Иногда работник просит не предоставлять ему ежегодный отпуск, а просто выплатить за него деньги, рассчитывая получить и отпускные, и зарплату за месяц. Да и работодателю такая ситуация бывает порой выгодна – нет замены работнику (или работник всего один).
Давайте разберемся, когда можно заменять отпуск денежной компенсацией, а когда нельзя, и как это сделать правильно в разрешенных случаях.
Три условия замены.
Сразу скажу, что заменить отпуск денежной компенсацией можно, если отпуск длиннее 28 дней (заменяется часть, превышающая 28 кал.дней), или при увольнении работника.
О том, как рассчитывается компенсация при увольнении, мы писали в статье «Как посчитать компенсацию за неиспользованный отпуск». Остановимся подробнее на втором варианте.
Анализируя статью 126 ТК РФ, можно увидеть, что компенсацию можно выплатить только при совпадении сразу трех обстоятельств:
1) ежегодный отпуск работника превышает 28 календарных дней;
2) об этом просит сам работник,
3) работник не относится к категории лиц, которым запрещено заменять отпуск денежной компенсацией, какой бы продолжительности он не был.
В ежегодный отпуск включаются два вида отпусков: ежегодный основной (как правило, 28 кал.дней) и ежегодный дополнительный (есть не у всех работников).
«Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами». (ст. 116 ТК РФ)
Так, вот, если сумма этих двух отпусков превышает 28 кал.дней, то первое условие выполнено. Вроде бы все понятно, не так ли? Но все равно появляются вопросы: а если в году работнику предоставляется сразу 2 отпуска, потому что в предыдущем году работник работал без отпуска, или часть прошлого отпуска перенесена на следующий год, то можно ли часть, превышающую 28 дней, заменить компенсацией? Нет, нельзя. Замена возможна только части каждого ежегодного отпуска, превышающего 28 кал.дней.
Пример. Работник уходит в отпуск за 2 рабочих года. Общая продолжительность отпуска — 56 календарных дней. Денежная компенсация в этом случае не производится, поскольку отпуск за каждый рабочий год не превышает 28 календарных дней.
Второе условие – работник должен письменно попросить работодателя заменить ему часть отпуска денежной компенсацией. Для этого достаточно написать заявление. И учтите, что, если работодателю не выгодно заменять отпуск деньгами, то отказать можно.
И третье условие — смотрим, не относится ли работник к особой категории, кому запрещено заменять отпуск денежной компенсацией:
• беременные женщины
• работники в возрасте до 18 лет.
• работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Не относится? Совпали все три условия? Замена возможна.
Как оформить замену?
1. Работник пишет заявление: «Прошу заменить часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней, денежной компенсацией».
2. Работодатель издает соответствующий приказ. Унифицированной формы такой приказ не имеет, поэтому составляется в свободной форме. Нужно обязательно указать, что заменяется часть отпуска, превышающая 28 к.д., и период, за который был заработан этот отпуск.
3. В личной карточке работника нужно обязательно сделать отметку об использовании этой части отпуска, но вместо начала и окончания отпуска логично написать «денежная компенсация», и сделать ссылку на приказ о замене компенсацией.
В следующей статье мы разберем очень интересный вопрос: как удержать с работника при увольнении сумму за переиспользованный отпуск, если начислений за месяц нет.
Свои вопросы о предоставлении ежегодных отпусков, основных и дополнительных, задавайте в комментариях к статье.
