Иногда складывается ситуация, когда после ухода работника в отпуск начинается аврал: большое поступление товара, заключение сделки под вопросом, проверка. Нужно, чтобы работник срочно вышел хотя бы на два-три дня. Как вы поступаете в таком случае?
Многие не заморачиваются с бумагами вообще, а в такой ситуации тем более. Работник выходит, работает в свой отпуск, а потом ему или продлевают отпуск или дают отгулы. Естественно, никакими документами сии действия не сопровождаются. Конечно, это неправильно, и все это понимают. Но не все видят возможные проблемы в результате такого отношения к закону.
Возможные осложнения
Представим, что работник вышел на работу, будучи в отпуске, и в спешке неправильно оформил кассовые документы (принял товар, не пересчитав, подписал юридически значимые документы). Естественно, в табеле отмечено, что работник в этот день в отпуске, и приказ это подтверждает. Какие законные основания у вас будут, чтобы привлечь работника к ответственности? Да никаких. А если выяснится, что документы подписаны должностным лицом, который в тот момент времени не имел на это право (был в отпуске), то последствия для фирмы могут быть более серьезными. А если именно в этот день с работником произошел несчастный случай? Как вы объясните, что он был допущен к работе во время отпуска?
Вы можете мне возразить, что таких совпадений не бывает. Еще как бывает! По всем известному закону как раз и случаются всякие неприятности, когда бумаги не в порядке. Кстати, не оформленное продолжение отпуска, когда работник фактически отдыхает, а в табеле у него стоят рабочие дни, влечет не меньше осложнений.
Как оформить отзыв
1. Составляем документ (акт, докладную или служебную записку), в котором фиксируем или описываем сложившуюся ситуацию, из которой понятно, что работника необходимо отозвать из отпуска.
2. Связываемся с работником и просим его выйти. Именно просим и убеждаем, потому что нам важно получить согласие человека на отзыв.
3. Если работник в этот момент греется на Золотых Песках, и приехать никак не может, или просто не хочет «отзываться», то ничего не поделаешь — наказать работника за это мы не вправе. Придется справляться без него.
4. Если выйти согласен, то согласие это нужно зафиксировать на бумаге. Закон обязывает получить от работника именно письменное согласие, которое может выглядеть как собственноручная запись работника на докладной записке (о которой говорилось выше): «С отзывом согласен, дата, подпись». А можно оформить документ по типу заявления, который назвать «Согласие». В этом документе не только фиксируется сам факт согласия на отзыв, но и содержится информация о том, когда работник хочет использовать оставшиеся дни отпуска. Ведь после отзыва работник имеет право сам определить, когда он отдохнет оставшиеся дни. Возможно, он захочет присоединить их к следующему отпуску.
5. После получения письменного согласия издаете приказ об отзыве из отпуска. Этот приказ не имеет унифицированной формы, всегда составлялся в свободной форме. В этом приказе фиксируется факт отзыва и дата предоставления оставшихся дней отпуска по желанию работника. Приказ имеет тот же срок хранения, что и приказы о ежегодных отпусках, т.е. 5 лет.
6. В табеле учета рабочего времени с первого дня отзыва ставим рабочие дни. По окончании месяца делаем перерасчет — снимаем отпускные за неотгулянные дни и начисляем заработную плату за рабочие.
Не так уж часто приходится отзывать работника из отпуска, поэтому лучше оформить все правильно, чтобы документы отражали действительное положение дел. А если вы постоянно отзываете работников, то это уже другие проблемы, организационные.
На первый взгляд кажется, что оформлять отзыв сложно, много бумаг. Уверяю вас, что это очень просто, быстро, понятно, а главное, не создает путаницы в документах и начислениях. И еще, самое главное: в таких мелочах отражается ваше отношение к соблюдению правил. Только после того, как вы сами начнете выполнять правила и нормы, ваши работники изменят и свое отношение к обязанностям, правилам инструкциям.
И напоследок:
«Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда». (ст. 125 ТК РФ).
В следующей статье мы поговорим о компенсациях за отпуск.
