Обработка результатов инвентаризации – дело кропотливое и очень ответственное. Правильная обработка позволяет не только установить реальное положение вещей, но и подготавливает документы к самому конфликтному этапу – взысканию недостачи.
Оцениваем вероятность фальсификаций
Получив результаты подсчета (описи), мы сравниваем их с учетными остатками. Казалось бы, отсутствие расхождений — это мечта любого владельца бизнеса, но … если мы считаем товар в магазине, то именно это и должно вас насторожить. Возможно, сотрудники, которые считали товар, знали об учетных остатках и указали «нужное» количество в описях.
Как же выявить, были ли фальсификации при подсчете? Универсального метода нет, но обратите внимание на следующие моменты:
- полное отсутствие расхождений в остатках товаров,
- совпали остатки товаров, которые часто воруют (популярные для хищения),
- выявлены расхождения в остатках товаров, которые не популярны для хищения,
- контрольный пересчет некоторых позиций товаров выявил значительное расхождение с данными в инвентаризационных описях.
Каждый из этих показателей может «намекнуть» на фальсификацию результатов подсчета. Снизить риск помогают:
- независимость членов инвентаризационной комиссии (они не понесут наказание при выявлении недостачи),
- внезапность,
- проведение контрольных проверок (контроль работы комиссии).
Сверка результатов
Сначала сверяем данные, полученные при ревизии, с данными бухгалтерского учета. Хорошо, если есть программа, позволяющая сделать это быстро. Я на практике сталкивалась с тем, что бухгалтер вводит остатки в 1С очень долго, попутно выявляются дублирующие проводки, оприходование одинакового товара под разными артикулами и другие некорректные вещи. То есть, «грязная» бухгалтерская учетная база может свести на нет всю эффективность ревизии. Поэтому, если база заранее не подготовлена, то ее нужно обязательно перепроверить до того, как будут окончательно зафиксированы недостачи и излишки.
При выявлении недостач сразу выясняем, где эти товары могут находиться. Возможно, их отгрузили, но списания еще не было. Возможно, оприходовали в 1С, но не доставили. Если выявлены излишки, выясняем их причины, наличие вины МОЛ. Во всех случаях у материально ответственных лиц требуем письменные объяснения (при необходимости, и у бухгалтера тоже).
Заполняем Сличительную вeдомость по всем товарам, количество которых не совпало с остатком в бухгалтерской базе. Если образовалась пересортица, т.е., одновременно излишек и недостача одинакового количества похожих товаров, которые можно перепутать, отражаем ее тоже в сличительной ведомости.
Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Сличительные ведомости можно заполнять вручную, а можно формировать с помощью программного обеспечения.
Оформление излишков и списание недостачи
После составления и подписания сличительных ведомостей все товары, оказавшиеся в излишке, нужно оприходовать. С недостачами сложнее. Некоторые товары имеют естественную убыль (усушка, утруска и проч.), нормативы которой установлены законом. Учтите, что эти нормы применяются только при обнаружении фактических недостач!
Если недостача не выходит за рамки естественной убыли, то нужно:
• издать приказ о списании ценностей в пределах норм убыли,
• списать недостачу на материальные расходы (эти суммы не будут облагаться налогом на прибыль),
• нельзя наказать материально ответственных работников за такую недостачу.
Если же норм убыли по вашим товарам нет, или недостача (порча) больше нормы естественной убыли, то такая недостача может быть взыскана с виновных лиц.
Если виновные лица не установлены (или судом отказано во взыскании), то убытки списываются на издержки производства и обращения. Списание обосновывается либо решением следственных (судебных) органов, в котором фиксируется отсутствие виновных лиц (или отказ на взыскание ущерба с виновных), либо заключением о факте порчи ценностей, полученное от специализированной организации.
Как учесть пересортицу
Главное правило при учете пересортицы гласит:
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
Если хотя бы одно условие не выполняется (разные проверяемые лица, другой период и т.д.), то взаимозачет делать нельзя. В этом случае фиксируются недостача и излишки в обычном порядке.
При обнаружении пересортицы нужно:
- взять подробные письменные объяснения с МОЛ, выявить лиц, по чьей вине была допущена пересортица,
- если стоимость излишков меньше, чем стоимость недостающих товаров, то разница подлежит взысканию с виновных лиц (если виновные не установлены, то разница списывается на издержки),
- если пересортица образовалась не по вине МОЛ, то в протоколах комиссия подробно должна объяснить, почему такая разница не будет взыскиваться с виновных.
Решение руководителя (ИП)
По окончании инвентаризации комиссия должна предоставить материалы руководителю фирмы (ИП) и предложить свой вариант регулирования в бухучете всех выявленных расхождений (какие товары списать, какие оприходовать, как учесть пересортицу, какие нормы убыли применить, с кого удержать недостачу или почему не удерживать). Руководителю дано право единолично принять решение по поводу всех этих вопросов. Поэтому логическим завершением инвентаризации является издание приказа, в котором устанавливаются дальнейшие действия бухгалтера по учету результатов ревизии.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.
В следующей статье попробуем разобраться, как определить сумму для взыскания с материально ответственных лиц. А пока ответьте, пожалуйста, на один вопрос:
<!— Put this script tag to the of your page —>
//
