Наступил сезон отпусков. Работники чаще сидят не в «Одноклассниках», а на сайтах турагенств. И нам тоже пора подумать, как правильно предоставить и оформить ежегодный отпуск. В этой статье я расскажу, как предоставить работнику отпуск в соответствии с законом.
Кстати, правильно отпуск называется «ежегодный основной оплачиваемый», но чаще в речи мы употребляем термин «очередной», оставшийся от старого КЗоТа.
Уведомление
Вы уже знаете, как правильно составить и оформить график отпусков. Пришло время его исполнять. За две недели до начала отпуска (дату начала смотрим в графике) нужно уведомить работника о том, что ежегодный отпуск предоставляется ему с такого-то числа.
Это требование закона работодатели трактуют по-разному. Некоторые считают, что можно издать приказ об отпуске за 2 недели до начала отпуска и ознакомить работника с этим приказом. Другие оформляют специальный документ – уведомление. Кто прав? При всей моей нелюбви к лишним бумагам, я соглашусь с последними.
Дело в том, что приказ трудно отнести к документам, которые уведомляют. Приказ – это распорядительный документ, который приказывает исполнить, ставит работника перед фактом, что отпуск ему уже предоставлен. А смысл уведомления – напомнить о дате запланированного отпуска. И дать работнику время подготовиться к нему или попросить о переносе на другое время.
Поэтому при предоставлении отпуска по графику уведомление составить нужно. Если работник готов к отпуску, он просто ставит подпись в уведомлении. И все, заявление уже не нужно. Уведомление будет основанием для издания приказа об отпуске.
Заявление
Представим, что работник получил уведомление и вдруг вспомнил, что в июне ему отпуск никак не нужен (по разным причинам), или нужен, но недельки на две, а не на полный месяц. В этом случае работник может написать заявление с просьбой предоставить отпуск в другое время или другой продолжительности. Но замечу, что в этом случае работодатель может (а вовсе не обязан) удовлетворить просьбу работника. То есть, отказать работнику можно.
Если работник был принят уже после утверждения графика, то первый отпуск ему предоставляется тоже по заявлению. Итак, заявление: «Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней с 1 июня 2014 года».
Еще раз напомню, что обязательным для работодателя является только график отпусков. А вот просьбы-заявления допускают вариативность решения. Поэтому, оценив ситуацию, руководитель (предприниматель) ставит на заявлении нужную резолюцию.
Алгоритм предоставления отпуска
1. Оформляем уведомление о начале отпуска, если отпуск предоставляется по графику. Если нет, то работник пишет заявление .
2. Оформляем приказ о предоставлении отпуска. Этот приказ имеет унифицированную форму (УФ Т-6 или Т-6а), хранится 5 лет.
3. Оформляем записку-расчет на оплату отпуска. Этот документ составляется на основании приказа, по нему начисляются отпускные. Составить записку-расчет, начислить и выплатить отпускные нужно, по крайней мере, за три дня до начала отпуска. В ином случае работник может отказаться идти в отпуск (статья 124 ТК РФ)
«Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска, либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником».
4. Знакомим работника с приказом.
5. Делаем отметку в личной карточке Т-2 (раздел «Отпуск»)
6. В табеле учета рабочего времени в течение всего отпуска, включая выходные дни, ставим код ОТ, рабочих часов – ноль.
В следующей статье мы продолжим тему предоставления ежегодных отпусков. В комментариях напишите, пожалуйста, какие проблемы возникают у вас при предоставлении отпусков. Я постараюсь в статьях ответить на все ваши вопросы.
