Трудовой кодекс РФ не содержит четкого порядка оформления сверхурочных работ. Поэтому в разных компаниях переработки оформляются по-разному. Я расскажу, как можно оформить привлечение к сверхурочной работе, не нарушая никаких норм.
Оформляем документы для привлечения к сверхурочной работе
1. Поскольку привлечение к сверхурочной работе — это исключительный случай, который нельзя запланировать заранее, то первым делом мы должны составить документ, который и зафиксирует эту непредвиденную ситуацию. Таким документом может быть акт, докладная или служебная записка. Разрешить привлекать сверхурочно может только руководитель компании, поскольку это связано с дополнительными расходами на оплату труда. Это разрешение выразится в резолюции руководителя на докладной записке.
2. Следующий шаг – получить письменное согласие работника. Согласие может быть оформлено как самостоятельный документ по типу заявления, а может выглядеть как приписка на уведомлении или докладной записке. Мне нравится идея с уведомлением (Образец Уведомления), поскольку такой документ выражает инициативу работодателя.
Некоторые работодатели включают в трудовой (и даже коллективный) договор норму, в соответствии с которой работник соглашается на сверхурочную работу заранее. Это противоречит закону, ведь работник каждый раз вправе соглашаться выполнять конкретную работу в определенное время, а не любую работу в любое время.
Если привлечение к сверхурочной работе происходит в случаях, когда работник не имеет права отказаться, то согласие не оформляется. Если в чрезвычайных ситуациях работник все же отказывается работать и подписывать приказ, то его можно привлечь к дисциплинарной ответственности.
3. Третий шаг – приказ (Образец Приказа). Этот вид приказа не имеет унифицированной формы, поэтому в разных компаниях может выглядеть по-разному. Главное, чтобы в приказе были указаны: работники, которые будут работать сверхурочно, количество часов дополнительной работы и основания привлечения к такой работе.
Некоторые работодатели считают, что согласие работника можно проставить прямо в приказе, при ознакомлении с ним работника. Это неправильно и некорректно. Во-первых, приказ — это не тот документ, который запрашивает согласие, это распорядительный документ, который нужно исполнять. Во-вторых, что делать с приказом, если он уже зарегистрирован, а работник не дал своего согласия на сверхурочную работу?
Ведем учет сверхурочных часов
Статья 99 ТК РФ обязывает работодателя вести учет сверхурочной работы по каждому сотруднику. В унифицированных формах табеля сверхурочные часы предлагается отмечать буквенным кодом «С» или цифровым «04».
Пример. Бухгалтер Петрова И.И. отработала 22 апреля свои положенные 8 часов, а потом еще 2 сверхурочных (по приказу, разумеется). В табеле учета рабочего времени в этот день мы должны проставить сразу два кода: явку и сверхурочные, а по окончании месяца выделить эти часы в специальную графу. Образец табеля — Табель.
Мы разобрали, как указываются сверхурочные часы в табеле. А как они учитываются в течение рабочего года? Здесь тоже полная свобода выбора. Если компания маленькая и сверхурочных часов мало, то фиксировать их достаточно в бухгалтерской программе. В ней искать не так сложно, по каждому работнику можно просмотреть данные о рабочем времени.
А вот если численность большая, и «переработка» в порядке вещей, то рациональнее завести целый журнал учета сверхурочных часов. Так удобнее следить, чтобы общее количество сверхурочных часов не превысило 120 за год. В журнале можно отмечать также, каким образом компенсирована переработка — деньгами или дополнительным отдыхом.
Кстати, возможность выбрать, каким способом получить компенсацию, закон предоставляет работнику (статья 152 ТК РФ). Выбранный работником вариант компенсации целесообразно сразу указать в приказе о привлечении к сверхурочной работе.
Если работник выбрал отдых, то сверхурочная работа оплачивается в одинарном размере, а работнику предоставляются именно часы отдыха (их количество равно количеству сверхурочных часов), а не весь день. Законодательство не обязывает работодателя предоставлять дополнительный отдых в удобное для работника время, предлагая сторонам договариваться о времени отдыха взамен сверхурочно отработанных часов. Эти часы отдыха не оплачиваются. А вот как отразить их в табеле – загвоздка. Дело в том, что в унифицированной форме предусмотрен только код для дополнительного выходного дня без сохранения зарплаты («НВ» или «28»). А для часов такого кода нет.
Вообще-то, Трудовой кодекс предлагает работодателю прописать в локальном акте порядок привлечения к сверхурочной работе, порядок предоставления дополнительных дней отдыха и механизм расчета денежной компенсации. Об этом механизме я расскажу в следующей статье.
