График отпусков: от утверждения до уничтожения

В этой статье мы расскажем о том, какой способ утверждения графика отпусков выбрать, нужно ли знакомить работников с утвержденным графиком, сколько хранить и как правильно уничтожить график отпусков.

Утверждение

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления Нового года, то есть 17 декабря – самый поздний срок утверждения графика. При этом статья 123 ТК РФ устанавливает, что график отпусков нужно сначала согласовать с выборным профсоюзным органом. Если в вашей компании нет первичной профсоюзной организации, согласовывать не нужно. Если есть, отправляете проект графика отпусков в профком, ждете 5 рабочих дней мотивированного мнения. Не дождались — утверждаете без согласия.

Если Вы учли все правила составления графика, то возражений профкома просто не должно быть. Интересно, что статья 123 ТК РФ упоминает только согласование с профкомом. Другие представительные органы работников проигнорированы. Если в вашей компании есть иные представители, выдвинутые общим собранием работников, то согласовывать с ними график отпусков необязательно.

Как утвердить? Есть два способа утверждения: лично руководителем и приказом по организации.
Закон не уточняет, каким именно способом нужно утверждать график отпусков. Но от способа утверждения будет зависеть порядок внесения изменения в график.

1. Утверждение руководителем организации – это заполнение от руки грифа утверждения в верхнем правом углу (подпись и дата).
2. Утверждение приказом – это издание приказа по основной деятельности, один из пунктов которого звучит так: «Утвердить график отпусков на 2014 год». И график отпусков будет приложением к приказу.

Какой способ выбрать? Я выбираю первый, потому что он более логичен.

• Во-первых, в унифицированной форме Т-7 заготовлен гриф утверждения лично руководителем.
• Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Знакомить ли работников с графиком?

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала.

Однако, как-то нехорошо оставлять работников в неведении о запланированной дате его отпуска. Чтобы избежать конфликтов в будущем, чтобы дать возможность работникам планировать свой отдых, целесообразно ознакомить их с графиком отпусков после утверждения.

Это можно сделать разными способами:

• оформить листы ознакомления и приложить их к графику отпусков,
• зафиксировать факт ознакомления работника в самом графике (сделать дополнительную графу),
• вывесить график отпусков в общедоступном месте,
• направить выписки из графика в структурные подразделения и вывесить там на видное место,
• каждому работнику вручить персональную выписку с указанием даты начала отпуска и т.д.

Хранение и уничтожение графика отпусков.

Хранятся графики отпусков всего один год с момента окончания их действия. Поэтому график отпусков за 2012 год можно с чистой совестью уничтожить после 31 декабря 2013 года.

Но уничтожить правильно, а не просто сжечь на Новогоднем костре.

Для этого нужно:

1. Составить опись (в образце акт на уничтожение с включенной описью) документов и дел, подлежащих уничтожению. В опись включаются все дела, у которых закончился срок хранения.
2. После уничтожения дел акт подписывается и делается отметка о способе уничтожения.

Учтите, что должно произойти реальное уничтожение (сжигание, разрезание в шредере),  а не просто выкидывание в мусорный контейнер. Все кадровые документы содержат персональные данные Ваших работников, поэтому законом запрещено оставлять их в условиях, когда третьи лица могут их увидеть.