, т.е продолжается с наступлением нового учетного года. Этот способ удобен для маленьких компаний.

Записи каждого года отделяются друг от друга горизонтальной чертой и надписью через все строки номера следующего года.

Номер каждого дополнительного соглашения к ТД также удобнее компоновать из двух частей: номера трудового договора и порядкового номера изменения к трудовому договору; например: № 34-2013/1, 34-2013/2 и т. д.

При подготовке каждого нового дополнительного соглашения должна быть ссылка на основной трудовой договор (показана его дата и номер), например: Дополнительное соглашение от 18.05.2013 № 34-2013/1 к трудовому договору от 14.01.2009 № 34-2013.

Передаем экземпляр трудового договора работнику

В соответствии со статьей 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя.

Для этого необходимо, чтобы работник после подписания сторонами трудового договора и его регистрации сделал отметку о том, что ему вручен экземпляр трудового договора, расписался и проставил дату получения экземпляра договора.

Нежелательно употреблять такие лексические обороты, как: «Свой экземпляр договора получил», «Мой экземпляр договора мне передан». Правильнее сформулировать так: «Экземпляр трудового договора получен», «Трудовой договор мной получен».

 Направляем экземпляр трудового договора в дело

Экземпляр трудового договора работодателя оформляется для хранения в отдельное дело (папку). Если ведутся личные дела, то договор подшивается в личное дело работника.

Авторскую книгу «12 секретов, как сделать трудовой договор своим помощником» можно заказать здесь. В ней вы найдете не только образцы формулировок всех условий договора, но и узнаете, как с помощью договора сэкономить на расходах и эффективнее управлять работниками.