6 шагов начинающего работодателя

В статье мы разберем, какие шаги нужно пройти ИП, чтобы стать «настоящим» работодателем, не нарушать нормы законов, но при этом соблюдать и свои интересы.

Вы – предприниматель, и работники у вас, скорее всего, есть. Но официально принимать вы их не спешите. Так проще общаться с государственными органами и проверяющими организациями. Никаких приказов, графиков и штатных расписаний. И живется вам если не спокойно, то, во всяком случае, стабильно: взносы и налоги платим только за себя.

Но рано или поздно наступает момент, когда приходится переходить на законные отношения. Причин может быть множество, среди которых немаловажную роль играет желание самих работников трудиться официально, с записью в трудовой книжке и с отчислениями «на пенсию». Итак, чтобы стать настоящим законным работодателем, нужно сделать всего 6 простых шагов…

Шаг 1. Продумать правила игры.

Каждый работодатель еще до приема первого работника должен продумать определенные правила игры в компании, которую создает. Это нужно и ему самому, чтобы получить видение будущих отношений. Это нужно и с точки зрения Трудового кодекса РФ, который предписывает перед заключением трудового договора знакомить работника с этими правилами.

Что продумываем:

• на какой срок будем заключать трудовые договоры,
• какие обязанности поручим работнику (ам),
• в каком режиме они будут работать (по графику, пятидневка, неполное время и т.д.),
• как будем вдохновлять их на трудовые подвиги (мотивация),
• какую систему оплаты будем применять (величина оклада, условия премирования),
• как будем выплачивать зарплату (на карточки, наличными, сроки),
• правила работы с персональными данными (будут это данные только работников или клиентов тоже).

Итогом вашей мыслительной деятельности должны стать правильно оформленные локальные акты:

1. Правила внутреннего трудового распорядка;
2. Положение о защите персональных данных;
3. Положение о премировании;
4. Должностная инструкция.

Последние два документа могут и отсутствовать, но в этом случае все должностные обязанности и условия премирования нужно будет расписать в трудовом договоре. Я не советую этого делать, потому что изменить трудовые обязанности (а они будут меняться поначалу очень часто) или условия выплаты премии (экономическое положение меняется непредсказуемо) станет затруднительно, нужно будет подписывать с работниками дополнительные соглашения к договору. А если они не согласятся? Локальный же акт можно менять в одностороннем порядке.

Важно: составляйте локальные акты не формально, для галочки, а продумывайте каждое положение с точки зрения «а оно мне нужно?». Включайте те положения и нормы, которые важны именно для вашей компании, делайте акцент на них.

Шаг 2. Найти подходящего работника.

С этим вы наверняка сами справитесь. На эту тему статей в нашей рубрике пока немного. Отмечу только, что объявления о вакансии теперь давать нужно с осторожностью, не указывая условий, которые могут быть расценены как дискриминирующие (пол, возраст, место жительства, социальное положение, национальность, проч.).

И еще один совет: не ищите самого лучшего из тех, кто к вам пришел. Выбирайте подходящего человека именно для той работы, которую вы ему поручите.

Шаг 3. Заключить первый трудовой договор.

Это дело очень ответственное и важное, поэтому я выделила его в отдельный пункт. Тому, как правильно (не только по закону, но и с пользой для вас) составить трудовой договор, мы посвятили целый цикл статей. Как правильно провести процедуру приема на работу – еще один цикл с очень подробными объяснениями всех двенадцати этапов.

Шаг 4. Зарегистрироваться в ПФ и ФСС как работодатель.

Зарегистрироваться в ПФ в качестве работодателя нужно самостоятельно, в течение 30 дней с момента заключения первого трудового договора. Для регистрации в ПФ нужно иметь при себе паспорт, оригиналы и копии Ваших регистрационных документов, хотя бы один договор с вашим наемным работником и по 1 экземпляру их ксерокопий (если работников несколько).

В ПФР вы заполните заявление о постановке на учет (эта форма стандартная, ее можно заранее скачать в интернете и заполнить), сдадите его вместе с указанными выше документами, и после занесения информации о вас в базу ПФ получите Извещение о регистрации в качестве работодателя. Присвоенный Регистрационный номер вы будете проставлять на всех платежных и отчетных документах, связанных с исполнением обязанностей работодателя.

Регистрация ИП в качестве работодателя в Фонде медицинского страхования производится автоматически при регистрации в качестве работодателя в ПФ.

Зарегистрироваться в ФСС нужно в течение 10 дней с момента заключения первого трудового договора. Для регистрации в ФСС нужны те же документы, что и для ПФ. Процедура тоже аналогичная, после занесения в базу данных вы получаете Извещение страхователя, в котором будет стоять ваш Регистрационный номер в качестве работодателя.

Шаг 5. Завести все папочки и журналы по кадровому учету.

Мы уже писали, что  кадровые документы нужно распечатывать и хранить в бумажном виде в папках. Я своим клиентам-ИП сразу составляю специальную таблицу (номенклатуру дел), в которую вношу названия всех папок. Имея такую табличку, легко можно систематизировать все кадровые документы. К тому же, не возникает трудностей с распределением документов по нужным папкам. Порядок в документах позволит вам быстро сориентироваться в любой ситуации (спор, проверка).

Шаг 6. Изучить хотя бы минимум информации о трудовых отношениях.

Не хвастаясь, скажу, что на нашем сайте вся информация представлена в очень доступной и понятной форме. Прочитав соответствующую рубрику, вы узнаете, как провести стандартные кадровые процедуры: увольнение, предоставление отпусков, ведение трудовой книжки,  предоставление гарантий.

Не поленитесь почитать Трудовой кодекс или заручитесь информационной поддержкой специалиста, к которому будете обращаться по любому вопросу. А вопросов в трудовых отношениях может возникнуть великое множество.

Итак, пройдя все шаги, вы станете не просто законопослушным работодателем, вы получите большое конкурентное преимущество – к вам потянутся работники.

Я не упомянула о спецоценке условий труда, которую должен провести каждый работодатель, но этот шаг можно сделать немного позднее. И помните, что после того, как вы примите своего первого работника, у вас появятся дополнительные обязанности: начислять и платить за работника НДФЛ, платить взносы и отчитываться в социальные фонды.