Прием на работу. Как ознакомить работника с локальными актами.

Мы продолжаем говорить о том, как грамотно проводить процедуру приема работника на работу. Сегодня рассмотрим, как правильно знакомить будущих работников с локальными актами, и для чего это нужно.

О том, когда нужно направлять работников на медосмотр, читайте в этой статье.  ‎Какие документы могут заменить паспорт при приеме на работу, и как истребовать с работника необязательные документы, смотрите здесь.

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить лицо, поступающее на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), иными локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (часть 3 ст. 68 ТК РФ).

Закон, как мы видим, не устанавливает форму и порядок ознакомления работника с необходимыми документами работодателя. Установлены только два основных требования:

• ознакомление должно  производиться под роспись,
• и до момента подписания трудового договора.

 Выполнить требование «под роспись» можно следующими способами:

1.  Приложить к каждому локальному нормативному акту (или коллективному договору) листы ознакомления, на которых работники будут проставлять визы ознакомления. Виза ознакомления должна включать:

• личную подпись,
• дату ознакомления,
• расшифровку личной подписи.

Лист ознакомления можно заготовить в виде таблицы:

Можно добавить столбцы: должность, подразделение. Но это не обязательно.

Листы ознакомления подшиваются к локальному акту.

2. Оформить специальный Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Журнал нужно пронумеровать, прошить, сделать контрольную надпись. Например: «В журнале пронумеровано и прошнуровано 96 (девяносто шесть) листов. Должность, подпись, расшифровка подписи». И заверить надпись печатью.

В Журнале ознакомления можно выделить блоки для ПВТР,  Положения о защите персональных данных, Положения об оплате труда, прочих ЛНА.

А крупным компаниям с большой численностью работников целесообразно для каждого локального акта оформить отдельный Журнал ознакомления.

3.  Для каждого работника составить Лист ознакомления с локальными актами. В этом листе перечислить все документы, с которым необходимо знакомить работника при приеме на работу. После прочтения документа, работник расписывается в листе ознакомления напротив соответствующего документа (подпись, дата, расшифровка подписи).

Оформленный перечень приложить к трудовому договору, заключенному с работником. Если ведется личное дело работника, лист ознакомления с ЛНА можно поместить туда.

Все способы удобны и применяются на практике. Выбирайте.

Как выполнить требование «до подписания трудового договора»?

Это можно сделать двумя способами:

1.  Проставлять время ознакомления с ЛНА и время подписания договора, дополнив таблицу графой «Время  ознакомления».
2. В тексте трудового договора перед блоком «Подписи сторон» разместить текст, примерно следующего содержания: «С локальными актами (перечислить) ознакомлен до подписания договора. Подпись, расшифровка подписи, дата.»

Может быть, многим покажется, что не стоит обращать внимание на такие пустяки. Но если Вы не сможете доказать, что при приеме конкретного работника был соблюден порядок, штраф Вам обеспечен. Нарушение порядка приема на работу является длящимся, поэтому наказание за него наступает с момента обнаружения.

В следующей статье мы поговорим о заключении трудового договора.