Что нужно знать ИП о хранении документов

Сохранение документов за прошлые годы – это больная тема не только предпринимателей, но и многих организаций. Какие документы нужно сохранять? Как долго и где хранятся документы? Как оформить документы для хранения?

На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в нескольких последующих статьях. А сегодня в форме вопросов-ответов я расскажу о самых главных моментах архивного хранения документов.

Какой документ регламентирует хранение документов ИП или коммерческой организации?

Обязанности физических лиц (ИП) и организаций по хранению документов, которые имеют значение для различных государственных и муниципальных нужд, прописаны в Законе №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004.

Как узнать, сколько нужно хранить тот или иной документ?

Нужно заглянуть в документ, который называется

«Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Этот Перечень (hranenie) был утвержден 25.08.2010, с тех пор изменения в него вносились дважды. Самыми важными для нас будут разделы, посвященные трудовым отношениям, кадровым документам и различной отчетности (разделы 7, 8 и 4 соответственно). Другие разделы Перечня также содержат указания на документы, которые есть в любой компании: документы о рекламе, о соблюдении правил внутреннего распорядка и пр.  Учтите, что в Перечне приведены обобщенные названия, поэтому не ищите в разделах точных названий документов. Ориентируйтесь по вопросам, которые регулируют те или иные пункты.

Какое наказание возможно, если не хранить документы?

Если не сохранять документы или неправильно их хранить, грозит административная ответственность в виде штрафа до 500 рублей (почти условное наказание), в соответствии со ст. 13.20. КоАП РФ. Учитывая такое мизерное наказание, архивы многих компаний представляют собой свалку бумаг в подсобке в лучшем случае. Но если у Вас нет документов, которые предусмотрены трудовым законодательством, то при проверках штрафы выписываются в соответствии с другой статьей — ст. 5.27. КоАП РФ. Для ИП штраф по этой статье уже 5 тыс. рублей.

Чем отличается порядок хранения документов с 5-летним и 75-летним сроками хранения?

Документы с коротким сроком хранения (до 10 лет) не нуждаются в специальной подготовке к архивному хранению. В остальном же (место, условия содержания архива) порядок хранения одинаковый.

Если документы утеряны или испорчены, что делать?

Нужно составить акт, фиксирующий факт утери или порчи документов. Если произошел пожар, затопление, кража, то акт составляется соответственно в присутствии представителей пожарной охраны, аварийной службы, полиции.

Если есть возможность, то информацию о стаже или заработной плате работников нужно восполнить другими документами, имеющими короткий срок хранения.   Например, если утрачены лицевые счета (75- летний срок хранения), то на длительный срок отбирают расчетно-платежные ведомости или другие первичные бухгалтерские документы по начислению зарплаты, изначально имеющие 5-летний срок хранения. Если утрачены приказы по личному составу, их можно заменить заверенными копиями.

Если невозможно восполнить утраченные сведения (все сгорело, например), то составляется справка, в которой указываются: виды документов, периоды их составления, причины утраты.

Нужно ли восстанавливать документы, которые были уничтожены раньше срока или не оформлялись вообще?

Очень интересный вопрос. И ответ на него зависит, на мой взгляд, от ваших целей. Если нужно доказать кому-то свою профессиональную состоятельность, пройти проверку, избежать замечаний, то восстановление документов будет иметь смысл. Но учтите, что в восстановленных документах нужно восстановить и все подписи, что всегда проблематично. И затраты времени при этом достаточно большие.

Если вам нужно в какой-то момент времени выйти на законно приемлемый уровень учета, то достаточно провести аудит документов, чтобы выяснить состояние дел. По результатам аудита составляется акт, в котором фиксируются все недостатки и упущения за прошлые периоды. Акт будет той точкой, от которой Вы оттолкнетесь и выйдете на правильный, приемлемый уровень ведения документов.

После аудита можно определить, какие документы стоит восстановить, а какие можно начать оформлять с текущего момента. Но учтите, что сведения, которые должны были быть в неоформленных документах, нужно каким-то образом компенсировать, оставив на длительное хранение первичные документы о стаже и заработной плате работников.

В следующей статье мы продолжим разговор об архивном хранении документов.