Прием на работу. Обязательно ли оформлять личное дело работника.

Личное дело — это документы, содержащие наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Многие работодатели называют личными делами папочки (файлы) с ксерокопиями личных документов работника и трудовым договором.

Давайте разберемся, как должно выглядеть личное дело работника, можно ли эти папочки так назвать и обязательно ли вести настоящие личные дела работодателям.

Обязательно ли вести личные дела?

Есть отдельные категории работников, для которых ведение личного дела установлено нормативными правовыми актами:

• Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы.
• Приказ Роспотребнадзора от 16.03.2005 № 300 утверждает ведение личных дел на сотрудников Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.
• Постановление от 21.08.2004 № 429 «О Федеральной таможенной службе» утверждает Положение о ФТС, в котором п.15 возлагает на управление кадрами обязанность ведения личных дел сотрудников службы.
• Приказ Министерства образования и науки РФ от 06.08.2009 N 284  утверждает «Положение о порядке проведения аттестации работников, занимающих должности научно-педагогических работников», в котором п. 16 предписывает хранить аттестационные листы в личных делах аттестуемых работников.

Кроме этого, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией или управляющей компанией.  В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе сам принять решение о необходимости ведения личных дел работников.

Некоторые работодатели, которым не обязательно вести личные дела, все-таки их ведут  на всех работников, так как личное дело — удобный источник информации о каждом. В одной папке собраны все копии личных документов, приказов по этому работнику, справки, заявления, договоры и соглашения, другие документы.

Но чаще личные дела заводят только на руководителя предприятия, его заместителей, главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений и работников, для которых устанавливается материальная ответственность. А в отношении остальных работников личные дела не ведутся.

Оформление личного дела

Итак, если Ваша организация не относится к вышеперечисленным категориям работодателей, то вести личные дела своих работников необязательно. Если Вы решили все-таки вести личные дела, то и правила их ведения вправе установить тоже самостоятельно. Эти правила необходимо прописать в каком-нибудь локальном акте (ПВТР, Инструкции по делопроизводству или в другом ЛНА).

Чтобы иметь понятие о том, как следует вести и оформлять личные дела, рассмотрим процедуру, предусмотренную для государственных служащих. Оттолкнувшись от этих правил, можно составить свою процедуру ведения личных дел.   В личное дело группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, и образующиеся в период их работы в организации (Методические рекомендации Мосгорархива и Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС России), а именно:

• личный листок по учету кадров или анкета (эти документы предусмотрены только для государственных служащих, их использование другими организациями носит добровольный характер и не исключает разработки собственных форм);
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• автобиография;
• копии документа об образовании;
• трудовой договор (экземпляр работодателя);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных);
• характеристики (рекомендательные письма);
• заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
• выписки из приказов (копии) о приеме (о перемещении);
• выписки из документов (копии) о награждении, о привлечении к ответственности;
• выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы).

Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы, например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий).

Чтобы документы не потерялись, их подшивают при помощи иглы и нитки на четыре прокола в отдельную папку (так рекомендует Мосгорархив). Иной вариант – прошивание в два прокола, сделанные дыроколом.

Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п. Подобные документы, как правило, хранятся в специальных кармашках, расположенных на внутренних сторонах обложки.

Итак, учимся оформлять личное дело:

Шаг 1. Оформляем внутреннюю опись

Внутренняя опись оформляется при заведении дела и дополняется сведениями на протяжении всего периода работы. Форма внутренней описи нормативными актами не предусмотрена. Можно составить ее по образцу внутренней описи документов единицы хранения, рекомендованную Основными правилами работы архивов организаций.

 

Шаг 2. Оформляем личный листок по учету кадров и помещаем его в дело

Личный листок по учету кадров разрабатывается в произвольной форме работодателем. Личный листок заполняется работником от руки, без сокращений, исправлений и помарок. Кадровик, принимая от работника заполненный личный листок, проверяет полноту заполнения и правильность указанных сведений, соответствие личным документам.

Шаг 3. Оформляем дополнение к личному листку по учету кадров и помещаем его в дело

Дополнение к личному листку по учету кадров для внесения последующих изменений в сведения о работнике Вы также можете разработать самостоятельно. Дополнение к личному листку заполняется кадровиком и помещается в дело первым документом, после внутренней описи документов личного дела.

Шаг 4. Оформляем автобиографию и помещаем ее в дело

В автобиографии содержится краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности работника. Автобиографию составляет и пишет работник в произвольной форме, как правило, от руки, без исправлений и помарок.

В автобиографию включают следующую информацию:

• фамилия, имя, отчество,
• дата и место рождения,
• сведения о родителях,
• полученное образование,
• с какого времени началась трудовая деятельность,
• участие в общественной работе и выборных органах,
• отношение к воинской обязанности,
• наличие правительственных наград, поощрений,
• сведения о составе семьи,
• домашний адрес и телефон,
• дата составления биографии,
• подпись работника.

Шаг 5. Помещаем в личное дело заверенные копии документов работника

Копии документов работника, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены, то есть иметь отметку о заверении:

Шаг 6. Регистрируем личное дело

В целях обеспечения сохранности личных дел их обязательно регистрируют в Книге учета личных дел, разрабатываемой по усмотрению работодателя.   После первичного оформления личное дело ведется кадровиком до момента увольнения работника. Потом личное дело необходимо оформить для архивного хранения. Срок хранения личных дел — 75 лет с года увольнения работника. А для личных дел руководителей организаций установлен срок хранения — постоянно.

Как называть папочки с ксерокопиями личных документов?

Если Вы не придерживаетесь никаких правил ведения личных дел: не ведете опись документов дела, не оформляете листок по учету кадров и автобиографию, не регистрируете дела, у Вас вообще не прописаны правила ведения личных дел, — то не называйте свои папочки с ксерокопиями и трудовым договором этим громким названием.

В номенклатуре дел эти папочки назовите «Трудовые договоры, заключенные с работниками». Вместе с трудовыми договорами пусть хранятся и ксерокопии личных документов.

Когда документы по личному составу оформляются на длительное хранение, ксерокопии уничтожаются, т.к. не подлежат хранению в составе кадровой документации. А вот если они находятся в составе личных дел, то хранятся вместе с остальными документами дела согласно описи.