Причины составить должностные инструкции для работников

К должностным инструкциям относятся пренебрежительно только те предприниматели, которые не знают, как ими пользоваться на практике.

В статье я расскажу о четырех причинах, по которым Вам просто необходимо составить работникам должностные инструкции (далее по тексту «ДИ«), чтобы в любой спорной ситуации чувствовать себя уверенно и спокойно.

Причина №1. С помощью должностной инструкции можно обосновать отказ в приеме на работу.

ДИ – это единственный документ, в котором Вы можете прописать квалификационные требования для каждой должности. Зачем нужны эти требования?

Дело в том, что соискатель, который прошел собеседование, может оспорить Ваш отказ в приеме на работу. По запросу такого горе-претендента (или инспекции, если жалоба поступила в ГИТ) Вы обязаны мотивировать свой отказ. Т.е. написать, по каким параметрам не подошел на должность именно этот человек.

А параметры (требования к должности) указываются только в должностной инструкции. Поэтому сослаться при составлении письменного отказа можно только на ДИ, потому что другие локальные акты не предусматривают такой информации.

Вы можете возразить мне, что такие случаи очень редки, неудачливые соискатели не будут жаловаться и просить письменный отказ. Я тоже так думала до недавнего времени. Вот иллюстрация: на недавно заработавшем сайте «Онлайнинспекция.рф» одной из первых разбирается ситуация – что делать несостоявшемуся работнику, если он получил отказ в приеме на работу. Оказывается, очень многих людей интересует именно этот вопрос. Просто они не знали, как им поступать. А теперь им квалифицированно обо всем расскажут.

Причина №2. С помощью инструкции удобнее определять обязанности работника.

Обязанности работника можно прописать как непосредственно в трудовом договоре, так и в должностной инструкции. Но если вы прописали все обязанности в договоре, то изменить или дополнить этот список можно, только составив с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. Ведь вы меняете условия договора.

Как Вы догадались, менять инструкцию намного легче. Достаточно только утвердить ее и ознакомить с ней работника под роспись.

Причина №3. С помощью инструкции эффективнее делегировать работу.

Чтобы инструкция работала на Вас, сначала для себя решите, каких именно действий от работника вы ожидаете. И подробно (!) это запишите. Не скачивайте из интернета готовые стандартные инструкции, они не будут эффективны для вашей компании. Напишите свою, по которой Вы и будете проверять работника.

Например, у меня есть кассиры. В должностной инструкции я прописала подробно действия работника в начале рабочего дня с алгоритмом включения кассы и снятия отчета. Далее описано, как кассир должен принимать оплату вплоть до проговаривания полученной суммы и размера сдачи. Есть раздел, описывающий действия кассира в нестандартных ситуациях: конфликт, отсутствие разменного фонда, отключение электроэнергии. Если случается какая-либо из предусмотренных ситуаций, человек знает, как ему поступить, а не дергает Вас по пустякам или (что еще хуже) совсем ничего не делает. И конечно, прописаны действия в конце рабочего дня, вплоть до порядка выключения всей оргтехники. В ДИ я всегда прописываю и требования к внешнему виду работника.

И такая инструкция работает, т.е. подсказывает работнику, каких действий вы от него ожидаете.

Причина №4. С помощью инструкции удобнее контролировать работника и обосновать наказание.

Случаются ситуации, когда работник не справляется с обязанностями или относится к работе недобросовестно, а увольняться не хочет. Какие возможности дает нам Трудовой кодекс в этом случае? Наказывать дисциплинарно. Т.е. объявить замечание или выговор, а за постоянное невыполнение обязанностей – уволить.

Так вот, наказание работника – ситуация априори конфликтная. И все документы нужно составлять очень аккуратно, чтобы исключить риск при возможной проверке.

Лучшее обоснование законности наказания:

— наличие хорошей утвержденной должностной инструкции с подписью работника,

— правильно составленный акт о нарушении.

Но ДИ должна быть написана не общими фразами, а содержать перечень конкретных действий, которые обязан выполнять работник. Только в этом случае у Вас будет возможность и контролировать работника (ведь для вас обоих ясны действия, подлежащие контролю), и обосновать законность вынесения дисциплинарного взыскания.